Bir sabah yönetici, taşınan dairenin sahibinin kapıcının kıdem tazminatını ve SGK prim eksiklerini sorduğu bir e-posta bırakıldığını görür. Kapıcı ayrılmış, iş sözleşmesi kapatılmış ama SGK primlerinde boşluklar olduğu iddia ediliyor; malikler aidata nasıl yansıyacağını, yönetici ne yapmak zorunda olduğunu ve mali tablodaki kayıtları merak ediyor. Bu rehber, yöneticinin atması gereken adımları, muhasebe ve genel kurul sürecindeki usulü ve 2026 uygulamalarını somut şekilde anlatır.
1. Sorunun hukuki çerçevesi: Öncelikler ve kimlikler
İş ilişkisi bakımından kapıcı, apartman/site tarafından işveren sıfatıyla istihdam edilir. İşveren yükümlülükleri iş hukuku ve sosyal güvenlik mevzuatı kapsamında değerlendirilir; kıdem tazminatı ve SGK primleri İş Kanunu, Türk Borçlar Kanunu hükümleri ve SGK mevzuatı çerçevesinde ele alınır. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) yönetimin genel giderlere ilişkin hükümlerini düzenler; KMK 20 uyarınca ortak giderler kapsamında çalışan ücretlerinin paylaştırılması usulüne uygun davranılmalıdır.
2. Eksik prim tespitinin adımları (nasıl kontrol edilir?)
Eksik prim iddiası geldiğinde yöneticinin takip etmesi gereken somut tespit adımları:
- Çalışanın SGK hizmet dökümünü (e-Devlet veya SGK) talep edin veya yazılı izinle temin edin.
- Apartmanın bordro kayıtlarıyla (maaş ödeme dekontları, banka kayıtları) hizmet dökümünü karşılaştırın.
- Eksik olduğu iddia edilen ayları ve tutarları listeleyin; SGK bildirimlerinin işveren tarafından yapılıp yapılmadığını kontrol edin.
- Net tespit için muhasebeci veya bordro uzmanı ile görüşün; gerekirse SGK il/ilçe müdürlüğüne önbilgi alın.
Not: İşçinin hizmet dökümünü paylaşması kişisel veri niteliğindedir; KVKK çerçevesinde rızaya ve gerekli iç prosedüre dikkat edin.
3. Muhasebe kaydı ve bütçeye etkisi: Eksik primler nasıl yansır?
Açığa çıkan eksik primler ve varsa gecikme cezaları-aplikasyonları işletme projesi ve yönetim bütçesinin hangi kalemine yazılacağı yönünden önemlidir.
- Eğer eksik prim nedeni geçmiş dönem bordro hatasıysa ve işveren (yönetim) sorumluysa, alacak/borç kayıtları: "Gider Tahakkukları" altında işçilik borcu olarak kaydedilir.
- KMK 20 çerçevesinde çalışan ücretleri ortak gider sayılır; genel kurul kararı veya işletme projesi hükümleri bağlamında aidata yansıtma usulü belirlenmelidir.
- Gecikme veya idari para cezaları SGK uygulamaları sonucunda oluşmuşsa bunların sorumluluğu somut olaya göre işverene aittir; mali kayıtta ayrı bir cari hesapta takip edilmelidir.
| Durum | Muhasebe/Kayıt |
|---|---|
| Eksik prim → yönetici hatası | ✅ "Tahakkuk Eden İşçilik Borcu" hesabı; sonraki genel kurulda gider onayı |
| Eksik prim → önceden onaylanmamış ilave ödeme | Genel kurul onayıyla aidata dağıtılabilir (işletme projesi ve karar defteri dikkate alınır) |
4. Genel kurul, karar defteri ve aidata yansıtma usulü
Eksik prim ve buna bağlı gecikme/ceza tutarlarını aidata yansıtmak için genel kurul kararı gerekip gerekmediği tartışılır. KMK ve işletme projesi hükümleri ile geçmişte alınmış benzer kararlar yol gösterir.
- Eğer işletme projesinde "çalışan ücretleri" ortak gider olarak net şekilde yer alıyorsa, yönetim bu giderleri tahakkuk ettirebilir.
- Belirsizlik varsa yönetici, durumu genel kurula sunmalı; giderin aidata yansıtılmasına ilişkin karar karar defterine geçirilmelidir.
- Genel kurul kararının deftere işlenmesi ve imza/noter tasdiki (gerekirse) muhasebe işleminde delil oluşturur.
5. Uygulama örneği: 1 yıllık eksik prim tespit edildi — nasıl kaydedilir ve aidata dağıtılır?
Örnek senaryo: 24 aylık hizmet içinde 3 ay için prim bildirimleri yapılmamış, toplam SGK tutarı 30.000 TL (prim+güncel gecikme ile birlikte).
- Tespit: SGK hizmet dökümü ve bordro karşılaştırıldı; eksik dönemler belirlendi.
- Muhasebe: 30.000 TL "Tahakkuk Eden İşçilik Borcu" hesabına yazıldı; gider tahakkuk fişi düzenlendi.
- Bilgilendirme: Malikler yazılı olarak bilgilendirildi; sonraki genel kurul gündemine madde eklendi.
- Genel Kurul: Aidata yansıtma kararı oylandı (karar metni karar defterine işlendi).
- Dağılım: Karar doğrultusunda arsa payı/sayı esasına göre aidata taksitlendirilerek yansıtıldı ve BYönetim gibi bir yazılımla (örnek: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1) tahakkuk-tahsilat sürecinin dijitalleştirilmesi sağlandı.
6. Önleyici kontroller: Yeniden olmasını nasıl engellersiniz?
Eksik prim sorunlarını önlemek için uygulanabilir kontrol maddeleri:
- Aylık bordro ve SGK hizmet dökümü karşılaştırma rutini oluşturun (muhasebeci veya dış hizmet sağlayıcı ile).
- Bordro, banka ödeme dekontu ve SGK bildirimi üçlü kontrolü ile arşivleyin.
- Genel kurulda "işçilik ve bordro politikası" belirleyin; ek ödeme, prim ve fazla mesai onay süreçlerini yazılı kılın.
- Bulut tabanlı yönetim yazılımlarıyla (örneğin BYönetim gibi) bordro, tahakkuk ve iletişimi dijitalleştirerek hata riskini azaltın: bu süreci dijitalleştirmek isterseniz kayıt için https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 adresi yardımcı olur.
Sıkça Sorulan Sorular
Eksik SGK primleri bulunduğunda yönetici ilk ne yapmalı?
Önce hizmet dökümünü ve bordro/banka kayıtlarını karşılaştırarak somut eksik dönemleri tespit etmeli; ardından muhasebeci/uzmanla görüşüp genel kurula bilgi sunmalıdır.
Eksik prim tutarını doğrudan aidata yansıtabilir miyiz?
Bu, işletme projesine ve geçmiş kararlara göre değişir. Belirsizlik varsa genel kurul onayı alınması hukuken güvenli yoldur.
İşçi SGK'ya başvurursa kim sorumlu olur?
SGK ve mahkeme süreçlerinde işveren sıfatındaki yönetim (veya yönetimin yetki verdiği kişi/kurum) sorumlu tutulur; somut şartlara göre hukukî sonuçlar değişir, avukata danışın.
Kıdem tazminatı ile eksik prim arasında bağlantı var mı?
Evet. Eksik primler, hizmet süresinin ve dolayısıyla kıdem tazminatının hesaplanmasını etkileyebilir. Kesin hesabın yapılması için SGK hizmet dökümü esas alınır.
Bu tür sorunları önlemek için hangi belge ve sürelerle arşiv tutmalıyız?
Bordro, banka ödeme dekontu, SGK bildirimi ve karar defteri kayıtlarını asgari yasal süreler ve kurum içi politika gereği saklayın; aylık kontroller yapın ve dijital yedekleyin.
Uyarı: Bu metin genel bilgi amaçlıdır; somut olayda hukuki sonuçlar ve öneriler vakaya göre değişir. Kesin yönlendirme için iş hukuku/SGK uzmanı veya avukatla görüşün.
