Sabah 07:00: yeni kapıcıyla sözlü anlaşıldı; akşam 21:00 kapıcı dairesine anahtar teslimi yapıldı ama yöneticinin aklında soru işaretleri var: İş tanımı yazılı mı? Bordro nasıl düzenlenecek? Fazla mesai, yıllık izin ve SGK bildirimi eksiksiz yapılmazsa apartman ne tür mali veya hukuki risklerle karşılaşır? Bu rehber o belirsizliği giderir.
Neden iş tanımı yazılı olmalı?
Kapıcı görevi geniş ve yerel uygulamalara göre değişir; anahtar teslimi, temizlik, küçük tamirat, asansör denetimi gibi işler farklı ücretlendirme gerektirebilir. Yazılı iş tanımı hem işçi haklarının korunmasını sağlar hem de bordro ve sigorta kayıtlarının doğru yapılmasına yardımcı olur.
- Yazılı tanım: çalışma saatleri, gece/gündüz vardiyası, mesai beklentisi, ek görevler.
- Genel Kurul kararı gerektiğinde iş kapsamı ve ücret politikası için dayanak olur.
Bordroda hangi kalemler mutlaka yer almalı?
Bordro, çalışanın hak ve işverenin yükümlülüklerini açıkça göstermelidir. Asgari kalemler şunlardır:
- Brüt ücret (aylık)
- SGK primi bildirimi (işçi ve işveren payları ayrı)
- Gelir vergisi, damga vergisi ve net ücret
- Ödenen fazla mesai ve hafta tatili ücretleri
- Yol/yemek gibi ayni/para ödemeleri (varsa iş sözleşmesine göre gösterilmeli)
- Kıdem ve ihbar tazminatı için çalışılan gün/ay kayıtları
SGK işe giriş ve bildiriminin doğru yapılması (2026 pratikleri)
İşe başlama tarihinden önce veya aynı gün SGK işe giriş bildirimi yapılmalıdır; geç bildirim idari para cezasına ve geriye dönük prim/yükümlülük hesaplarına yol açabilir. Bildirimlerin e-Devlet / SGK e-bildirge üzerinden doğru sınıf ve meslek kodu ile yapılması önemlidir.
- Yazılı iş sözleşmesi ve iş tanımı hazırla.
- Çalışanın kimlik ve banka bilgilerini al; SGK işe giriş bildirgesi düzenle.
- Bordro programı veya muhasebeci ile brüt-net hesabı ve SGK matrahını sabitle.
Fazla mesai, hafta tatili ve yıllık izin nasıl bordroya yansıtılır?
Kapıcıların çalışma düzeni ve fazla mesai uygulamaları sözleşmede açıkça belirtilmelidir. Fazla mesai ve hafta tatili ücretleri kanuni oranlar üzerinden ödenmeli ve bordroya ayrı satır olarak işlenmelidir.
- Fazla mesai: Ücreti normal ücretin %50 fazlası (4857 sayılı Kanun kapsamında genel uygulama). Somut durumlara göre farklılık gösterebilir.
- Hafta tatili çalışması: Ücret + izin hakkı veya ilave ücret
- Yıllık izin ücreti: Kullanılan izin günleri için ücret bordroda gösterilmeli; kullanılmayan izinler işten ayrılmada para ile ödenir.
Kıdem tazminatı ve sorumlulukların bordroya etkisi
Kıdem tazminatı doğrudan bordrodan ödenmez; ancak bordro ve SGK bildirimleri kıdem hesabında temel belge görevindedir. Kapıcının işten ayrılması veya görev devri sırasında kıdem hesabı için brüt ücret kayıtları, hizmet süresi ve izin kullanımı doğru tutulmalıdır.
Tapu/satış öncesi ya da devir sırasında kıdem tazminatı sorumluluğu taraflar arasındaki anlaşmaya ve sözleşmeye göre değişir; kesin çözüm için somut belge gerekir. Genel kanı: işçinin hakları prim/bordro kayıtlarıyla korunur, tarafların iç anlaşmasına göre ödeme dağılımı kararlaştırılabilir.
Aidata yansıtma ve KMK bağlantısı
Kapıcı giderleri ortak gider niteliğinde ve Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında değerlendirilir. KMK m.20 uyarınca ortak giderlerin paylaştırılması esaslarına dikkat edilmelidir; kapıcı ücretinin aidata nasıl yansıtılacağı, genel kurul kararlarıyla netleştirilmelidir.
| Harcama Türü | Yansıtma Durumu |
|---|---|
| Kapıcı maaşı ve SGK primleri | ✅ Genellikle ortak gider olarak aidata yansıtılır (KMK kapsamı) |
| Kapıcıya özel tüketim (ör. kişisel kira) | Komşularla karara bağlı / ayrı hesap |
Eğer bu süreçleri dijitalleştirip bordro, aidat tahakkuku ve SGK bildirimlerini düzenli hale getirmek isterseniz, süreci kolaylaştıran araçlardan biri olarak BYönetim’in ücretsiz deneme kaydıyla başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Pratik kontrol listesi: işveren yükümlülüğünü tamamlamak için
- Yazılı iş tanımı ve iş sözleşmesi düzenlensin.
- İşe başlama tarihinde SGK işe giriş bildirimi yapılsın.
- Bordro her ay düzenlensin; brüt-net-matrah ve kesintiler açıkça gözüksün.
- Fazla mesai ve hafta tatili ödeme kayıtları ayrı tutulup bordroya yansıtılsın.
- Yıllık izin kullanım ve bakiye kayıtları tutulup saklansın.
- Kıdem tazminatı hesabı için yıllık hizmet kayıtları ve bordrolar saklansın.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı iş tanımını yazılı yapmazsam ne olur?
Yazılı iş tanımı olmaması işçi ve işveren arasında iş kapsamı anlaşmazlığına yol açar; bu durumda işçinin iddiaları bordro ve fiili uygulamaya göre değerlendirilir.
Bordroda gösterilmesi gereken asgari bilgiler nelerdir?
Brüt ücret, yapılan kesintiler (SGK, gelir vergisi), net ödeme, fazla mesai ve yan ödemeler bordroda açıkça yer almalıdır.
SGK işe giriş bildirgesini kim zamanında yapmalı?
İşe başlanılan gün veya öncesinde işveren (yönetici veya yetkili kişi) tarafından yapılmalıdır; geç bildirim para cezası ve geriye dönük yükümlülük riski doğurur.
Fazla mesai ödemesi nasıl hesaplanır?
Genel uygulama 4857 sayılı Kanun çerçevesinde normal ücretin %50 fazlasıdır; sözleşmede farklı düzenleme varsa somut duruma göre değerlendirilir.
Kıdem tazminatı için bordroların rolü nedir?
Bordrolar çalışılan süre ve ücretin tespitinde temel delildir; doğru bildirilmeyen primler kıdem hesabını etkileyebilir, bu nedenle kayıtların eksiksiz olması önemlidir.
