Hafta sonu apartman kapıcınız istifa etti; son maaş ödenmiş ama bordro dosyasında eksik belgeler, SGK dökümü yarım ve kıdem tazminatı hesabı belirsiz. Yeni yönetici olarak bu eksiklerin ileride malikler arasında hukuki veya vergi ihtilafı yaratmaması için ne yapılacağını bilmiyorsunuz.
1) Öncelikle mevcut dosyayı eksiksiz envanterleyin
Kapıcının işten ayrılmasından sonra elinizdeki kayıtların tam listesini çıkarın: iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, aylık bordro dökümleri, SGK hizmet dökümü, ücret ödeme makbuzları, izin kullandırma kayıtları ve varsa fazla mesai hesapları.
2) SGK hizmet ve işe-çıkış bildirgelerini kontrol edin
İşveren (yönetim) SGK'ya işten çıkış bildirgesini süresi içinde vermekle yükümlüdür. Hizmet dökümü ile bordro kayıtlarının örtüştüğünden emin olun; aylar arası prim borcu veya eksik bildirim varsa netleştirin.
Kısa not:
- İşe giriş bildirgesi varsa tarihleri kesinleştirin.
- Eksik prim görünüyorsa SGK bildirge dönemlerini ve varsa borç/teşvik durumunu inceleyin.
3) Son maaş, yıllık izin ücreti ve kıdem tazminatı hesaplarını belgeleyin
Kapıcının haklarının doğru ödenmesi hem işçi hakkı hem de yönetimin hukuki korunması içindir. Aşağıdaki öğeleri net bir şekilde hesaplayıp belgeleyin:
- Son maaş ve çalışılan ay gün hesabı
- Kullanılmamış yıllık izin ücreti (hesaplama için aylık brüt süre ve kıst süreler)
- Kıdem tazminatı: kıdem süresi × son ücret üzerinden hesaplama (aylık brüt üzerinden yapılır)
4) Kıdem tazminatı sorumluluğu — kimde kaldığını tespit edin
Kural olarak kıdem tazminatı işverenin (yönetim/kat malikleri kurulu veya yöneticinin yetki devri varsa atanmış tüzel yapı) yükümlülüğüdür. Ancak daire satışı veya yönetim değişimi sırasında, taraflar arasındaki anlaşmalar ve geçmiş uygulamalar ödeme sorumluluğunu etkileyebilir.
Hukuki dayanak ve uygulama notu:
- İlgili iş hukukuna ilişkin düzenlemeler işçi-işveren ilişkisini belirler; kat mülkiyeti özelinde sözleşme veya yönetim kurulu kararları değerlendirilir.
- Taraflar arası ihtilaflarda somut durum değişir; gerektiğinde iş hukuku uzmanına danışılmalıdır.
5) Vergi ve SGK raporlamasını kapatın; eksikleri düzeltin
Bordro kayıtlarındaki hata ve eksiklikler vergi incelemesi veya SGK iddiaları doğurabilir. İşten ayrılma dönemi için muhtasar, prim ve bordro kayıtlarının kapatıldığını muhakkak belgeleyin. Gerekirse geçmişe dönük SGK/SGK prim bildirim düzeltmeleri yapılabilir.
6) Devir tutanağı ve malikler kuruluna rapor sunun
Yönetici olarak tüm hesapları (ödeme makbuzları, SGK dökümleri, kıdem hesabı ve varsa yapılan ödemeler) içeren kısa bir devir tutanağı hazırlayın. Bu tutanağı bir sonraki kat malikleri kurulu gündemine alın ve karar defterine kaydedin.
7) Bordro kayıtlarının dijital arşivlenmesi ve sonraki yöneticilere devri
Kağıt dosyalar yetersiz kalır; bordro, ödeme ve SGK dökümlerini PDF/elektronik ortamda tarihli olarak saklayın. Bu süreçleri dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi apartman/site yönetim sistemleriyle (ör. bordro ve ödeme modülleri, kayıt taşımaya uygun süreçlerle) kayıtlarınızı düzenleyip devredebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Kayıt Türü | Hemen Yapılacak |
|---|---|
| İşe giriş/çıkış bildirgesi | ✅ Kontrol ve SGK uyumu sağlanacak |
| Bordro ve ödeme makbuzları | ✅ Tüm dönemler PDF'e aktarılacak |
| Kıdem ve izin hesapları | ✅ Hesaplanıp tutanakla belgelenecek |
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının kıdem tazminatı ödemesini yönetim mi yapar?
Net cevap. Genel kural olarak işveren (yönetim) kıdem tazminatından sorumludur; konut yönetiminde uygulama sözleşme ve kararlarla değişebilir ve kesin durum için uzman görüşü alınmalıdır.
Eksik bordro nedeniyle SGK cezası gelir mi?
Net cevap. Eksik veya yanlış bildirim SGK idari işleme ve ceza riski doğurabilir; hatalı dönemlerin düzeltilmesi ve gerektiğinde primlerin tamamlanması önemlidir.
Kapıcıya ödenen fazla mesai nasıl belgelenmeli?
Net cevap. Fazla mesai bordrolarda ayrı kalem olarak gösterilmeli, onaylı çalışma saatleri ve banka ödeme kayıtlarıyla desteklenmelidir.
Daire satışıyla önceki yönetimin ödemediği kıdem kime yüklenir?
Net cevap. Satış tek başına kıdem borcunu ortadan kaldırmaz; ödeme yükümlülüğü işverende kalır ancak somut duruma göre muvazaa, devir sözleşmesi veya malikler arası anlaşmalar etkili olabilir; hukuki inceleme gerekir.
Bordro kayıtlarını dijitale taşırken nelere dikkat etmeliyim?
Net cevap. Tüm belgelerin tarihli, imzalı ve PDF/ekstrem olarak saklanması; erişim kontrolü; SGK/maliyeye karşılık gelen orijinallerin muhafazası ve olası düzeltme kayıtlarının takip edilmesi gerekir.
