Yeni yönetici olarak ilk genel kurul heyecanı: binadaki komşular toplantı odasında birbirine bakıyor, siz çağrı göndermişsiniz ama hazirun listesi eksik doldurulmuş, karar defteri nasıl tutulacak ve noter tasdiki gerekli mi diye herkes size bakıyor. Bu rehber, ilk kez yönetici olanların pratikte en çok zorlandığı çağrı, hazirun ve karar defteri süreçlerini somut adımlarla açıklar.
Genel kurul çağrısı: kim, nasıl ve süreler
Genel kurul çağrısı yönetici tarafından yapılır; istisna hâlinde kat malikleri kendi aralarından çağrı da düzenleyebilir. Çağrının şekli ve içeriği; toplantı günü, saati, yeri ve gündemi açık şekilde belirtmelidir.
Pratik hatırlatmalar:
- Yazılı çağrı tercih edilir; duyuru panosu, ilan ve e-posta/sms kombinasyonu sağlıklı delil oluşturur.
- Çağrı süresi işletme projesi veya yönetim planında farklı düzenlenmemişse asgari süreleri uygulayın; usul hatası sonradan kararların iptali riskini arttırır.
Hazirun listesi: kimlerin imzası, arsa payı kaydı ve sık hatalar
Hazirun listesi (kat maliklerinin/temsilcilerinin listesi) genel kurulun kimlerin katıldığını gösteren belgedir; toplantıda oy kullanma yetkisine sahip kişilerin isim, bağımsız bölüm numarası, imza ve varsa vekâlet bilgileri net olmalıdır.
Sık hata: hazirun listesine arsa payı yazılmaması veya eksik imza. Bu tür eksiklikler, kararların iptaline yol açabilir. Hazirun listesi hem sayı hem arsa payı bazında değerlendirmeye imkân verecek şekilde düzenlenmelidir.
| Hata | Pratik Sonuç |
|---|---|
| İmza eksikliği | ✅ İspat zorluğu, karar itirazı riski |
Karar defteri nasıl açılır ve tutulur — biçim ve içerik
Karar defteri, genel kurul kararlarının usulüne uygun kaydedildiği resmi belgedir. Defter; tarih, toplantı türü (olağan/olağanüstü), katılımcılar (hazirun özeti), gündem maddeleri, alınan kararlar, oy dağılımı (kabul/ret/çekimser) ve karar metnini içermelidir.
- Defteri resmi defter satan yerlerden temin edin (yasal format aranırsa noter onayı gerekebilir).
- Toplantı bitiminde deftere tüm kararları eksiksiz yazın; oy sayıları ve arsa payı hesaplarını net gösterin.
- Kat maliklerinin imzalarını alın; imza eksikse gerekçesini kaydedin.
Not: Karar metinleri kısa ama açık yazılmalı; belirsiz ifadeler sonraki icra veya iptal davalarında sorun yaratır.
Noter tasdiki gerektiği durumlar ve uygulama
Karar defterinin noter tasdiki gerekip gerekmediği, alınan kararın niteliğine göre değişir. Örneğin bazı tescil veya resmi işlemler için kararın noter tasdikli olması istenebilir. Genel uygulamada karar defterinin sayfalarının düzeni ve imzalar önemlidir; şüpheli durumlarda noter tasdiki ek güvence sağlar.
Karar yeter sayısı: sayı mı, arsa payı mı — uygulamada net hesap
Karar çoğunluğu hesaplanırken hangi konunun sayı mı arsa payı mı ile karara bağlanacağı önemlidir. Temel kural: Kat Mülkiyeti ile ilgili konularda işletme projesi ve KMK hükümlerine göre farklılık olabilir; bazı kararlar arsa payı çoğunluğu, bazıları da sayı çoğunluğunu gerektirir.
Uygulama önerisi: Her kararın altına hangi çoğunluğun arandığını (sayı/arsa payı) net yazın ve hazirun listesiyle karşılaştırmalı hesap gösterin; itiraz riskini azaltır.
İlk kez yönetici için pratik kontrol listesi
Toplantı öncesi ve sonrası yapılacaklar kısa listesi:
- Çağrı metnini yazılı hale getirin, ilan ve dijital bildirimle destekleyin.
- Hazirun listesi şablonunu önceden hazırlayın (isim, bağımsız bölüm no, arsa payı, imza, vekâlet kutuları).
- Karar defterine yazılacak formatı prova edin; oy sayımı ve arsa payı hesaplarını gösteren ek sayfa hazırlayın.
- Gerektiğinde noter tasdiki ve hukuk danışmanına başvurma kriterlerini önceden belirleyin.
Bu süreçleri dijitalleştirmek isterseniz, zahmetsiz kayıt, hazirun takip ve karar defteri yönetimi için BYönetim gibi çözümler süreci kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurul çağrısını kim yapar?
Net cevap: Yönetici yapar; yönetim kurulu veya kat malikleri de belli durumlarda çağrı düzenleyebilir.
Hazirun listesinde hangi bilgiler mutlaka olmalı?
Net cevap: Kat malikinin/temsilcisinin adı, bağımsız bölüm numarası, arsa payı, imzası ve varsa vekâlet bilgisi olmalıdır.
Karar defterine imza atılmadan karar geçerli olur mu?
Net cevap: İmzasızlık usul eksikliği oluşturabilir; kararı tamamen geçersiz kılmazsa da itiraz ve ispat sorunlarına yol açar; imza alınması en güvenli yoldur.
Karar defterini notere tasdik ettirmeli miyim?
Net cevap: Her durumda zorunlu değildir; ancak tescil gereken kararlar veya hukuki uyuşmazlık riskinde noter tasdiki ek güvence sağlar.
Ara kararlar için sayı mı arsa payı mı dikkate alınır?
Net cevap: Hangi çoğunluğun gerektiği kararın niteliğine göre değişir; önemli değişikliklerde arsa payı çoğunluğu aranabilir — işletme projesi ve ilgili düzenlemeler kontrol edilmeli, gerektiğinde uzman görüşü alınmalıdır.
Not: Bu yazıda hukuk kurallarının genel açıklamaları verilmiştir. Somut uyuşmazlıklar ve ihtilaflarda bir avukattan veya yetkili uzmandan danışmanlık almanız faydalı olacaktır. Kat Mülkiyeti ile ilgili uygulamalarda Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve yönetim planı/işletme projesi esas alınır.
