Genel kurul toplantısı salonunda oylar sayıldı; sözlü olarak alındığı iddia edilen bir olağanüstü karar sonrası kat maliklerinin bir kısmı odadan ayrıldı. Ardından tutulan karar defterinde bu olağanüstü karar yer almıyor — yönetici ne yapmalı, malikler itiraz ederse süreç nasıl işler? Bu rehber, sahadaki bu tip gerçekçi senaryoya yönelik pratik adımları ve hukuki sınırları açıklar.
Olaya ilk müdahale: tespit ve delil toplama
Genel kurulda alınan fakat karar defterine yazılmadığı iddia edilen olağanüstü kararda öncelik, tarihte ve içerikte somut delil toplamaktır. Somut deliller şunlardır:
- Toplantı tutanağı, çağrı metni ve hazirun listesi (imzalı/arsapayı bilgili versiyonlar).
- Toplantı sırasında çekilmiş fotoğraf/video kayıtları, ses kayıtları (kayıtlıysa).
- Genel kurulda hazır bulunanlar arasından tanık imzalı açıklamalar (yazılı beyan).
- Yönetici veya toplantıyı yöneten kişinin yazılı beyanı ve varsa oylama sonuçlarını gösteren kayıtlar.
Karar defterinde eksiklik tespiti: hangi adımlar izlenir?
Karar defterine yazılmamış bir karar tespit edildiğinde uygulamanız gereken sıra genelde şöyledir:
- Derhal yazılı tespit: Eksikliği belgeleyin (tutanak/eksik sayfa fotoğrafları).
- Yönetime bildirim yapın: Malikler ve yöneticiye yazılı talep gönderin (imza/EP/ e-posta kayıtlı olsun).
- Noter tasdiki değerlendirmesi: Kararın sonradan deftere eklenmesi için hangi koşullar gerektiğini inceleyin.
Bu aşamada amaç, hem haklılığınızı belgeleyecek kayıtları güvence altına almak hem de sonraki itiraz/müdahale sürecine hazır olmaktır.
Sonradan kaydetme mümkün mü? Hukuki sınırlar
Karar defterine sonradan kayıt yapılması mümkündür ancak KMK (Kat Mülkiyeti) ve genel ilkelere göre geçerlilik şartları vardır. Önemli noktalar:
- Kararın gerçekten genel kurulda alındığını gösteren bağımsız delil gereklidir.
- Kararın niteliğine göre (ör. statü değişikliği, bağımsız bölüm tahsisi gibi) yönetim planı veya noter onayı gerekebilir.
- Kararın sonradan deftere geçirilmesi, itiraz edilmeyen hallerde uygulamada güçlenir; itiraz durumunda mahkeme/ilam süreci gündeme gelebilir.
Noter tasdiki ve karar defterine ekleme adımları
Genel olarak izlenen uygulama şudur; uygulama binaya ve kararın türüne göre değişebilir:
- Toplantı kayıtları, hazirun ve tutanaklar toplanır; tanık beyanları yazılı hale getirilir.
- Yönetici veya genel kurul olağanüstü toplantı çağrısı ile durumu düzeltme talebi yapar; varsa yeni toplantıda karar teyit edilir.
- Eğer yeni toplantı yapılamıyorsa veya taraflar yeni toplantıda uzlaşmazsa, ilişkin delillerle birlikte noter tasdiki yapılmış bağımsız belgeler hazırlanır ve deftere ekleme talebi geliştirilir.
Uygulamada çok kullanılan çözüm, eksik kararı önce genel kurulda yeniden oylamak; mümkün değilse noter aracılığıyla tutanak ve tanık beyanlarının tasdikini sağlamaktır.
Genel Kurul kararlarının geçerliliği: oy çoğunluğu ve arsa payı etkisi
Bir kararın geçerli sayılması, karara ilişkin Kanun ve yönetim planındaki nisaplara göre değerlendirilir. Örneğin bazı kararlar arsa payı ağırlıklı çoğunluk ister, bazıları kişi sayısı veya nitelikli çoğunluk gerektirir. Kararın türüne göre aşağıdakiler önemlidir:
- Küçük idari işler için basit çoğunluk (hazirun çoğunluğu) yeterli olabilir.
- Taşınmazın kullanımını veya yönetim planını değiştiren kararlar genelde arsa payı/ nitelikli çoğunluk ister.
- Kararın türü belirsizse yönetim planı ve Kat Mülkiyeti uygulamaları referans alınır.
| Karar Türü | Çoğunluk Açıklaması |
|---|---|
| Günlük işletme işleri | ✅ Genelde basit çoğunluk |
| Yapısal/değişiklik kararları | ✅ Arsa payına göre nitelikli çoğunluk gerekebilir |
Uygulama önerileri: pratik kontrol listesi
Toplantıdan hemen sonra yapılması gerekenler:
- Hazirun listesini fotoğraflayın ve imzaların tam olup olmadığını kontrol edin.
- Tutanakların elektronik kopyalarını kaydedin ve toplantı katılımcılarına gönderin.
- Olağanüstü kararlarda oylama sonucu tutanağa ayrıca yazılsın; aksama varsa yeni toplantı çağrısı hazırlayın.
Teknolojik kolaylık: süreci dijitalleştirmek
Bu tür uyuşmazlıklarda kayıt ve izlenebilirlik hayatidir. Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz; toplantı davetleri, hazirun listesi, oylama sonuçları ve karar defteri kayıtlarını merkezi bir sistemde tutmak hata riskini azaltır. Bu amaçla BYönetim gibi araçlar, dijital çağrı, hazirun ve karar kaydı süreçlerini kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine yazılmayan bir genel kurul kararı geçersiz midir?
Net cevap: Her zaman otomatik olarak geçersiz değildir; kararın varlığını gösteren somut deliller ve tarafların itiraz durumu belirleyicidir.
Eksik yazılan karar sonradan deftere eklenebilir mi?
Net cevap: Evet, deliller ve uygun usule uyulması halinde eklenebilir; ancak itiraz varsa mahkeme yoluna gidebilir.
Noter tasdiki her durumda gerekli midir?
Net cevap: Her karar için zorunlu değildir; önemli veya azılı uyuşmazlık durumlarında delil gücü artırmak için tercih edilir.
Genel kurulun oy çoğunluğu belirsizse ne yapmalıyım?
Net cevap: Yönetim planı ve toplantı tutanakları incelenmeli; kararın türüne göre arsa payı mı kişi sayısı mı uygulanacağına bakılmalıdır. Gerekirse hukuki görüş alınmalıdır.
Yönetici, eksik kaydı kendisi düzeltebilir mi?
Net cevap: Yönetici düzeltilmiş kayıt hazırlayabilir ama bu kayıt diğer maliklerce kabul edilmezse hukuki itirazlar doğabilir; şeffaf süreç ve tanık beyanları önemlidir.
