Akşamüstü site yöneticisi genel kurul için hazırlık yaparken, yakın zamanda satılacak bir daireye ilişkin tapu işlemlerinde kapıcının kıdem tazminatıyla ilgili bir yazışma geldiğini görür: satıcı alıcının kıdem tazminatı yükümlülüğünü soruyor, kapıcı ise hesap istediğini tebliğ etmiş. Yönetici ne yapmalı, aidata nasıl yansıtılır, hangi kararlar gerekir? Bu yazı söz konusu somut senaryoya yönelik uygulama adımlarını ve yasal çerçeveyi açıklar.
Özet: hangi yükümlülükler ortak gider olur, hangi durum malike aittir?
Kapıcıya işveren sıfatı taşımayan kat malikleri ortaklaşa işletmeci/işveren sıfatında hareket ederler; Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca kapıcı giderleri işletme giderleri kapsamındadır. Ancak kıdem tazminatı gibi işçilik maliyetleri, somut sözleşme, genel kurul kararları ve satış/protokol şartlarına göre farklılaşır. Aşağıda adım adım hangi giderlerin aidata yazılabileceğini, hangi kararların gerektiğini ele alıyoruz.
Kıdem tazminatının hukuki dayanağı ve genel ilkeler
Kıdem tazminatı Türk İş Kanunu kapsamındaki bir işçilik alacağıdır; buna ilişkin usul ve hesaplama iş kanunu ve SGK uygulamalarına tabidir. Kapıcı istihdamı apartman/site tarafından yapılıyorsa işveren sıfatı doğar ve geriye dönük haklar (kıdem, ihbar vs.) doğabilir. KMK doğrudan kıdem düzenlemez ama ortak giderlerin kapsamını belirleyen maddeler ve genel kurul yetkisi uygulamada belirleyicidir.
Adım 1 — Ön inceleme: belgeler, bildirimler ve iş akdinin niteliği
İlk yapılacaklar:
- Kapıcının hizmet süresi, sözleşmesi veya yazılı bir atama varsa inceleyin.
- SGK işe giriş ve prim dökümü (e-Devlet/SGK Hizmet Dökümü) alın — fiili prim ödeme dönemleri kıdem hesabı için şarttır.
- İşten ayrılma bildirimi, fesih gerekçesi, varsa sözlü/imosal fesih belgelerini toplayın.
Bu aşamadaki eksik belge varsa somut hak iddiası belgelendirilmeden giderin aidata konulması risklidir.
Adım 2 — Kıdem tazminatı hesaplama ve kim öder sorusu
Kıdem tazminatı hesaplanırken çalışma yılı, brüt ücret unsurları (sabit ücret, düzenli ödenen yardımlar) dikkate alınır. Ancak kim öder sorusu farklıdır:
- İşveren olarak yönetim (yönetici) dava/uzlaşma sonucunda ödeme yaparsa bu işletme gideri olur; genel kurulca kabul edilmesi gerekir.
- Satış/satıcı-alıcı devri sırasında kıdem tazminatı sorumluluğu pazarlık konusu olabilir; tapu devrinde alıcı-satıcı arasında düzenleme varsa bu sözleşmeye göre uygulanır.
- Tapu öncesi yönetim, satıcıdan kıdem borcuna ilişkin belgeler isteyebilir ve harici uzlaşı sağlanana kadar ödemenin askıya alınmasını gündeme alabilir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Yönetim ödemeyi genel kurul kararı ile yaparsa | ✅ Aidata işletme gideri şeklinde yansıtılır. |
| Satışta alıcı-satıcı arasında özel anlaşma varsa | ✅ Sözleşmeye göre malikler arası mahsup yapılır; yönetim sadece belge kontrolü yapar. |
Adım 3 — Genel kurul karar mekanizması ve kayıt zorunlulukları
Kıdem tazminatı işletme gideri olarak aidata yansıtılacaksa, genel kurulda giderlerin kabul edilmesi gerekir. Karar defterine açık biçimde gelir-gider kaydı konmalı; hangi döneme ilişkin olduğu, hesaplama ayrıntıları, ödeme kaynak(lar)ı (kasa/banka) belirtilmelidir.
- Genel kurul yetkisiyle yapılacak ödemelerde kararın gerekçesi ve belgeleri karar ekinde saklanmalıdır.
- Yönetici, kararın uygulanması sırasında bordro, SGK prim belgeleri ve işçi imzalı ödeme makbuzlarını arşivlemelidir.
Adım 4 — Muhasebe ve bordro uygulaması: hangi kalemler nasıl kaydedilir?
Kıdem tazminatı ödemesi muhasebe açısından özel bir kayıt gerektirir: işçilik gideri altında gösterilmelidir. Ayrıca SGK yönünden varsa işsizlik sigortası veya diğer kesintiler, vergi yükümlülükleri kontrol edilmelidir. Bordro ve ödeme belgeleri yönetim hesaplarında ayrı bir kalemle takip edilsin.
- Ödeme makbuzu (imzalı) ve bordro eklenecek.
- Ödeme işletme kasasından yapılmışsa kasa/banka hareketleriyle ilişkilendirilecek.
Adım 5 — Tapu öncesi ve satışta dikkat edilmesi gereken ek hususlar
Tapu öncesi satıcı ve alıcı arasındaki sorumluluk aktarımı yazılı hale getirilirse yönetim için rehberlik eder. Yönetici, satış işlemlerinde alıcıya/satıcya kıdemle ilgili belge sunabilir; aksi halde yeni malikin itirazı olursa yönetimin belge göstermesi gerekir.
Pratik kontrol listesi: yönetici için 7 adım
- SGK hizmet dökümünü alın ve doğrulayın.
- İş sözleşmesi veya yazılı atama aranacak.
- Kıdem hesabını bordro uzmanı ile kesinleştirin (brüt esaslı).
- Genel kurul gündemine açık madde koyun; ödeme usulünü karara bağlatın.
- Karar sonrası ödemeyi bordro usulüne uygun yapın, makbuz alın.
- Muhasebede ayrı gider kalemi açın; belgeleri dijital/kağıt arşivleyin.
- Tapu işlemlerinde taraflara belge sunun; alıcı-satıcı arasında mutabakat varsa yazılı protokol isteyin.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, aidat ve bordro kayıtlarının, ödeme makbuzlarının ve genel kurul kararlarının takibini kolaylaştıran araçlar işinizi hafifletir; örneğin BYönetim ile 6 aylık ücretsiz deneme imkânını değerlendirerek belge ve aidat akışınızı düzenleyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının kıdem tazminatı aidata doğrudan eklenebilir mi?
Net cevap: Hayır — kıdem tazminatının aidata yazılabilmesi için genel kurul kararı ve yeterli belge gerekir; aksi halde malikler itiraz edebilir.
Satış sırasında kapıcının kıdemi kim tarafından ödenir?
Net cevap: Satış öncesi taraflarca yapılan yazılı anlaşma ve/veya sözleşme belirler; aksi halde işçilik alacakları işveren (yönetim) sorumluluğunda olabilir, duruma göre avukat/iş hukuku uzmanına danışılmalıdır.
Genel kurul kararı olmadan yönetici kıdem ödemesi yaparsa ne olur?
Net cevap: Kararın yokluğunda ödeme maliklerce usulsüz sayılabilir; daha sonra hukuki itiraz ve hesap istemi doğabilir.
SGK hizmet dökümünde eksik prim çıkarsa kıdem hesaplanır mı?
Net cevap: Kıdem hesaplaması fiili prim ve hizmet sürelerine dayanır; eksik prim varsa hesaplama etkileneceği için öncelikle SGK kayıtlarının düzeltilmesi gerekir.
Kıdem tazminatı ödemesi ortak gider defterinde nasıl kaydedilir?
Net cevap: Muhasebide işçilik gideri altında ayrıntılı açıklama ile (kime, ne kadar, hangi karar/fatura) kaydedilmeli; bordro ve makbuzlar eklenmelidir.
