Genel kurul günü binanın giriş kapısında toplanmışsınız; komşular soruyor: "Hazirun cetveli nerede? İmza atacak mıyız?" İlk kez yöneticilik yapıyorsunuz ve tek isteğiniz toplantının eksiksiz, itirazsız geçmesi — ama hazirun cetvelindeki bir hata tüm kararları riske atabilir. Bu rehber, belgeleri doğru hazırlamanız, imza sürecini yönetmeniz ve sık yapılan hatalardan kaçınmanız için pratik adımlar sunar.
Hazirun cetveli nedir, neden önemli?
Hazirun cetveli, kat malikleri kuruluna katılanların listesini gösteren tutanak ekidir. Karar yeter sayısının (sayı ve/veya arsa payı) tespitinde ve sonradan itirazlarda temel delildir. Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri çerçevesinde (örneğin genel kurul davalarında yargısal süreçlerde) toplantı katılımının somutlaştırılması önem taşır.
Hazirun cetvelinde hangi bilgiler olmalı?
Aşağıdaki bilgileri eksiksiz yazın; eksiklikler itiraz nedeni olabilir:
- Bağımsız bölüm numarası
- Kat malikinin veya kat maliki vekilinin adı-soyadı
- Malik veya vekilin imzası
- İlgiliyse temsil yetkisini gösteren vekaletin notu (varsa vekalet sahibinin adı/İmza tarihleri)
- Arsa payı (isteğe bağlı ama kararlarda arsa payı hesabı yapılacaksa mevcut tutulmalı)
Adım adım: Hazirun cetveli hazırlama ve imza süreci
- Çağrı ve hazır bulunan listesi kontrolü: Çağrı metninde belirtilen toplantı adresi ve tarihini teyit edin.
- Basılı cetvel hazırlayın: Her satır için bağımsız bölüm numarası ve arsa payı sütunu bırakın.
- Kimlik ve vekalet kontrolü: Gelen malik/vekilin kimliğini ve vekaletnameyi (varsa) inceleyin; vekaletin kayıtlı olup olmadığına dikkat edin.
- İmzalama aşaması: Katılımcı, kendi adı karşısına imzasını atar. Vekil adı karşısına asıl vekalet tarihi yazılmalı ve vekilin imzası alınmalıdır.
- Hazirun cetvelinin toplantı tutanağına iliştirilmesi: Toplantı sonunda cetveli tutanakla birlikte saklayın; gerektiğinde fotokopi ve dijital kopya alın.
Vekaletler ve toplu imza düzenleri: Dikkat edilmesi gerekenler
Vekaletle katılım sıkça karışıklık yaratır. Aşağıyı uygulayın:
- Vekaletname yazılı olmalı; noter onayı aranmıyorsa bile imza ve tarih olmalı.
- Bir kişi birden fazla vekalet gösteriyorsa arsa paylarının toplamı önemlidir; aynı kişi farklı bağımsız bölümler için oy kullanıyorsa hazirun cetveline her bölüm ayrı satırda yazılmalı.
- Elektronik vekalet kullanılıyorsa (örneğin e-imza ya da platform aracılığıyla), toplantı tutanağında bu durum açıkça belirtilmeli ve dijital belgeye referans verilmeli.
Hatalı hazirun cetveli bulunduğunda yönetici için yol haritası
Eğer toplantı sırasında veya sonrasında hatalı bir cetvel tespit edilirse şu adımları izleyin:
- Toplantı tutanağına hatanın ne olduğuna dair kısa bir kayıt ekleyin ve toplantı katılımcılarından onay alın (mümkünse imza ile).
- Eğer hata maddi (ör. yanlış arsa payı) ise düzeltme belgesini hazırlayıp katılımcıların imzasını talep edin.
- İhtimal dahilinde yasal belgelendirme için noterden onay alın veya hukuki destek isteyin; somut durumlara göre değişir.
Kaydetme, saklama ve dijitalleştirme: Pratik öneriler
Hazirun cetveli ve toplantı tutanakları en az yönetim planında belirtilen süreler boyunca saklanmalıdır. Hem fiziki hem dijital kopya tutmak ileride belge kaybını engeller. Dijital kayıtlar e-uygulama veya yönetim yazılımlarında güvenle arşivlenebilir.
| Belge | Fiziksel saklama |
|---|---|
| Hazirun cetveli ve toplantı tutanağı | ✅ Uzun süre saklayın; noter kayıtları ile eşleştirin |
Eğer toplantı sürecini dijitalleştirip hazirun cetveli ile tutanakları online saklamak isterseniz, bu süreci kolaylaştıran bir araç olarak BYönetim'in ücretsiz deneme kaydını kullanabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Böylece hazirun listelerini, vekaletleri ve karar defterini dijital ortamda düzenleyip arşivleyebilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun cetvelinde arsa payı yazılmazsa kararlar geçersiz olur mu?
Net cevap. Arsa payı eksikliği her zaman doğrudan iptal nedeni değildir; ancak arsa payı hesaplaması gerektiren kararların geçerliliği tartışılabilir. İhtiyaca göre düzeltme yapılmalı ve belgeler tamamlanmalıdır.
Vekaletnamede tarih yoksa imza geçerli sayılır mı?
Net cevap. Tarihsiz vekalet risk taşır; birçok durumda kabul edilebilir ama itiraz halinde zayıf delil olur. Yazılı ve tarihli vekalet en güvenlisidir.
Hazirun cetvelinin fotokopisi yeterli midir?
Net cevap. Fotokopi bilgilendirme için kullanılabilir ancak asıl imzalı belge tutanakla birlikte saklanmalıdır; gerektiğinde noter onayı veya dijital doğrulama fayda sağlar.
Online genel kurulda hazirun cetveli nasıl düzenlenir?
Net cevap. Elektronik ortamda katılımcı kayıtları, e-imza ve platform logları ile desteklenmiş bir hazirun tutulmalıdır; tutanakta bu kayıtların nerede saklandığı belirtilmelidir.
Hazirun cetveli imzalanmadıysa yönetici ne yapmalı?
Net cevap. Öncelikle toplantı katılımcılarına durumu bildirip imzaların tamamlanmasını talep edin; imzalar tamamlanamıyorsa hukuki riskleri değerlendirmek üzere bir uzmana danışın.
