Siz yeni atandınız: apartman toplantısı gece 22:00'de bitti, kararlara onay çıktı ama bazı komşular toplantıda değildi ve kararların yazılı olarak nasıl bildirileceği, hazirun listesiyle beraber hangi belgelerin ne süreyle muhafaza edileceği konusunda hiç deneyiminiz yok. Hem yasal uygunluk hem de şeffaflık için hangi adımları atmalısınız?
Genel Kurul kararlarının yazılı bildirim zorunluluğu — ne zaman ve kime?
Kat Mülkiyeti Kanunu genel kurulun kararlarının alınış şeklini ve sonuçlarını düzenler; kararların uygulanması açısından yönetime ve kat maliklerine bildirim önemlidir. Genel kurulda alınan kararların herkesçe bilinir olmasını sağlamak yönetici/siteler için iyi yönetişim gereğidir. Yazılı bildirim özellikle kararın kapsamı, uygulanma tarihi veya bireysel yükümlülük içeriyorsa (aidat artışı, özel kullanım izni, borç tahsilatı vb.) önem kazanır.
Pratikte yazılı bildirim şu kişilere yapılır:
- Kararda doğrudan yükümlülük veya hak düzenlenen kat malikleri/bağımsız bölüm sahipleri
- Toplantıya katılmayan malikler (hazirun listesi tespitine göre)
- Site/sigorta/dış yükleniciler gibi karardan etkilenecek üçüncü kişiler (gerektiğinde)
Yazılı bildirimde bulunması gereken temel unsurlar
Hazirun, kararın metni ve karar defteri ile uyumlu olacak şekilde yazılı bildirimde şu bilgiler olmalıdır:
- Genel kurulun tarih ve saati, toplantı türü (olağan/olağanüstü)
- Kararın açık metni ve ekleri (bütçe, hesap planı, teklif metni vb.)
- Kararın uygulanma tarihi veya yürürlüğe giriş şartları
- İtiraz ve itiraz süresi (varsa) hakkında bilgi
- İmza bilgileri: yönetici veya yönetim kurulu yetkilisi
Bu unsurların eksik olduğu bildirimler sonrasında yöneticiye karşı uygulamada eleştiri olabilir; bu yüzden karar defteri ile tam uyum zorunludur.
Hazirun listesi, karar defteri ve ibraz süreci — pratik adımlar
Hazirun listesi ve karar defteri toplantı sonrası asıl kanıt niteliğindedir. İlk kez yönetici iseniz izlenecek adımlar şunlardır:
- Toplantı sonunda hazirun listesini toplantı dosyasında muhafaza edin; eksik imza varsa toplantı tutanağına not düşün.
- Karar defterine alınan her kararı tek tek açık şekilde yazın; karar metni ile aynı ifadeyi kullanın.
- Karar defterinin / kararların gerektiğinde ibrazını sağlamak üzere tarihli ve imzalı bir fotokopi arşivi oluşturun.
Noter tasdiki ve karar defterinin tutulması: ne zaman gerekebilir?
Kat Mülkiyeti Kanunu'nun genel esasları uyarınca karar defteri yönetim defterlerindendir ve usulüne uygun tutulması beklenir. Noter tasdiki kanunen her zaman zorunlu değildir; ancak; bazı durumlarda (kararın resmiyete bağlanması, resmi kurum talepleri, iptal davalarında delil güçlendirmesi) noter tasdiki veya yeminli tercüman/onay gibi ilave doğrulama talep edilebilir.
Hangi hallerde noter tasdiki düşünülmelidir:
- Tapu, banka veya resmi kurumlarda kararın kesin delil gösterilmesi gerektiğinde
- Kararın uygulanması sırasında ciddi uyuşmazlık bekleniyorsa
- Kararda pay değişikliği, yönetim devri veya büyük onarım gibi yüksek maliyetli işlemler varsa
İbraz süresi ve belge saklama süreleri
Kanunda sabit bir “yedek saklama süresi” belirtilmemiştir; ancak uygulamada mali ve hukuki ihtilaflara hazırlık amacıyla aşağıdaki süreler yol göstericidir:
- Mali belgeler, bütçe ve karar defteri kayıtları için en az 10 yıl saklama önerilir.
- Karar defteri ve hazirun listesi asıl nüshaları için yönetim değişimlerinde yeni yöneticiye eksiksiz teslim zorunludur.
| Belge | Saklama/İbraz Tavsiyesi |
|---|---|
| Karar Defteri (asıl) | ✅ Yönetim değişiminde eksiksiz teslim; en az 10 yıl arşiv |
| Hazirun Listesi | ✅ Toplantı dosyasında muhafaza; itiraz sürecinde ibraz |
İlk kez yönetici için pratik kontrol listesi
Aşağıdaki adımları toplantı sonrası hemen yapın:
- Karar defterine karar metinlerini eksiksiz yazın ve imzalayın.
- Hazirun listesini kontrol edip eksik imzaları tutanağa not edin.
- Tüm kararları kısa bir yazılı bildirimle maliklere gönderin veya ilan panosunda duyurun.
- Karar uygulamalarını ve yürürlük tarihlerini takip edecek uygulama planı oluşturun.
- Gerektiğinde delil güçlendirmesi için noter veya yasal danışmanla görüşün.
Bu süreçleri dijitalleştirerek hem bildirim hem de arşiv işlerini kolaylaştırmak isterseniz BYönetim gibi bir çözüme başvurabilirsiniz; hızlı kayıt ve karar/duyuru takibi için https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 sayfasından ücretsiz denemeyi başlatabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurul kararını hangi sürede yazılı bildirmeliyim?
Net cevap: Kanunda kesin süre yoktur; fakat iyi yönetim için toplantı sonrasında 7-15 gün içinde yazılı bildirim yapmak uygulamada makuldür.
Hazirun listesinde imzası olmayan malik karara itiraz edebilir mi?
Net cevap: Evet; imza eksikliği toplantı usulüne ilişkin itiraz sebebi oluşturabilir. Ancak itirazın sonucunun şartlara göre değişeceğini unutmayın.
Karar defterini noter tasdik ettirmem gerekiyor mu?
Net cevap: Her durumda zorunlu değildir; ancak uyuşmazlık veya resmi işlem talebi varsa noter tasdiki delil gücünü artırır.
Yönetici değişiminde karar defteri nasıl teslim edilir?
Net cevap: Asıl defter, eki olan hazirun listeleri ve ilgili evrak eksiksiz olarak yeni yönetime teslim edilmelidir; teslim tutanağı tutulması tavsiye edilir.
Karar bildirimi yapılmadıysa malik hangi yollara başvurabilir?
Net cevap: Malik, öncelikle yönetimden yazılı bildirim talep edebilir; eksiklik devam ederse ihtar veya yetkili merciler/avukat aracılığıyla hukuki yol araştırılabilir. Somut durumun değerlendirilmesi için uzman görüşü alınması uygundur.
