Sabah toplantısında komşuların yönetici seçilmenizi kutladığı anda, birkaç kişi genel kurul çağrısı ve karar defteri sorumluluğunu size hatırlatıyor: “Çağrıyı nasıl yapacağız? Hazirun nasıl tutulur? Karar defteri noter onayı ister mi?” Bu rehber, ilk kez yönetici olacaklara pratik bir yol haritası sunar; hem Kat Mülkiyeti uygulamalarına uygun hem de günlük yönetimde kullanışlı adımları içerir.
Genel kurul çağrısı: Yasal yükümlülükler ve pratik yöntem
Kat Mülkiyeti uygulamalarında genel kurulun çağrılması yöneticiye düşen temel görevlerden biridir. Çağrı şekli ve süresi yönetim planı veya site iç tüzüğüne göre farklılık gösterebilir; açık hüküm yoksa makul süre ve ilan esas alınmalıdır.
- Çağrıda bulunurken yazılı duyuru, ilan panosu ve mümkünse e-posta/SMS kanallarını birlikte kullanın.
- Gündemi açıkça yazın: toplantı yeri, tarihi, saati, ikinci toplantı tarihi (gerekirse), görüşülecek konular ve ek belgeler.
- İlanların tarihi, asıl ve varsa ikinci toplantı tarihleri kayıtlarınızda yer almalı; bir itiraz durumunda delil olur.
Hazirun cetveli: Kim nasıl yazılır, vekalet nasıl kaydedilir?
Hazirun cetveli, toplantıya katılan malik/temsilci ve arsa paylarının kaydını tutan resmi belgedir. Toplantı tutanağı ve kararların geçerliliği için doğru tutulması şarttır.
- Her bağımsız bölüm için malik veya temsilci ismi, iletişim bilgisi, arsa payı ve imza alanı oluşturun.
- Vekaletle katılanlar için vekalet veren ve vekilin isimleri, vekalet tarihi ve kapsamı açıkça yazılmalı; ek olarak vekaletin aslını veya noter/ıslak imza onaylı suretini arşivleyin.
- Toplantı başında hazır olanların isimleri ve imzaları hazirun cetveline geçirilir; eksik veya sonradan gelenler için ayrıca zaman damgalı kayıt tutun.
Karar defteri nasıl tutulur? Usul, başlıklar ve örnek kayıtlar
Karar defteri, genel kurulca alınan kararların kaydedildiği resmi defterdir. Doğru tutulması hem şeffaflık sağlar hem de hukuki itirazlara karşı korur.
- Karar başlıkları: toplantı tarihi, başlama-saati, toplantı türü (ana/toplu/olağanüstü), hazirun bilgisi ve toplantı başkanı.
- Her karar için: karar numarası, oy çokluğu/oy birliği bilgisi (sayı ve arsa payı belirtilerek), red/çekim sayısı, red edenlerin isimleri (varsa) ve uygulanacak işlemler yazılmalıdır.
- Kararın uygulanması için yetkilendirilen kişi/kurum ve süre açıkça belirtilmelidir.
| Karar Örneği | Gerekçe / Not |
|---|---|
| Ortak alan aydınlatma değişikliği — Karar No: 2026/05 | ✅ Arsa payı %65, kat sayı 9/12 oy çokluğu ile kabul |
Noter tasdiki ve elektronik seçenekler: Hangi kararlar için şart?
Her kararın noter onayı gerekmez; ancak bazı belgelerin resmi olarak tasdik edilmesi istenebilir. Noter tasdiki daha çok nüfus/vekalet doğrulaması ve imza sirkülerinde kullanılır.
- Hazirun cetveli ve karar defterinin noter onayı, uygulamada itirazlı durumlarda delil gücünü artırır; zorunlu bir zorunluluk olmayabilir ancak tavsiye edilir.
- Bazı işlemler (ör. yönetim planı değişikliği, kat mülkiyeti tapu ile ilgili işlemler) için resmi belgeler ve tapu işlemlerinde noter onayı gerekebilir.
- Dijital kayıt tutuyorsanız, karar defterinin suretini PDF olarak saklayın; imza ve vekaletlerin asıllarıyla eşleştirilmiş olması gerekir.
Pratik adımlar: İlk genel kurulu yönetirken kontrol listeniz
Yeni yönetici için özet bir kontrol listesi, süreci kolaylaştırır ve hata riskini azaltır.
- Yönetim planı ve varsa site tüzüğünü okuyun; çağrı usulünü tespit edin.
- Çağrı metnini hazırlayın; ilan panosuna, e-posta ve SMS yoluyla bilgilendirme yapın.
- Hazirun cetvelini basılı olarak hazırlayın; vekalet örneklerini toplayın ve kaydedin.
- Toplantıda karar defterini sayfa sayfa numaralayın; her kararı açık şekilde yazıp imzalayın.
- Toplantı sonrası kararların uygulanması için sorumluları ve süreleri bildirin; mali kararlar için makbuz/fatura takibini sağlayın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, çağrı, hazirun takibi ve karar defteri kayıtlarınızı sistematik hale getiren araçlar işleri kolaylaştırır; örneğin BYönetim gibi platformlar, kayıt, duyuru ve oylama süreçlerini takip etmenize yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurulu çağırma süresi ne kadar olmalı?
Net cevap: Yönetim planı veya tüzükte belirlenmiş süre varsa ona uyun; aksi halde makul süre (genelde 7–15 gün önceden yazılı duyuru) ve ilan yöntemleri kullanılmalıdır. Duruma göre daha uzun bildirim şeffaflık için faydalıdır.
Hazirun cetvelinde arsa payı neden yazılmalı?
Net cevap: Karar yeter sayısının hesaplanması arsa payına göre yapıldığında (çoğu önemli karar için), arsa paylarının hazirun cetvelinde bulunması şarttır; aksi halde karar geçersiz sayılabilir.
Karar defterini herkes elle mi okur, dijital kopya yeterli olur mu?
Net cevap: Karar defterinin aslı elle veya elektronik ortamda tutulabilir; ancak resmi süreçlerde imzalı/tespitli kayıtlar (asıl veya noter onaylı suret) delil olarak önemlidir. Dijital kopya saklama iyi uygulamadır ama asla tek delil olarak bırakılmamalıdır.
Vekaletle katılanlarda hangi bilgiler kesinlikle bulunmalı?
Net cevap: Vekalet veren ve vekilin tam adı, vekalet tarihi, vekaletin kapsamı (hangi kararları kapsadığı) ve tercihen vekaletin aslı veya noter onaylı sureti hazirun ile birlikte tutulmalıdır.
Karar defteri için noter tasdiki zorunlu mu?
Net cevap: Genel kural olarak karar defterinin noter tasdiki zorunlu değildir; fakat delil gücünü artırmak, vekalet ve imza doğrulamasını kolaylaştırmak için sık başvurulan bir uygulamadır. Somut durumlara göre avukatınıza danışın.
