Yeni seçildiniz; salonu dolduran komşular bekliyor, bazıları itiraz ediyor, bazıları oy pusulasını istiyor — ilk genel kurul çağrısını ve hazirun tutanağını doğru düzenlemezseniz kararlar iptal riski taşır. Bu rehber ilk kez yönetici olanlar için gerçekçi bir senaryo üzerinden çağrı, hazirun ve karar defteri işlemlerini 2026 uygulamalarıyla adım adım açıklar.
Genel kurul çağrısı: kim, nasıl ve hangi sürede yapılır?
Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca genel kurul çağrısı, yönetici tarafından yapılır. Çağrı usulü yönetim planında farklı düzenlenmemişse, kanun ve teamüller uygulanır. Yazılı çağrı, ilan veya elektronik yöntemlerle yapılabilir; önemli olan çağrının içeriği ve süresine uyulmasıdır.
- Çağrıda bulunması gerekenler: toplantı yeri, günü, saati, gündem maddeleri.
- Süre: olağan genel kurul için yönetim planında aksi yoksa genellikle toplantı tarihinden makul süre önce duyuru yapılır; yönetim planında özel süreler varsa ona uyulmalıdır.
- İkaza: toplantının ertelenmesi veya ikinci toplantı tarihi çağrıda belirtilmişse o usule göre hareket edilir.
Hazirun listesi nedir, kimler imzalar ve nasıl düzenlenir?
Hazirun listesi toplantıda oy kullanma hakkı bulunan malik ve vekillerin ad, soyad, bağımsız bölüm numarası, arsa payı bilgilerini içerir. Liste hem sayı hem arsa payı bakımından toplantı ve karar yeter sayısını belirler; yanlış düzenlenmesi kararların iptaline yol açabilir.
- Toplantı başında gelenlerin tespiti: yöneticinin veya toplantı başkanının çağrıya uygun gelenleri kaydetmesi.
- Hazirunun yazılı hale getirilmesi: ad-soyad, bağımsız bölüm numarası, arsa payı, varsa vekalet sahibi bilgileri.
- Tutanağa eklenmesi ve katılımcıların imzalamaları: toplantı sonunda değil, toplantı başında imza alınması en güvenli pratiktir.
Karar defteri nasıl tutulur? Noter tasdiki gerekli mi?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetim ve genel kurul kararlarının kayıt edildiği resmî defterdir. Defterin usulüne uygun tutulması ve noter tasdiki bazı süreçlerde gereklidir; dikkat edilmesi gereken başlıca hususlar şunlardır.
- Defter tipi: Karar defteri sicil defteri olarak temin edilir; ciltli veya yasal formatta tutulmalıdır.
- Noter tasdiki: Karar defterinin noter tasdikli olması, özellikle yönetim değişiklikleri ve resmi işlemler için delil değerini artırır. Yönetim planı veya uygulama gereği tasdik isteniyorsa yerine getirilmelidir.
- Kayıt içeriği: toplantı tarihi, saat, yer; hazirun listesine atıf; gündem; alınan kararlar, oy çokluğu/sayısı ve varsa çekimserlik/itiraz şerhlerinin notu.
| Hatalı Uygulama | Doğru Uygulama |
|---|---|
| Hazirun imzalanmadan karar defterine yazma | ✅ Hazirun önce imzalanıp sonra kararlar deftere geçirilir. |
| Noter tasdikini atlamak | ✅ Resmi işlemlerde delil gücü için noter onayı tercih edilir. |
Karar yeter sayısı ve oy hesaplamasını pratiğe nasıl uygularsınız?
Karar yeter sayısı çoğunlukla iki türlü hesaplanır: üye sayısına göre ve arsa payına göre. Hangi yöntemin uygulanacağı kararın türüne göre değişir; önemli olan hazirun defterinde bu hesaplamanın açıkça görünmesidir.
- Basit kararlar: toplantıya katılanların çoğunluğu ile alınır (sayı esaslı uygulamalarda).
- Önemli değişiklikler: yönetim planı değişikliği gibi konularda arsa payı çoğunluğu aranır.
- Hesaplama kaydı: her karar için kaç malik oy verdi, toplam arsa payı kaç olduğu yazılmalıdır.
Pratik adımlar: İlk genel kurulun kontrol listesi
Yeni yönetici için toplantı öncesi ve sırasında bir kontrol listesi uygulamak hataları azaltır. Aşağıdaki adımlar pratik ve hukuka uygun bir süreç sağlar.
- Çağrıyı yazılı olarak ve yönetim planına uygun sürede ilan edin.
- Toplantı salonunu/yerini önceden hazır edin; gerekli evrakları (açık gündem, örnek hazirun) hazırlayın.
- Toplantı başında hazirunu oluşturun ve katılımcılardan imza alın.
- Her karar için oy sayılarını ve arsa paylarını kayıt edin; itiraz varsa şerh düşülmesini sağlayın.
- Karar defterini eksiksiz doldurun; mümkünse toplantı bitmeden imzaları tamamlayın ve noter tasdiğini organize edin.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz
Çağrı, hazirun ve karar defteri süreçlerinde insan hatasını azaltmak için dijital araçlar kullanmak faydalıdır. Bu süreçleri dijitalleştiren yazılımlar çağrı takibi, hazirun otomasyonu ve karar defteri kayıtlarını düzenleme konusunda pratiklik sağlar. Bu amacı taşıyan bir çözümü denemek isterseniz süreç kaydını hızlıca başlatmak için https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 adresinden 6 ay ücretsiz denemeye kayıt olabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurul çağrısı yazılı yapmak zorunlu mu?
Genel olarak yazılı çağrı en güvenli yöntemdir; yönetim planında elektronik veya ilanla çağrıya izin verilmişse o yollara da başvurulabilir.
Hazirun listesi toplantı sonunda mı başında mı imzalanmalı?
En doğru uygulama toplantı başında kayıtların kesinleştirilip imzalanmasıdır; sonradan değişiklikler itiraz nedeni olur.
Karar defterinin noter tasdiki her zaman gerekli mi?
Her durumda zorunlu değildir ancak resmi işlemler ve delil değeri için noter tasdiki tavsiye edilir; yönetim planı zorunlu kılmışsa tasdik yapılmalıdır.
Vekaleti olan kişi haziruna nasıl kaydedilir?
Vekalet sahibinin adı-soyadı, kime vekalet verdiği, temsil ettiği bağımsız bölüm numarası ve varsa vekalet süresi hazirunda açıkça yazılmalıdır.
Genel kurulda karar yeter sayısı nasıl hesaplanır?
Karar türüne göre değişir; basit kararlar için toplantıya katılanların çoğunluğu, yönetim planı değişikliği gibi önemli kararlar için arsa payı çoğunluğu gerekebilir. Her karar için sayı ve arsa payı kaydı tutulmalıdır.
