Bir apartman yöneticisi olarak yeni bir kapıcıyla sözleşme imzaladınız; mutfak ve merdiven temizliği konuşuldu, anahtar teslim edildi. Ancak işe giriş bildirgesi hatalı veya eksik verildiyse birkaç ay sonra SGK cezası, geriye dönük prim ve yanlış bordro kayıtlarıyla karşılaşabilirsiniz — hem yönetim bütçesi zarar görür hem de kapıcının sosyal hakları riske girer.
1. İşe giriş bildirgesinin zamanında verilmemesi
İşe başlayan çalışan için SGK'ya işe giriş bildirgesi, işbaşı tarihinden önce veya en geç işbaşı gününde verilmelidir. Geç verilmesi halinde idari para cezası ve gecikme dönemine ait prime ilişkin doğrudan sorumluluk doğar. Apartman yönetimleri genellikle kayıt sürelerini kaçırır; özellikle sözleşmeli/deneme süreli işe alımlarda dikkatli olun.
2. Çalışma süresi ve prim gün sayısının hatalı beyanı
Kapıcılar için genellikle tam zamanlı (haftalık çalışma süreleri) düzenlemeleri yapılır. Ancak bildirgede yanlış günlük/aylık çalışma saati veya eksik gün bildirimi yapılırsa aylık işe ait prime eksik ödeme olur; bu da sonradan düzeltme ve fazla ödeme sorununa yol açar.
- Haftalık ve günlük çalışma sürelerini sözleşmede net yazın.
- Yıllık izin, hastalık veya ücretsiz izin dönemlerini bordroda takip edin.
3. Ücret türü ve bordrodaki net/brüt farklılıkları
İşe girişte bildirilen brüt ücret ile devam eden bordro kayıtları uyuşmuyorsa hem işveren hem çalışan açısında hak kaybı olur. Yönetimler bazen 'elden net ödeme' alışkanlığıyla bordroda brütü düşük gösterir; bu, prim eksikliği, kıdem ve ihbar tazminatının hatalı hesaplanmasına yol açar.
4. Ek ödemeler (yakacak, ikramiye, ayni yardımlar) bildirim hataları
Kapıcıya yapılan yakacak, ikramiye, ayni veya nakdi yardımların bazıları prim matrahına dahil edilmelidir. Sürekli ve düzenli ödemeler brüte dahil edilmezse SGK denetiminde fark doğar. Örneğin yılda düzenli verilen ikramiye veya aylık yakacak ödemesi düzenli bir gelir niteliği taşıyorsa brüte eklenmelidir.
5. Sigorta kodu/meslek kodu ve işyeri türünün yanlış seçimi
İşkolu/meslek kodu yanlış seçildiğinde kayıtlar Karayolu sigortası, iş kazası/meslek hastalığı uygulamalarında hataya neden olabilir. Apartmanlar genellikle "konut hizmetleri" veya "genel bina bakım" gibi doğru kodu seçmelidir. Yanlış kod, prim oranları ve hak arama süreçlerini etkiler.
| Sorun | Olası Sonuç |
|---|---|
| Yanlış meslek kodu | ✅ İş kazası tazminatında ya da prim oranında yanlış uygulama |
| Eksik beyan edilen ek ödemeler | ✅ SGK denetiminde geriye dönük fark ve ceza |
6. Kıdem/ihbar başlangıç tarihinin yanlış kaydı
Kıdem tazminatı hesabı için hizmet süresinin doğru kaydedilmesi şarttır. İşe giriş bildirgesinde farklı bir başlangıç tarihi girilirse, gelecekte tazminat hesaplarında uyuşmazlık çıkar. Tapu devri veya mülk satışında kısa süre sonra ayrılık yaşanırsa da bu kayıtlar ihtilaflı olabilir.
- İşe giriş tarihini sözleşmede ve bildirgede aynı yazın.
- Geçici/deneme sürelerini ayrı bir maddede belirtin.
- İşten ayrılma kayıtlarını zamanında SGK'ya bildirin.
7. Kiracı/işveren değişikliklerinde bildirge devri ve sorumluluk
Daire satışı ya da apartman yönetiminin değişmesi durumunda kapıcının SGK yükümlülükleri kimin sorumluluğunda kalacağı karışabilir. KMK uyarınca ortak giderlere ilişkin sorumluluklar farklı olsa da SGK prim ve iş sözleşmesinden doğan yükümlülük işverenin kim olduğuna göre belirlenir. Yönetim değişimlerinde devir ve yeni işveren bildirgelerini doğru düzenleyin.
Pratik kontrol listesi: İşe giriş bildirgesini vermeden önce 9 adım
- 1) İşe başlama tarihinin sözleşme ile uyumunu kontrol edin.
- 2) Brüt ücret ve ek ödemelerin bordroya nasıl yansıyacağını netleştirin.
- 3) Haftalık çalışma saati ve fazla mesai uygulamasını yazılı hale getirin.
- 4) Sürekli ödemeleri prim matrahına dahil etmeyi değerlendirin.
- 5) Doğru meslek/işkolu kodunu seçin.
- 6) Deneme süresi, yıllık izin hesapları ve ücretsiz izin koşullarını belirtin.
- 7) İşe giriş bildirgesini işbaşı gününde SGK'ya gönderin.
- 8) İşten ayrılma bildirimlerini zamanında yapacak bir sorumlu atayın.
- 9) Yönetim değişiklikleri için devir protokolü hazırlayın.
Hukuki dayanak ve içtihat notları
SGK bildirgeleri ve prim ödemeleri sosyal güvenlik mevzuatına tabidir; işveren yükümlülükleri ise Borçlar Kanunu ve iş hukuku kurallarıyla desteklenir. Kapıcıların yıllık izin, fazla mesai, kıdem/ihbar tazminatı gibi hakları İş Kanunu kapsamında değerlendirilir. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ise ortak giderlerin dağılımı ve yönetim sorumlulukları konusunda çerçeve sağlar. Somut hukuki tavsiye gerekli olduğunda bir iş hukuku avukatına danışın.
Dijital süreçle hataları azaltma
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, işe giriş-bordro ve aidat ilişkilerini takip eden bir yazılım yükümlülüklerin zamanında yerine getirilmesinde yardımcı olur. Örneğin BYönetim gibi platformlar, personel ve bordro modülüyle işe giriş kayıtlarını, net-brüt hesaplarını ve SGK bildirimlerini düzenli tutmanıza olanak sağlar: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
İşe giriş bildirgesini kaç gün içinde vermeliyim?
İşe başlama tarihinden önce veya en geç işbaşı gününde SGK'ya verilmelidir; gecikme idari cezaya yol açabilir.
Kapıcıya verilen yakacak ve ikramiye prim matrahına dahil mi?
Sürekli ve düzenli yapılan ödemeler prim matrahına dahil edilir; tek seferlik yardımlar genelde dahil edilmez. Duruma göre değerlendirme gerekir.
Brütü düşük gösterip farkı elden vermek güvenli mi?
Hayır. Bu uygulama prim eksikliğine, kıdem/ihbar hesap hatasına ve SGK denetiminde ceza riskine yol açar.
Daire satıldığında kapıcının kıdem tazminatı kimden istenir?
İşverenlik değişikliği varsa somut olaya göre sorumluluk belirlenir; KMK çerçevesinde taşınmaz devri sürecinde bildirim ve devir protokollerine dikkat edilmeli, hukuki değerlendirme için uzmana danışılmalıdır.
İşe giriş bildirgesindeki meslek kodu yanlışsa ne yapmalıyım?
Hemen SGK üzerinden düzeltme yapılmalı; gecikme denetimde probleme dönüşebilir. Profesyonel bordro hizmeti veya yazılım kullanımı riski azaltır.
