Bir apartman toplantısı salonunda, oturum başlamadan önce masada uzanmış bir kâğıt; bir malik telefonla katılamadığını söylüyor ve vekâlet veriyor. Yönetici olarak hangi vekâletleri kabul etmelisiniz, hangi oyları vekâlet sahibi kullanabilir ve eksik/şüpheli vekâletlerde kararların hukuki durumu ne olur? Bu rehber, uygulamada sık karşılaşılan somut örnekler üzerinden adım adım açıklar.
Vekâletin hukuki dayanağı ve temel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu ve genel toplantı usulleri özelinde vekâlet uygulaması doğrudan bir maddede ayrıntılanmamış olsa da, kat malikleri kurulu usulü ve temsil esasları genel hukuk kuralları ile birlikte yorumlanır. Genel uygulamada vekâlet; malikin toplantıya bizzat katılamadığı durumda bir başkasına oy verme yetkisi devretmesidir. Yönetici, çağrı ve hazirun düzeninde şeffaflık sağlamakla yükümlüdür.
Geçerli bir vekâlet formunda bulunması gereken bilgiler
Vekâletin geçerli sayılması için somut olarak şu bilgilerin yer alması yaygın uygulamadır. Eksik bilgi varsa vekâletin kapsamı tartışmaya açık hale gelir.
- Vekâlet veren malik/kat maliki adı-soyadı ve bağımsız bölüm numarası veya tapu bilgisi.
- Vekil olacak kişinin adı-soyadı (vekalet genel mi, belirli karar için mi verildiği).
- Vekâletin verildiği tarih.
- Vekâletin kapsamı: tüm gündem için mi yoksa belirli madde/karar için mi olduğu.
- İmza; mümkünse tarih ve kimlik bilgisi (TC kimlik no yazılması pratikte yardımcı olur ancak yasal zorunluluk değildir).
Vekâletin sınırları: hangi oyları kullanabilir, hangi işlemler devredilemez?
Genel uygulama ve yerleşik pratik şunları gösterir:
- Genel gündem için verilen genel vekâlet, toplantıdaki çoğu karar için kullanılabilir; ancak malik açıkça karşı olduğu veya münhasır yetki gerektiren işlemler varsa tartışma çıkabilir.
- Münhasır hak ve hukuki işlemler (örneğin, yönetim planında değişiklik öngören maddeler veya bazı özel irade açıklamaları) daha hassastır; bu tür maddelerde temsil tam yetkiyle olsa bile bilinçli onayın gerektiği tartışılabilir.
- Oy kullanımının türü (lehte/aleyhte/çekimser) vekil tarafından serbestçe kullanılabilir; fakat vekâlet metninde sınırlama varsa vekil o sınırlamalara uymak zorundadır.
Hazirun, karar defteri ve vekâletin kayda geçirilmesi
Hazirun listesi ve karar defteri, vekâletin varlığını ve kapsamını göstermede ana belgelerdir. Yönetici şu uygulamaları yapmalıdır:
- Toplantı başında tüm vekâletlerin toplanması ve numaralandırılarak hazirun listesine eklenmesi.
- Her vekâletin kapsamının karar defterinde özet olarak belirtilmesi (hangi gündem maddeleri için verildiği, vekil adı, vekâlet tarihi).
- Şüphe durumunda vekâletin aslı veya noter onaylı örneğinin toplantı dosyasında tutulması.
| Belge | Ne İçin Kullanılır |
|---|---|
| Hazirun Listesi | ✅ Katılan/mona temsil edilenlerin listesi |
| Karar Defteri Kayıtları | ✅ Hangi oyların nasıl kullanıldığına ilişkin resmi kayıt |
Geçersiz veya tartışmalı vekâlet halleri ve yönetici davranışı
Sık karşılaşılan geçersizlik örnekleri: imzasız vekâlet, hangi gündem için verildiği belli olmayan kayıtlar, sahte vekâlet iddiaları. Yönetici şu adımları izlemelidir:
- Şüphe varsa vekâleti toplantı tutanağına/karar defterine şerh düşün; mümkünse malik ile telefon/email üzerinden teyit edin.
- Vekâlet aslı istenebileceği gibi, ciddi şüphede noter onayı talep edilebilir—bu, yöneticiye hukuki korunma sağlar.
- Toplantı sırasında itiraz gelirse, itiraz karar öncesi tutanağa geçirilmelidir; itirazın sonradan çözümü için hukuki yol mümkündür, ancak somut duruma göre değişir.
Pratik örnek: Arsa payı ve sayı hesabında vekâlet kullanımı
Karar yeter sayısı bazı maddelerde sayı, bazılarında arsa payı esasına göre hesaplanır. Vekâletle temsil edilen maliklerin oyları, hem sayı hem arsa payı hesabına katılır; bu yüzden hazirundaki vekâletlerin doğru kaydı, karar yeter sayısı açısından kritiktir.
- Örnek: 10 daireli binada 3 malik vekâletle temsil ediliyorsa; hazirun sayısına ve arsa payı toplamına ekleme yapılır.
- Örnek: Yönetici aidat artışı gibi kararlarda arsa payı çoğunluğu aranıyor ise vekâletlerin arsa payı miktarı doğru yazılmalıdır.
Yönetici için pratik tavsiyeler (uygulama kontrol listesi)
- Toplantı çağrısında vekâlet verme usulünü ve örnek formu bildirin.
- Tüm vekâletleri toplantı başında toplayıp numaralandırın; haziruna ekleyin.
- Karar defterine hangi vekâletin hangi gündem için verildiğini açıkça yazın.
- Şüpheli vekâlette malik onayı alın veya aslı istenene kadar oy kullanımına şerh koyun.
- Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, vekâletlerin toplanması ve hazirun takibi için BYönetim gibi bir araçla kaydı kolaylaştırabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Vekâlet sözlü verildiyse geçerli midir?
Genel olarak yazılı vekâlet tercih edilir; sözlü vekâlet uygulamada sorun yaratır ve yönetici tarafından kabul edilmesi hukuki risk doğurabilir.
Vekâlet sadece belirli bir madde için verildiyse diğer maddelerde kullanılır mı?
Hayır; vekâlet metninde sadece belirli madde belirtilmişse vekil yalnız o madde hakkında oy kullanabilir.
İmzalı ama tarih yoksa vekâlet geçerli midir?
Tarih eksikliği vekâleti mutlak geçersiz kılmaz, ancak tarih tartışma konusu olursa yönetici ilave teyit isteyebilir.
Vekâlet alan kişi aynı zamanda yönetici veya yönetim kurulu üyesiyse oy kullanabilir mi?
Genel kural olarak evet; ancak çıkar çatışması veya mevzuatta özel bir yasak yoksa, etik/şeffaflık gerekçesiyle tutanakta açıkça belirtilmelidir.
Vekâletin sonradan iptali mümkün mü?
Evet; vekâlet veren malik toplantı başlamadan önce yazılı olarak iptal edebilir ve bizzat katılabilir. İptal tutanağa geçirilmelidir.
Kaynak ve uyarlama notu: Bu rehber Kat Mülkiyeti uygulamaları ve genel hukuk ilkeleri dikkate alınarak hazırlanmıştır. Somut uyuşmazlıklarda sonuç olayın şartlarına göre değişir; gerektiğinde bir hukuk uzmanına danışınız.
