Akşamüstü genel kurulda tartışma alevleniyor: Yönetici kapıcı dairesini kiraya verip geliri binanın kasasına yatırdığını söylüyor, bazı maliklerese bunun "ortak gelir" değil, ayrı bir hesapta tutulması gerektiği fikri var. Kim haklı? Hangi kayıt ve kararlar gereklidir? Bu rehberde KMK çerçevesinde uygulamalı ve kaynaklı bir yol haritası sunuyorum.
KMK çerçevesi: Kapıcı dairesi nasıl değerlendirilir?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu doğrudan "kapıcı dairesi" ibaresiyle bazı temel düzenlemeler içerir; yönetim ve ortakların hakları ile ilgili genel ilkeler kanun kapsamında yorumlanır. Özellikle ortak yerlerin kullanımı ve ortak giderlerin karşılanması açısından, kapıcı dairesinin bina bütçesine katkısı "ortak gelir" sayılabilir. Ancak uygulamada; kira sözleşmesi, yönetim planı, genel kurul kararları ve muhasebe kayıtları belirleyicidir.
Genel kurul kararı ve yönetim planının rolü
Kapıcı dairesinin kiraya verilmesi veya kiraya ilişkin gelirin nasıl dağıtılacağı yönetim planında açıkça düzenlenmişse o hüküm bağlayıcı olur. Yönetim planında hüküm yoksa genel kurul kararı gerekir; önemli bir husus, karar yeter sayısı ve arsa payı çoğunluğuna dikkat etmektir.
- Önce yönetim planı incelenir: Kapıcı dairesine ilişkin özel hüküm var mı?
- Yoksa genel kurulda tahsis/gelir kullanımı kararı alınır.
- Karar defterine ve ilanlara uygun kayıt yapılır; kira sözleşmesi yönetim adına imzalanırsa tahsilatın nasıl muhasebeleştirileceği kararlaştırılır.
Muhasebe ve vergi açısından nasıl kaydedilmeli?
Uygulamada iki ana yaklaşım görülür:
- Kapıcı dairesi kira geliri doğrudan ortaklar adına elde edilen ortak gelir olarak gelir tablosuna kaydedilir ve ortak giderlere mahsup edilir.
- Kira geliri, yönetim tarafından tutulan ayrı bir "brüt kira hesabı"nda izlenir; giderler (bakım, tadilat, emlakçı komisyonu vb.) düşüldükten sonra net gelir ortaklara paylaştırılır veya aidata mahsup edilir.
Hangi yöntemin tercih edileceği; yönetim planı, genel kurul kararı ve vergi yükümlülükleri ile çakışmamalıdır. Vergileme açısından site/apartman tarafından gelir elde edilmesi durumunda bina adına düzenlenen gelir vergisi/stopaj, gerekiyorsa beyan yükümlülükleri doğar. Bu nedenle mali müşavir ile görüşülmesi önemlidir.
Uygulama örneği (hesaplama tablosu)
| Kalem | Tutar |
|---|---|
| Brüt kira (aylık) | 10.000 TL |
| Yıllık brüt | ✅ 120.000 TL |
| Yıllık giderler (komisyon, bakım, vergi tahmini) | 20.000 TL |
| Net ortak gelir | 100.000 TL (genel kurul kararıyla aidata mahsup veya kasa) |
Bu örnekte, genel kurul net gelirin ortak giderlere ayrılmasını kararlaştırırsa aidat indirimi ya da özel fon oluşturulabilir. Karar şeffaf olmalı ve gelir-gider raporları maliklere sunulmalıdır.
Kapıcı dairesinin kiraya verilmesi halinde malik/kiracı ilişkileri
Eğer kapıcı dairesi bağımsız bölüm gibi maliklere aitse, malik kendi iradesiyle kiraya verebilir; ancak dairenin yönetim tarafından ortak amaçla kullanımı yönetim planı veya genel kurul kararı ile belirlenmişse malik tek taraflı tasarrufta sınırlanabilir. KMK ilkeleri kapsamında ortak alanlara ilişkin düzenlemeler, maliklerin eşitlik ve ortak yarar ilkelerini gözetir.
Pratik adımlar: Yönetici için kontrol listesi
- Yönetim planını ve tapu kayıtlarını inceleyin.
- Genel kurula madde koyun; kira geliri kullanımını açıkça teklif edin.
- Kira sözleşmesini yönetim adına düzenleyin; vergi/muhasebe kaydını netleştirin.
- Gelir-gider raporlarını periyodik paylaşın ve karar defterine işleyin.
- Gerekirse mali müşavir veya hukuk danışmanına başvurun (somut hukuki tavsiye için uzmana yönlendirin).
Eğer bu süreci dijitalleştirip kira ve aidat kayıtlarını, tahsilatları ve raporlamayı otomatikleştirmek isterseniz BYönetim gibi bir platform yardımıyla kayıt, bildirim ve rapor süreçlerini kolaylaştırabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı dairesinin kira geliri otomatik olarak ortak gelire mi katılır?
Hayır. Yönetim planı veya genel kurul kararı ile gelir kullanımı belirlenmelidir; aksi halde uygulama ihtilaf doğurabilir.
Genel kurul kararı olmadan yönetici kira sözleşmesi yapabilir mi?
Yönetici olağan yetkileri çerçevesinde kira sözleşmesi yapabilir ancak kira gelirinin nasıl kullanılacağı konusunda netlik yoksa genel kurul kararı almak uygundur.
Kira gelirinden vergi sorumluluğu kimdedir?
Gelirin kim adına beyan edileceği ve vergi sorumluluğu sözleşme, kullanım şekli ve muhasebe kaydına bağlıdır; mali müşavir görüşü alınmalıdır.
Kapıcı dairesi malikse ve malik kendi kiraya veriyorsa yönetim karışabilir mi?
Mülkiyet hakkı malik isteğine bağlıdır; ancak yönetim planı veya kat mülkiyeti kuralları dairesel sınırlamalar getirmişse bu sınırlara uyulmalıdır.
Kapıcı dairesi kira gelirleri nasıl şeffaf şekilde paylaşılır?
Gelir-gider tabloları, kira sözleşmesi ve genel kurul kararları eksiksiz tutulmalı; raportlama periyodik olarak malikler ile paylaşılmalıdır. Bu, ilerideki itirazları azaltır.
