Akşamüstü apartman yöneticisi telefonuna bakıyor: kapıcı, işten ayrılmadan önce kalan yıllık iznini kullanmak istediğini bildiriyor. Yönetici panikte — izin ücreti nasıl hesaplanır, izni kullandırmak zorunda mı, aidattan mahsup edilir mi, kıdem/ihbarı nasıl etkiler? Bu rehberde 2026 uygulamasıyla somut adımlar, yasal dayanaklar ve yönetici olarak almanız gereken belgeleri bulacaksınız.
1. Önce hukuki çerçeve: hangi kurallar uygulanır?
Kapıcılar iş ilişkisi bakımından iş Kanunu kapsamında çalışan işçi niteliğindedir; bu nedenle yıllık izin, ücret ve bildirime ilişkin kurallar 4857 sayılı İş Kanunu'ya göre değerlendirilir. Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ise kapıcı istihdamı, giderlerin ortak giderlere yansıtılması (KMK m.20) ve yönetici sorumlulukları açısından önem taşır. Somut bir durum için iş hukukunun ve toplu kararların şartlarına göre hareket edilmeli; gerektiğinde iş hukuku uzmanına danışılmalıdır.
2. Kapıcının yıllık izin hakkı ve süre hesabı
4857 sayılı İş Kanunu uyarınca işçinin yıllık izin hakkı işyerindeki kıdeme göre belirlenir. Örnek uygulama için:
- 1 yıl — 14 gün (genel olarak) ve kademelere göre artış.
- Yıpranma, gece çalışması veya özel koşullar varsa farklı uygulamalar olabilir.
Hesaplama yaparken kapıcının aynı işverene hizmet süresi esas alınır; yıllık izin süresi kesintisiz çalışmaya göre değerlendirilir. Kesin süreyi belirlemek için işçinin hizmet belgesi (SGK kayıtları) kontrol edilmelidir.
3. İzni kullandırma: zorunluluk, zamanlama ve ortak kabul
İşveren (yönetim) yıllık izni işçinin hak ettiği dönemde kullandırmakla yükümlüdür. Ancak izin zamanının belirlenmesinde işverenin işin ve düzenin gerekleri dikkate alınabilir. Pratikte kapıcı için aşağıdaki adımlar izlenir:
- İşçinin izin talebini yazılı olarak alın (e-posta/SMS kayıtları delil olur).
- İşin sürekliliğini sağlamak için genel kurul veya yönetim kararıyla vekil/ikame belirlemesi yapın (kısa dönem için geçici personel veya yönetici koordinasyonu).
- İzin tarihlerini ve izin süresince yapılacak ödemeleri belgeleyin.
4. İzin ücreti nasıl hesaplanır? (pratik örnek)
İzin ücreti, işçinin normal ücretine göre hesaplanır. Hesaplama için dikkat edilmesi gerekenler:
- Brüt ücret, düzenli ödemeler (yakacak, konut sağlanmışsa değerleme) ve prim/prim benzeri sürekli ödemeler dikkate alınır.
- Günlük ücret = aylık brüt / aylık fiili çalışma gün sayısı (genellikle 30) formülüyle hesaplanabilir; iş mahkemesi uygulamalarında farklı yöntem görülebilir.
Örnek: Brüt aylık 15.000 TL olan bir kapıcının 14 günlük izin ücreti = (15.000 / 30) x 14 = 7.000 TL brüt. Net tutar SGK ve vergi kesintilerine göre değişir.
5. Yıllık izin kullanımı ayrılık (fesih) öncesi — kıdem ve ihbar etkisi
İşçi işten ayrılmadan önce izin kullanmak istiyorsa iki temel husus vardır:
- Eğer işçi iznini kullanırsa, kullanılan süre kıdem hesabı için çalışılmış süre olarak sayılır; dolayısıyla kıdem tazminatı hesabı buna göre yapılır.
- İşveren tarafından izin kullandırılmayıp işten hemen çıkarma veya fesih yapılırsa, kullanılmamış izinlerin ücretinin işçiye ödenmesi gerekir.
KMK kapsamında apartman yönetiminin kıdem/ihbar sorumluluğu konusunda belirsizlikler varsa, yönetim ve genel kurul kararları ile önceki uygulamalar göz önünde bulundurulmalıdır. Satış veya yönetim değişikliğinde kıdem sorumluluğunun kiminde kaldığı somut olaya göre değişir; genel uygulama önceki işverenin (yönetim) dönemine ait hakların kapatılması yönündedir — ayrıntılı tespit için iş hukuku uzmanına danışın.
6. İznin aidata/ortak giderlere yansıtılması ve belgeleme (KMK m.20 bağlantısı)
Kapıcı giderleri KMK m.20 uyarınca ortak gider olarak aidata yansıtılır. Ancak yıllık izin ödemesi ve diğer işçilik ödemelerinin nasıl muhasebeleştirileceği yönetim kararı, önceki uygulama ve yönetim dönemi hesabına bağlıdır. Uygulama önerileri:
- İzin ödemesini açık bir gider kalemi olarak kaydedin; bordro belgelerini saklayın.
- İşçi ile uzlaşma sonucu yapılan mahsupları (ör. iznin bir kısmının peşin veya kısmi ödenmesi) yazılı sözleşme ile teyit edin.
- Genel kurul bilgi notu veya karar ile olağanüstü giderler hakkında maliklere bilgilendirme yapın.
7. Yönetici için pratik checklist (adım adım)
- İzin talebini yazılı al: tarih, süre ve gerekçe.
- SGK kayıtları ve hizmet süresini kontrol et; yıllık izin haklarını netleştir.
- İzin süresince işin devamını sağlayacak ikame planı yapın (geçici personel veya yönetici koordinasyonu).
- İzin ücreti hesaplayın; bordro ve ödeme belgelerini düzenleyin.
- Genel kurula bilgi verin veya bütçeden nasıl karşılanacağını belgeleyin (KMK m.20 çerçevesinde aidata yansıtma ilkesi).
- Tüm belgeleri, yazışmaları ve makbuzları saklayın.
Eğer bu süreci dijitalleştirip bordro, izin kayıtları ve aidat muhasebesini entegre yönetmek isterseniz BYönetim'in kayıt ve bordro modüllerini deneyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 — 6 ay ücretsiz deneme imkanıyla uygulama, belgelerin düzenli arşivlenmesini sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı izin kullanmak isteyince yönetici reddedebilir mi?
Yönetici izni tamamen reddedemez; ancak işin gerekleri nedeniyle makul zamanlama değişikliği talep edebilir. Nihai haklar 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında değerlendirilir.
Kullanılmayan yıllık izin ücreti fesihte ödenir mi?
Evet. İş ilişkisi sona erdiğinde kullanılmamış yıllık izinlerin ücreti işçiye ödenmelidir.
İzin süresince konut (kapıcı dairesi) sağlanmaya devam eder mi?
Genelde ev sağlanması iş sözleşmesine göre devam eder; sözleşmede aksi yoksa izin süresince konut sağlanması devam edebilir. Somut sözleşme hükümlerine bakın.
Yıllık izin ücreti aidata nasıl yansır?
Kapıcı giderleri KMK m.20 uyarınca ortak giderdir; izin ücreti de bordroya dahil edilip aidata kaydedilir. Bu konuda genel kurulun bilgi ve onayı ile şeffaf kayıt önemlidir.
İzin kullandırırken SGK bildirimi veya bordro nasıl yapılmalı?
İzin süresince ödenen ücret bordroya yansıtılmalı; SGK bildirimi ve prim bildirimleri bordro kayıtlarına göre düzenlenmelidir. Hatalı bildirimleri düzeltmek için uzman desteği alınması uygundur.
