Sabah 06:30’da asansör anahtarını teslim alan, akşam 22:30’da güvenliği devreden kapıcı düşünün: yönetim kurulu ‘görev tanımında esneklik var’ diyor ama mahsuba gelecek fazla mesai faturası her ay bütçeyi zorluyor. Bu rehber, kapıcıların yasal çalışma süresi, dinlenme hakları ve fazla mesai uygulamasını; apartman yöneticisinin bordro ve aidat kayıtlarındaki doğru uygulamaları 2026 itibarıyla somut örneklerle anlatır.
Kapıcı çalışma saatinin hukuki zemini
Kapıcılar sigortalı hizmet erbabı olduğundan uygulama esas olarak İş Kanunu hükümlerine tabidir. 4857 sayılı İş Kanunu’nda günlük ve haftalık azami çalışma süreleri, fazla mesai ve dinlenme süreleri düzenlenir. Bunun yanında kapıcı sözleşmesi ve toplu kararlar işin niteliğine göre şartları belirler.
Normal çalışma süresi ve zorunlu dinlenme
4857 sayılı İş Kanunu’na göre haftalık çalışma süresi genel olarak 45 saattir; bu, günlük olarak düzenlenebilir. Kapıcı için uygulamada sık kullanılan modeller:
- Günlük 8 saat, haftada 5 gün (toplam 40 saat) — fazla zaman nöbet/ek ödeme ile karşılanır.
- Haftalık 45 saate kadar serbest kullanım — fazla mesai hesaplaması yapılır.
- Nöbet usulü: hafta içi ve hafta sonu dönüşümlü nöbetler, bu durumda fazla mesai ve dinlenme süreleri ayrı değerlendirilir.
Kapıcının aralıklı çalışma (gün içinde mola-çıkış-giriş) durumlarında dinlenme sürelerine dikkat edilmelidir; dinlenme süreleri İş Kanunu kapsamında korunur.
Fazla mesai hesaplama: kurum bütçesine etkisi ve örnek
Fazla mesai, onaylı fazla çalışma süresi için brüt ücretin saatlik karşılığı üzerinden %50 zamlı (normal çalışma günlerinde) ödenir; genel tatiller ve hafta tatillerinde ise farklı zam oranları uygulanabilir. (Özel durumlarda iş sözleşmesinde farklı düzenleme varsa İş Kanunu emredici kurallar uygulanır.)
Örnek hesap (2026):
- Kapıcı aylık brüt: 40.000 TL. Aylık çalışılan normal saat: 225 saat (örnek). Saatlik brüt = 40.000 / 225 = 177,78 TL.
- Bir ayda 10 saat fazla mesai var. Saatlik fazla mesai = 177,78 x 1,5 = 266,67 TL. Toplam fazla mesai ödemesi = 2.666,70 TL.
- İşveren SGK işveren payı ve gelir vergisi ile birlikte işveren maliyeti artar — bordroda brüt üzerinden hesaplanır; fazla mesai ödemesi de brüte dahildir.
Bu tür ek maliyetler aylık işletme giderine yansıtıldığında aidata eklenmesi veya yönetim rezervinden karşılanması genel kurul kararına ve bütçe planına bağlıdır.
| Maliyet kalemi | Etki |
|---|---|
| Fazla mesai ödemesi (brüt) | ✅ Doğrudan bordroya yansır |
| SGK işveren payı | ✅ İşveren maliyetini yükseltir |
| Gelir vergisi stopajı | ✅ Bordrodan kesilir, net ödeme azalır |
Yıllık izin, hafta tatili ve genel tatiller: kapıcı hakları
Kapıcıların yıllık izin süresi, işe başlama tarihine ve hizmet süresine göre İş Kanunu’na uygun olarak hesaplanır. Yıllık izin kullanımı, yönetici ile çalışan arasında planlanmalı; ücretli izin süreleri bordroda gösterilmelidir.
Hafta tatili ve genel tatillerde çalıştırma özel düzenlemelere tabidir; bu günlerde çalıştırılanlar için ek ücret ödenmesi gerekir. Apartman yönetiminin iş yükünü azaltmak için nöbet takvimi hazırlaması işin hukuken ve mali olarak şeffaf yürütülmesini sağlar.
Bordro kaydı ve aidata muhasebeleştirme: pratik örnekler
Apartman bütçesinde kapıcı maliyetleri genellikle "personel giderleri" altında takip edilir. Kıdem, ihbar ve fazla mesai gibi yükümlülükler uygun şekilde karşılanmalı ve yılsonu hesaplarında doğru sınıflandırılmalıdır.
- Kurum bordrosunda brüt ücret, SGK işçi/işveren payları, gelir vergisi stopajı, fazla mesai, yıllık izin ücreti ayrı kalemler olarak gösterilir.
- Aidatlara yansıtma: Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde (634 sayılı Kanun) ortak gider olarak gösterilecekse genel kurul tarafından kabul edilen bütçe oranında aidata dahil edilir (KMK uyarınca giderlerin paylaşımı esas alınır).
- Örnek muhasebe kaydı (kısaltılmış): Personel brütü ve SGK işveren payı gider kaydı; net ödemeler kasa/banka çıkışı; fazla mesai ayrı hesabı takip edilir.
Bu süreçleri şeffaf ve dijital yönetmek isterseniz, BYönetim gibi bir araçla (https://byonetim.com.tr/create-building-step-1) bordro, aidat ve ek ödemeleri entegre kaydedebilirsiniz; böylece bordro kayıtları, aidat tahakkuku ve raporları tek merkezden yönetilir.
Kapıcıya yeni işe giriş ve bordro yapılırken sık görülen hatalar
Sık yapılan hatalar yöneticiyi mali ve cezai risklere sokabilir. Öne çıkanlar:
- SGK işe giriş bildirgesinin yanlış prim gün sayısı ile verilmesi.
- Fazla mesai ve izin ödemelerinin bordroya eksik yansıtılması.
- Hafta tatili ve genel tatil ücretlerinin yanlış hesaplanması.
İşçi ile yazılı iş sözleşmesi yapılması ve bordronun eksiksiz tutulması bu riskleri azaltır. Özel durumlarda bir insan kaynakları uzmanına veya mali müşavire danışılması tavsiye edilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı haftada kaç saat çalıştırılabilir?
Genel kural İş Kanunu’na göre haftalık azami 45 saattir; taraflar farklı bir düzenleme belirleyebilir ama İş Kanunu’nun emredici hükümlerine aykırı düzenleme geçersiz olur.
Fazla mesai nasıl hesaplanır?
Fazla mesai saatlik brüt ücretin %50 zamlı ödenmesi şeklindedir; hafta tatili ve genel tatillerde uygulanan zamlar farklı olabilir. Bordroda brüt gösterilip SGK ve vergi kesintileri yapılır.
Kapıcı yıllık izin hakkı nasıl hesaplanır?
İşe başlama tarihine ve işyerindeki kıdeme göre İş Kanunu’nda belirtilen yıllık izin süreleri uygulanır; ücretli izinler bordroya yansıtılmalıdır.
Kapıcıya yapılan ayni yardımlar (yakacak, yiyecek) nasıl kayıt edilir?
Ayni yardımların değeri bordroda gösterilmeli veya yönetim defterinde ayrı gider kalemi olarak kayıtlı olmalıdır; aidata yansıtma genel kurul kararına göre yapılır.
Fazla mesai ödemeleri aidata nasıl yansıtılır?
Fazla mesai gibi ek personel giderleri yönetim bütçesinin bir parçası olarak genel kurul kararı ve bütçe ilkelerine göre aidata dahil edilir; hesaplama ve şeffaf kayıt önemlidir.
