Genel kurul salonu dolu; bir malik işleri olduğu için vekaletle katılıyor, bir başka malik ise e-imza ile belge gönderdiğini söylüyor — siz yönetici olarak hangi oyları kabul edeceksiniz ve itiraz gelirse ne yapacaksınız? Bu rehber, temsilen oy kullanma (vekalet) uygulamasının pratik ve hukuki sınırlarını, yöneticinin kayıt, hazirun ve itiraz süreçlerindeki rolünü açıklar.
Temsilen oy (vekalet) nedir ve hangi hallerde kullanılır?
Temsilen oy, malik veya arsa payı sahibi kişinin genel kurulda bizzat bulunamaması halinde başka bir kişiye oy kullanma yetkisi vermesidir. Kat Mülkiyeti Kanunu doğrudan vekaleti düzenlemez; uygulama genel kurul içtihadı ve tescilli teamüllerle şekillenir. Vekaletin türü ve geçerlilik koşulları toplantı çağrısında belirtilen usule göre değerlendirilir.
Hangi vekalet türleri geçerli sayılır?
Toplantıda kabul edilen vekalet türleri genellikle şunlardır. Yönetici, çağrı ve iç yönergeye uygunluğunu kontrol etmelidir:
- Islak imzalı yazılı vekaletname (malik tarafından imzalanmış belge).
- Noter onaylı vekaletname (şüpheye mahal vermemek için güvenli seçenek).
- Elektronik imza veya e-devlet tabanlı doğrulama ile yetkilendirme (toplantı çağrısında açıkça kabul ediliyorsa).
- Çağrı metninde veya yönetim planında özel hüküm varsa, o hükme uygun diğer yetkilendirmeler.
Yöneticinin rolü; belgelerin toplantı başlamadan önce toplanması, hazirun listesine doğru kaydedilmesi ve gerektiğinde belgenin aslıyla karşılaştırılmasıdır.
Hazirun listesi ve vekaletin kaydı nasıl yapılmalı?
Hazirun listesi genel kurul karar defterinin temel delilidir. Vekaletle katılanların hem sayı hem arsa payı yönünden doğru yazılması gerekir.
- Vekalet belgesi toplantıda ibraz edilir; belge kopyası alınır ve dosyalanır.
- Hazirun listesinde vekalet verenin adı, temsil eden kişinin adı, hangi bağımsız bölümün arsa payı ile temsil edildiği ve vekaletin türü belirtilir.
- Vekalet sayısı ve arsa payı, karar yeter sayısı hesabına dâhil edilir; hangi gündem maddesi için vekalet verildiği not edilir (genel vekalet veya sadece belirli maddeler).
| Vekalet Türü | Pratik Durum |
|---|---|
| Islak imza | ✅ Genelde kabul edilir, şüphe varsa aslı istenebilir. |
| Elektronik imza | ✅ Çağrı ile kabul edilmişse geçerli ve hızlıdır. |
Oylama sınırları: Genel vekalet mi, maddeye özel vekalet mi?
Vekalette açıkça sınırlama varsa sadece belirtilen maddeler için oy kullanılır. Aksi belirtilmemişse uygulamada iki yaklaşım vardır:
- Genel vekalet: Tüm gündem maddeleri için vekilin oy kullanmasına yetki verir.
- Maddeye özel vekalet: Sadece vekalette yazan gündem maddeleri için yetki verir; diğer maddeler için vekilin oy kullanması geçersiz sayılabilir.
Yönetici, vekaletin kapsamı belirsizse toplantı başkanına (veya genel kurul divanına) durumu bildirip netlik ister. Belirsizlikte divanın kararı ve kayıt önemlidir; aksi halde sonradan itiraz riski artar.
İtiraz, eksik imza veya sonradan gelen vekaletler: Yönetici ne yapmalı?
Toplantı sırasında veya sonrasında hazirun listesi, imza eksikliği veya vekaletin geçerliliği hakkında itirazlar olabilir. Yönetici olarak izlenecek adımlar:
- İtiraz toplantıda yapıldıysa tutanağa geçirin; karara ilişkin oy kullanımı durumu divanın takdirindedir.
- Eksik imzalı vekaletin aslı toplantı sonrasında ibraz edilirse bu durum, toplantı ve kararın geçerliliğini etkileyebilir; itiraz halinde genel kurul kararları mahkemede değerlendirilebilir (somut koşullara bağlıdır).
- Sonradan posta veya e-posta ile gelen vekaletler, toplantı saatinden önce yöneticiye ulaştıysa divanın kabulüyle haziruna kaydedilebilir; aksi halde geçerli sayılmayabilir.
Bu noktada genel uygulama ve Yargıtay içtihatları somut olaylara göre değişir; kesin sonuca ulaşmak için belge ve tarih açısından titiz kayıt tutmak gerekir.
Yöneticinin belgeleme ve tutanak yükümlülükleri
Yönetici, vekaletlerle ilgili asıl belgelerin kopyalarını saklamalı ve karar defterinde vekalet varlığını açıkça göstermelidir. Karar defterinde hazirun listesi, vekalet verenlerin adı, temsil edenlerin adı, arsa payları ve itiraz kayıtları bulunmalıdır. KMK uyarınca iyi yönetişim ve şeffaflık gereği bu kayıtlar ileride ortaya çıkabilecek hukuki anlaşmazlıklarda belirleyicidir.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz toplantı öncesi vekalet toplama, hazirun listesi düzenleme ve arşivleme gibi işlemleri BYönetim üzerinden hızlıca başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Pratik örnek: Hazirun listesinde eksik arsa payı bildirimi
Örneğin bir vekalet ibraz edildi ama hazirun listesine yanlış arsa payı yazıldı. Bu durumda yöneticinin yapması gerekenler:
- Vekalet belgesindeki arsa payı bilgisi ile hazirun kaydını karşılaştırın.
- Hata varsa toplantı tutanağına düzeltme notu düşülmesini sağlayın ve düzeltmenin nedenini kaydedin.
- İtiraz gelirse belgelere dayanarak düzeltmeyi açıklayın; delil eksikse toplantı divanının kararı ve gerektiğinde hukuki danışmanlık gereklidir.
Sıkça Sorulan Sorular
Vekaletname noter onaylı olmak zorunda mı?
Genel kural yok; noter onaylı vekalet kesin delil sağlar ama yönetim planı veya çağrıda elektronik yetki kabul ediliyorsa noter şartı aranmayabilir.
Elektronik imza ile gönderilen vekalet geçerli midir?
Eğer çağrı veya iç düzenleme elektronik imzayı kabul ediyorsa geçerlidir; aksi halde toplantıda tartışma çıkabilir. Gönderim zamanı ve doğrulama kayıtlarını saklayın.
Vekalet sınırlıysa diğer maddelerde oy kullanabilir mi?
Hayır. Vekalet açıkça sınırlıysa vekilin sadece belirtilen maddeler için oy kullanması gerekir; aksi takdirde oy geçersiz sayılabilir.
Hazirun listesinde vekalet sonrası eksik imza olursa karar iptal olur mu?
Bu, somut olaya ve etkilediği karar yeter sayısına bağlıdır. Küçük usul hataları her zaman iptal nedeni değildir; ciddi eksiklikler itiraz ve yargı yoluna taşınabilir.
Toplantı sırasında sonradan verilen vekalet kabul edilir mi?
Genelde toplantı başlamadan önce sunulan vekaletler haziruna kaydedilir. Toplantı başladıktan sonra sunulan vekaletlerin kabulü divanın takdirine bağlıdır ve itiraz riski taşır.
