Genel kurul salonunda bir masa etrafında toplanmış komşular: bazıları işte, bazıları şehir dışında, biri de vekaletle katılmış. Toplantı ilerlerken bir üyenin temsil yetkisinin tartışıldığı an, kararların geleceği etkilenebilir. Bu rehber, vekaletle oy kullanmanın yasal sınırlarını, geçerlilik koşullarını ve yönetici ile asil kat maliklerinin hangi adımları izleyebileceğini somut örneklerle açıklar.
Vekaletle oy kullanmanın hukuki dayanağı ve genel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu genel kurul usulünü düzenlerken vekalet kullanımını açıkça düzenlemiştir; uygulamada yönetim planı ve apartman/site sözleşmeleri de özel kurallar koyabilir. Vekalet, temsil yetkisi veren yazılı belge ile kanıtlanır; sözlü vekalet pratikte yetersizdir çünkü hazirun ve karar defterinde belge istenir.
Vekaletin biçimi: hangi bilgiler olmalı?
Geçerli bir vekalet belgesinde şu bilgiler net olmalıdır:
- Vekalet verenin adı, soyadı ve bağımsız bölüm numarası veya tapu bilgisi.
- Vekilin kimliği (ad-soyad) ve hangi genel kurul toplantısı için yetki verdiği (tarih veya toplantı dönemi).
- Vekilin hangi konularda oy kullanabileceği: tüm gündem maddeleri mi, sadece belirli maddeler mi? (Belirsizlik varsa ihtilaf çıkabilir.)
- İmza ve tarih. Mümkünse noter onayı aranmamakla birlikte bazı sitelerde yönetim planı noterli vekalet şartı koyabilir.
Arsa payı ve sayı bakımından vekalet sınırlamaları
Genel kurul karar yeter sayılarını hesaplarken hem malik sayısı hem arsa payı dikkate alınır. Vekaletle temsil edilen oyların sınırlanması yönetim planında öngörülebilir; aksi halde genel kural, maliklerin arsa payı ve sayı esasına göre hesaplanan oyların temsil edilebilmesidir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Yönetim planında vekalet sınırlaması yok | ✅ Vekaletle arsa payı ve sayı esasına göre temsil mümkündür. |
| Yönetim planında örn. ‘‘bir malik en fazla 2 vekaleti temsil edebilir’’ hükmü | ✅ Bu sınır bağlayıcıdır; uygulayın. |
Temsilen oy kullanmada sık rastlanan uyuşmazlıklar
Aşağıdaki örnekler pratikte sık görülür ve yöneticinin nasıl davranacağını etkiler:
- Vekalet belgesinde tarih yok veya toplantı belirsizse: Yönetici tutanağa şerh düşebilir; itiraz halinde mahkeme kararı gerekebilir.
- Bir kişi aynı toplantıda birden fazla bağımsız bölümü temsilen oy kullanıyorsa ve yönetim planı sınırlama getiriyorsa: yönetici sınırı uygular.
- Vekaletin kapsamı açık değilse (ör. ‘‘gündemdeki tüm konular için yetki’’ yazılı ama vekil ayrı bir çıkar çatışması içindeyse): tartışma çıkabilir, itiraz kayda geçmelidir.
Yönetici olarak yapılacak pratik adımlar
Toplantı öncesi ve sırasında yöneticinin izleyeceği adımlar net olmalı:
- Toplantı çağrısında vekalet prosedürünü önceden duyurun (yazılı vekalet önerisi, son tarih vb.).
- Hazirun listesi hazırlanırken gelen vekaletleri toplayın, her birini kontrol edip listede gösterin.
- Şüpheli veya eksik vekalet varsa toplantı tutanağına kaydedin ve itirazları yazın; gerektiğinde toplantı anında hukuki görüş alınması için ara verin.
- Karar defterine hazirunla birlikte vekaletlerin kime ait olduğu ve kapsadığı hususları açıkça yazın.
Vekalet ve karar defteri: kayıt zorunlulukları
Karar defterinde hazirun listesi ve oy dağılımı ayrıntılı yazılmalıdır. Vekaletlerin kime ait olduğu, hangi arsa paylarını temsil ettiği ve itirazların metni kayda geçirilmelidir. Karar defteri ile ilgili usul konusunda Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve yönetim planındaki özel düzenlemeler esas alınır.
İtiraz ve geçersizlik iddiaları: hangi yollar izlenir?
Bir kararın vekalet usulü nedeniyle iptali iddia edilirse malik dava açabilir; çoğu mesele uygulama ve delillere göre çözülür. Yönetici, sürece dair belge ve hazirun kayıtlarını saklamalıdır. Kanun hükümleri ile birlikte, somut olayın koşullarına göre hukuki değerlendirme değişir — bu nedenle itiraz halinde bir avukata danışılması doğru olur.
Vekalet uygulamasında örnek kısa kontrol listesi (yönetici için)
Toplantı günü hızlı kontrol:
- Vekalet yazılı ve imzalı mı?
- Vekalet tarihi ve toplantı bilgisi var mı?
- Vekalet hangi maddeler için verildiği açık mı?
- Bir kişinin temsil ettiği vekalet sayısı yönetim planına uygun mu?
- Tutanağa itiraz ve durum not edildi mi?
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, hazirun, vekalet toplama ve karar defteri kayıtlarını düzenleyen bir araç işleri kolaylaştırır; BYönetim'in kayıt ve hazirun süreçlerine hızlı başlangıç için başvuru adımı: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Vekalet yazılı değilse oy geçerli olur mu?
Genelde yazılı vekalet aranır; sözlü vekalet uygulamada ispat sorunları yaratır. Yönetim planı farklı bir düzenleme getirmedikçe yazılı vekalet esastır.
Bir malik birden fazla vekaleti temsilen oy kullanabilir mi?
Yönetim planı aksi hüküm koymuyorsa arsa payı ve sayı esasına göre temsil mümkündür; yönetim planı sınır koyuyorsa o sınır bağlayıcıdır.
Vekalet belgesinde tarih yoksa ne yapılır?
Tarih eksikliği şüphe doğurur; yönetici durumu tutanağa not etmeli, itiraz varsa kaydetmelidir. Kesin hukuki sonuç somut olaya göre değişir.
Vekalet sadece belirli maddeler içinse diğer maddelerde temsil edebilir mi?
Hayır; vekalet sadece belirlenen konular için geçerlidir. Belirsizlik varsa itiraz ve kayda geçirme en güvenli uygulamadır.
Vekaletle ilgili itiraz nasıl sonuçlanır?
İtirazlar genel kurul tutanağına yazılır; geçersizlik iddiası halinde malik mahkemeye başvurabilir. Kesin hukuki değerlendirme somut koşullara bağlıdır; gerektiğinde avukata danışın.
