Bir apartman yöneticisisiniz; kapıcı üç hafta sonra istifa ettiğini söylüyor ve kalan yıllık izinlerini işten ayrılmadan önce kullanmak istediğini bildiriyor. Ne yapacağınızı bilmiyorsunuz: İzin onaylanırsa aidata nasıl yansır, izin ücreti bordroya nasıl yansıtılır, yoksa karşılık mı ödenir? Bu rehber adım adım yönetici için pratik ve yasal bilgileri içerir.
Kapıcının yıllık izin hakkı ve işverenin temel yükümlüğü
İş Kanunu uyarınca çalışanların yıllık ücretli izin hakkı vardır; süreler hizmet yılına göre belirlenir. Kapıcı, apartman veya site tarafından çalışan sayılmaktadır; işveren sıfatı ise yönetim organı ya da görevlendirilmiş yönetici tarafından yerine getirilir. İzin hakkı kullandırılmalı veya izin süresi için ücret ödenmelidir. Somut hukuki işlem için ilgili mevzuata ve gerektiğinde iş hukuku uzmanına danışın.
İzin talebi nasıl değerlendirilir? Yönetici adımları
Yönetici olarak izni değerlendirirken takip etmeniz gereken sırayı özetleyen pratik adımlar:
- Kapıcının yazılı izin talebini isteyin ve tarihleri netleştirin.
- İşin sürekliliği açısından boş kalma riski varsa geçici personel veya vekil planlayın.
- Genel kurul veya site yönetim kurulu onayı gerekip gerekmediğini yönetim planı ve iç kararlara göre kontrol edin.
- İzin kullanımı yerine ücret karşılığı ödeme (izin ücretinin paraya çevrilmesi) gerekiyorsa bordro kaydını ve muhasebeyi hazırlayın.
Yıllık izin süresi ve ücret hesaplama: pratik örnek
Kapıcının yıllık izin süresi İş Kanunu kurallarına ve hizmet süresine göre belirlenir (örneğin 1-5 yıl arası 14 iş günü). Ücret hesaplamasında bruto-günlük ücret, prim ve süreklilik arz eden ödemeler dikkate alınır.
- Günlük ücret = aylık brüt ücret / aylık hesaplama gün sayısı (örnek hesap yöntemi bordroda netleştirilir).
- İzin süresi boyunca ödenecek ücret = günlük ücret x izin gün sayısı.
- İzin ücreti bordroya işlenir; SGK ve vergi kesintileri normal bordro prosedürüne tabidir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| İzin kullandırıldı | ✅ Bordroda normal ücret ödenir, SGK bildirimi aynıdır. |
| İzin paraya dönüşür (alışılmış uygulama değil) | ✅ İşin ve tarafların anlaşması gerekir; kıdem tazminatı hesaplamasında etkisi olabilir. |
Kıdem/ihbar, istifa ve izin ilişkisi: yönetici nelere dikkat etmeli?
Kapıcı istifa ediyor veya iş sözleşmesi sona eriyorsa kullanılmamış izinlerin paraya çevrilmesi gerekir; bu tutar kıdem tazminatı hesabına dahil edilecek ücret unsurlarıyla birlikte değerlendirilir. Tapu devri, daire satışı gibi somut olaylarda kıdem sorumluluğu ve ödemelerin kim tarafından karşılanacağı değişebilir; Kat Mülkiyeti Kanunu değil, İş Kanunu çerçevesinde işçi-işveren ilişkisinin sonuçları değerlendirilir.
Aidata, bütçeye ve muhasebeye yansıtma: KMK 20 bağlamı
Kapıcı giderleri (ücret, SGK, tazminat) ortak gider niteliğindedir ve Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında ortak giderler arasında değerlendirilir. KMK 20 uyarınca ortak giderlerin kim tarafından ve nasıl karşılanacağı yönetim planına ve genel kurul kararlarına göre belirlenir; yönetici bu giderleri işletme hesabına kaydetmelidir.
Pratik uygulama:
- Kayıt: İzin ödemeleri bordroya işlenip kasa/banka çıktısına bağlanır.
- Aidata yansıtma: Genel giderler hesabında kapıcı personel maliyetleri altında gösterilir; genel kurul kararlarıyla onaylı bütçe içinde yer alır.
- Raporlama: Gelir-gider raporunda izin devri/ödemesi ayrı satırda gösterilmelidir.
İdari ve belgeleme yükümlülükleri: SGK, bordro, yazılı talep
Kapıcı izni sürecinde dikkat edilmesi gereken idari kayıtlar:
- Yazılı izin talebi ve yönetici onayı belgelensin.
- Bordro düzenlemesi: izin süresi ücret olarak ödendiyse bordroda gösterin; SGK bildirgilerine etkisi için muhasebecinizle kontrol edin.
- Geçici personel istihdamı gerekirse kısa süreli işçi bildirgeleri ve sözleşmeleri doğru yapılmalı.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, personel-bordro kayıtları, izin takibi ve aidat muhasebesini tek bir platformda tutmak işi kolaylaştırır; süreçleri hızlı başlatmak için BYönetim'in ücretsiz deneme kayıt sayfasını kullanabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı istifa etti, kullanılmamış yıllık izinleri için ödeme nasıl yapılır?
Net cevap: Kullanılmamış izinler paraya çevrilir ve işten ayrılma bordrosunda ödenir; SGK ve vergi kesintileri uygulanır.
Yönetici izin talebini reddederse sorun çıkar mı?
Net cevap: İşin gereği ve objektif sebepler yoksa keyfi reddetme işçi-işveren ihtilafına yol açabilir; alternatif düzenleme (vekil) planlanmalı ve belgelenmelidir.
İzin süresi boyunca kapsayan ek ödemeler (yakacak, prim) nasıl hesaplanır?
Net cevap: Sürekli nitelikteki ödemeler izin ücreti hesaplamasına dahil edilir; bordroda detaylandırılmalıdır.
İzin kullanılmazsa kıdem tazminatına etkisi nedir?
Net cevap: Kalan izin ücretleri işten ayrılmada kıdem hesabında dikkate alınır ve ödenir; kıdemin diğer unsurlarıyla birlikte değerlendirilir.
İzin talebi genel kurul onayı gerektirir mi?
Net cevap: Genelde hayır; günlük personel yönetimi yöneticinin/yönetim kurulunun yetkisindedir; ancak bütçe ve ek maliyetler söz konusuysa genel kurul bilgilendirilmeli veya onayı alınmalıdır.
