Bir apartman yöneticisi, genel kurulda heyecanlı bir toplantı sonrası oylanan yazılı bir kararı e‑posta ile maliklere göndermiş; fakat günler sonra karar defterine kaydının yapılmadığı fark edildi. Karar gecikince uygulama başlamadı, bazı maliklerin itirazları yükseldi—peki şimdi ne yapılmalı?
Yazılı karar nedir, karar defterine geçirilme zorunluluğu
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kanun) uyarınca kat malikleri kurulu kararları usulüne uygun alındıktan sonra karar defterine geçirilir ve yönetim bu deftere dayanarak işlem yapar. Yazılı karar, genel kurulun toplantıya gerek kalmaksızın tüm maliklerce yazılı şekilde oy birliğiyle aldığı veya toplantıda karar alınıp sonradan yazılı hale getirilen metindir.
Kararın deftere geçirilmemesinin hukuki etkileri
Kararın deftere geçirilmemesi tek başına kararın mutlaka hükümsüz olduğunu göstermez; hâkimiyet testi, kararın nasıl alındığı (çağrı, hazirun, oy durumları) ve tarafların davranışı ile belirlenir. Ancak uygulamada:
- Üçüncü kişilere karşı dayanak eksikliği olur—bankalar, müteahhitler veya tedarikçiler karar defteri kaydına bakar.
- İcra veya mahkeme süreçlerinde yönetimin ispat yükü artar; noter tasdikli belgeler ve hazirun cetveli önem kazanır.
2026'da izlemeniz gereken adım adım düzeltme süreci
- Öncelikle toplantı tutanakları, hazirun cetveli ve varsa yazılı karar metninin orijinallerini toplayın.
- Kararın alındığı tarihteki genel kurul çağrı şeklinin (yazılı/ilân/e‑posta) ve çoğunluk durumunun belgelendirin.
- Karar defterine geçmek için yönetici tarafından eksiksiz karar metnini deftere yazın veya yazdırın; karar defteri kaydı tarih atılarak imzalanır.
- Eğer deftere sonradan kaydetme gerekiyorsa, kayda ek not düşerek "Genel Kurul tarih ve karar bilgileri" ibaresiyle kayıt yapılmalı; belgeler ilişiklenmelidir.
- Maliklerin talebiyle noter onayı gerekliyse başvurun—bazı durumlarda kararın ilerde hukuki delil gücünü artırmak için noter tasdiki tavsiye edilir.
Bu adımların uygulanmasında yönetici belgelere dayalı hareket etmeli; uygulamanın başlaması ve harcama yapılması halinde kayıt tarihleri açıkça belirtilmelidir.
Noter tasdiki gerekli mi? Hangi hallerde tavsiye edilir
Kanun doğrudan "tüm kararlar için noter tasdiki zorunludur" dememektedir. Ancak kararın ileride icraya dayanak olması, üçüncü kişilere karşı güvence sağlanması veya tapu işlemleri gibi resmî işlerde ispat zorunluluklarında noter tasdiki veya onaylı suret istenebilir.
| Durum | Noter tasdiki tavsiyesi |
|---|---|
| Ortak alan satışı, kiraya verme, ipotek işlemleri | ✅ Tavsiye edilir |
| Aidat, bakım-onarım kararları | Gerektiğinde fayda sağlar ama zorunlu değil |
| İhtilaflı kararlar veya muhtemel dava | ✅ Tavsiye edilir |
Yönetici sorumluluğu: hangi hatalar sonuç doğurur
Yönetici, kararların doğru ve zamanında deftere geçirilmesinden sorumludur. Usul hataları; çağrı veya hazirun hatalarıyla birleşince yönetici kusuru doğabilir. Bu durumda malikler tazminat veya görevden alma gibi süreçlere başvurabilirler. Ancak somut değerlendirme mahkeme kararına bağlıdır ve sonucu olayın şartlarına göre değişir.
Pratik öneriler: uygulamada hata riski nasıl azaltılır?
Genel kurul süreçlerinde risk azaltmak için yönetici şunları uygulamalıdır:
- Toplantı sonunda karar metnini kararlaştırıp hemen deftere yazılmasını sağlayın.
- Hazirun cetveli, çağrı belgeleri ve varsa vekaletlerin taranmış kopyalarını dijital arşivde saklayın.
- Karar uygulanmadan önce defter kaydının ve gerekirse noter tasdikinin tamamlandığını kontrol edin.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, toplantı belgeleri, hazirun cetveli ve karar defterine ilişkin kayıt süreçlerini kolaylaştıran bir araç olarak kayıt adımlarını hızlıca başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine sonradan yazılan karar delil olur mu?
Genel kural olarak delil olabilir; fakat deftere sonradan yazılma tarihinin, toplantı tarihi ve özelliğinin belgelerle (hazirun, çağrı, tutanak) desteklenmesi gerekir. Somut şartlara göre değerlendirilir.
Noter tasdiki olmadan kararlar geçersiz mi sayılır?
Hayır. Noter tasdiki genelde zorunlu değildir; ancak bazı işlemler (ör. tapuda işlem) için veya ihtilaf halinde delil değerini artırmak için tavsiye edilir.
Yönetici defteri kasıtlı geçirmediyse ne yapılır?
Malikler önce ihtar ve yazılı talep ile düzeltme isteyebilir; düzeltilmezse genel kurul kararıyla yönetici hakkında görevden alma veya tazminat yolları gündeme gelebilir. Somut olayın niteliğine göre hukuki süreç değişir, uzman görüşü alınması önerilir.
Deftere eksik metin geçirildiyse nasıl düzeltilir?
Eksik kaydın üzerine ek kayıt yapılarak, hangi hususların eksik olduğu ve düzeltme tarihinin belirtilmesiyle kayıt tamamlanır. İlgili belgeler iliştirilip malikleri bilgilendirmek önemlidir.
Hazirun cetveli eksikse karar defterine geçirmek mümkün mü?
Hazirun cetveli eksikliği delil eksikliği yaratır; yine de diğer deliller (çağrı belgeleri, tutanak, taraf açıklamaları) varsa deftere kayıt yapılabilir fakat ihtilaf halinde mahkeme delillerin bütünlüğünü sorgular.
