Sabah kapıcı dairesinin anahtarını teslim edip giden kişinin ardından yönetici olarak kalan bordro dosyalarını, SGK kayıtlarını ve kıdem hesaplarını nasıl düzenleyeceğinizi bilemiyor musunuz? Bir apartmanda kapıcı işten ayrıldığında hem yasal zorunluluklar hem de muhasebe/bordro düzenleri hemen devreye girer; eksik işlem hem idari hem mali risk doğurur.
1. İşten ayrılışın resmiyete dökülmesi: fesih bildirimi ve tutanak
Kapıcı işten ayrıldığında ayrılış nedeni (istifa, işveren tarafından fesih, belirsiz süreli sözleşmede sona erme vb.) açıkça yazılmalı. Yönetici veya yönetim kurulu kararıyla düzenlenecek tutanakta ayrılış tarihi, işveren temsilcisi ve çalışanın imzası veya imza yoksa tanık beyanı bulunmalı.
2. SGK çıkış bildirimi (e-Devlet/İşyeri bildirimi)
İşveren olarak kapıcı işten ayrılışını Sosyal Güvenlik Kurumu’na zamanında bildirmek zorundasınız. SGK çıkış bildirimi gecikirse idari para cezası riski ve sigorta primlerinde hatalar oluşabilir.
- İşten ayrılış kodunu (istifa, işveren feshi vb.) doğru seçin.
- Çıkış tarihini gerçek ayrılış tarihi ile uyuşacak şekilde girin.
3. Bordro kayıtları ve ücret hesaplarının kapatılması
Son çalışma ayına ait bordro, maaş, fazla mesai, yıllık izin borcu, ihbar tazminatı (varsa) gibi kalemleri netleştirip kayda geçirin. Brüt ve net rakamları, kesintileri açıkça gösteren bir son bordro düzenleyin.
- Son maaşın brüt ve net hesabını yapın.
- Ödenmemiş fazla mesai ve hafta tatili ücretlerini hesaplayın.
- Kullanılmamış yıllık iznin ücret karşılığını belirleyin.
4. Kıdem tazminatı hesaplama ve sorumluluğu
Kıdem tazminatı hesabı işçinin hizmet süresine göre yapılır; kıdem tazminatının kim tarafından ödeneceği ise somut duruma bağlıdır. Kat Mülkiyeti Kanunu özelinde bir alım-satım durumu yoksa genel kural işverenin (yönetim/kat maliki kurulu temsilcisi) sorumluluğudur.
Not: Bir bağımsız bölüm satışında kapıcının kıdeminin kime devredileceği veya ödeneceği konusu satış sözleşmesi, yönetim planı hükümleri ve tarafların anlaşmasına göre değişebilir. Bu tür somut durumlarda avukat/işçi-işveren uzmanına danışın.
5. Belgelerin saklanması ve bordro arşivi
Bordro, SGK çıkış belgesi, son ücret detayları, teslim-tesellüm tutanakları gibi belgeleri hem elektronik hem de fiziki ortamda arşivleyin. Vergi mevzuatı ve iş hukuku açısından asgari saklama sürelerini dikkate almak gerekir.
- Elektronik kopyaları şifreli bir klasörde veya güvenli bulut ortamında muhafaza edin.
- Fiziki belgeleri yangına/suya dayanıklı dolapta saklayın.
6. Geçiş süreci: yeni kapıcı işe giriş ve bildirimleri
Yeni kapıcı işe girerken iş sözleşmesi, sgk işe giriş bildirimi, deneme süresi şartları ve çalışma saatleri gibi hususları netleştirin. Yeni işe girişin SGK bildirimi işe başlama tarihinden itibaren yapılmalıdır.
7. Aidata yansıtma, muhasebe ve yönetim kurulu bilgilendirmesi
Kapıcı giderlerinin aidata nasıl yansıtılacağı Kat Mülkiyeti Kanunu ve yönetim planına göre belirlenir. KMK kapsamında ortak giderlerin paylaşımı esaslarına göre personel giderleri genellikle ortak gider kapsamında değerlendirilir; KMK düzenlemeleri ve yönetim planınızı kontrol edin.
| Durum | Pratik not |
|---|---|
| Kıdem ödendi, SGK bildirimi tamam | ✅ Kayıtları kapatın ve genel kurula bilgi verin. |
| Kıdem devri/satış durumları | ✅ Satış sözleşmesi ve yönetim planı hükümlerine göre hareket edin; gerekirse hukuki destek alın. |
İşlemleri dijitalleştirerek hata riski ve idari yükü azaltmak isterseniz, personel-bordro ve aidat süreçlerini entegre eden bir yönetim yazılımı süreci hızlandırabilir. Örneğin BYönetim gibi çözümler işe giriş/çıkış, bordro, aidat ve raporlama modüllerini bir arada sunar; hızlı kayıt için: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının kıdem tazminatını kim öder?
Kıdem tazminatı, genel olarak işveren (yönetim tarafından yetkilendirilmiş kişi veya yönetim kurulu) tarafından ödenir; daire satışlarında devredilecek yükümlülükler sözleşme ve yönetim planına göre değişir, bu nedenle somut olaya göre hukuki görüş alın.
İşten ayrılan kapıcının SGK çıkışı ne zaman yapılmalı?
Çıkış bildirimi, işten ayrılış tarihine uygun olarak mümkün olan en kısa sürede SGK sistemine yapılmalıdır; gecikmeler idari cezaya neden olabilir.
Kullanılmamış yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır?
Kullanılmamış izinler işçinin yıllık hak ettiği izin günü ve ücretine göre hesaplanır; son maaşla birlikte ödenir ve bordroda açıkça gösterilmelidir.
İşten ayrılan kapıcının bordro kayıtları ne kadar süre saklanmalı?
Bordro ve iş sözleşmesine ilişkin belgeler, vergi ve iş hukuku gereği asgari saklama sürelerine göre muhafaza edilmelidir; elektronik ve fiziki kopyaların güvenli tutulması önerilir.
Yeni kapıcının SGK işe giriş bildirimi nasıl yapılır?
Yeni personel işe başlamadan önce işe giriş bildirimi e-bildirge/SGK sistemi üzerinden yapılmalıdır; işe başlama tarihi doğru girilmeli ve sigorta primleri düzenli takibe alınmalıdır.
