Hafta sonu genel kurul sonrası yönetici olarak telefon çalıyor: “Kapıcı yıllık izne ayrılacak, yerine geçici çalıştırırsak ücretler nasıl hesaplanır, aidata nasıl yansıtırız?” Apartman yöneticilerinin sık karşılaştığı bu durum, hem iş hukuku hem de Kat Mülkiyeti uygulamaları açısından doğru adımlar gerektirir.
Kapıcının yıllık izin hakkı ve işverenin yükümlülüğü (temel prensip)
Konutlarda çalışan kapıcılar bakımından iş ilişkisinin esasları İş Kanunu kapsamındadır. Kapıcı iş sözleşmesi varsa veya fiilen çalıştırılıyorsa, yıllık ücretli izin hakkı ve ücreti İş Kanunu hükümlerine göre hesaplanır. Yönetim (kat malikleri kurulu veya yönetici) işveren sıfatındadır; dolayısıyla çalışan kapıcının izin ücretini ödemek, SGK ve vergi yükümlülüklerini yerine getirmek yöneticinin sorumluluğundadır.
Yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır? (adım adım)
Yıllık izin ücreti, çalışanın günlük/aylık brüt ücreti üzerinden hesaplanır. Temel hesap mantığı:
- Brüt aylık ücret belirlenir (sözleşme veya bordro).
- Aylık ücret 30.0 güne bölünerek günlük brüt ücret bulunur.
- Kullanılacak izin gün sayısı (iznin kaç gün kullanılacağı) ile çarpılır.
- İlave ödemeler: izin süresince verilecek sosyal haklar (yakacak, yemek vb.) sözleşmede veya uygulamada yer alıyorsa dahil edilir.
Basit örnek: Brüt aylık 12.000 TL olan kapıcının günlük brütü 12.000/30 = 400 TL. 10 gün izin kullanırsa izin ücreti = 4.000 TL brüt. Üzerinden SGK ve gelir vergisi kesintileri hesaplanır ve net ödeme bulunur.
SGK bildirimi, vergi ve bordro kayıtları
Yıllık izin ücreti ödemesi bordroya yansıtılmalı, SGK prim bildirimi ve vergi kesintileri yapılmalıdır. Kapıcı için aylık prim ve hizmet gün sayısı bildirimi doğru tutulmalı; izin ödemesi çalışan ücretinin bir parçası olarak değerlendirilir ve prime tabi olabilir.
Aidatlara yansıtma: hangi yöntem yasal ve uygulanabilir?
Kapıcı işveren maliyetleri (ücret, SGK, vergiler, izin, fazla mesai) kat maliklerine ortak gider olarak yansıtılabilir; bu, Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında normal bir uygulamadır. Ancak hangi yöntemin kullanılacağı önemlidir:
- Yönetim planı veya genel kurul kararı: Aidatlara hangi giderlerin ortak gider olarak ekleneceği genelde yönetim planı ve/veya genel kurul kararıyla belirlenir. Sürekli bir maliyet olan personel giderleri çoğunlukla ortak giderler kapsamındadır.
- Geçici ek yükümlülük (ör. yerine geçici yardımcının maliyeti): Eğer geçici istihdam için ek harcama gerekiyorsa bu masrafın aidata yansıtılması için genel kurul kararı veya acil durumlarda yönetici tarafından harcama yapılması gerekebilir. Acil onarım kuralı gibi olağanüstü durumlara benzetilebilecek bir uygulama varsa, maliyetin sonradan genel kurula sunulması uygundur.
Pratik uygulama: yıllık izin ödemesi normal personele ilişkin aylık maliyetin parçası olduğundan, yönetim bu gideri aylık işletme giderlerine ekler. Ancak geçici istihdam nedeniyle ortaya çıkan ek ücretler (ör. iki çalışan aynı ayda ödeme talep ediyorsa) için ayrıntılı belge ve genel kurul onayı tavsiye edilir.
Belgeler, hesaplama örneği ve genel kurul bildirimi
Yönetimin kayıt tutması gereken belgeler:
- İş sözleşmesi veya hizmet kayıtları
- Bordro, SGK prim belgeleri ve banka ödeme dekontları
- Kullanılan izin günlerinin yazılı talebi/onayı
- Geçici istihdam varsa sözleşme ve ödemeler
Örnek: 20 daireli apartmanda aylık net maliyet+yükümlülükler toplamı 20.000 TL olan kapıcının yıllık izin ücreti (bir aylık brüt + SGK) 24.000 TL olsun. Bu tutar apartmanın yıllık ortak gider bütçesine dağıtılır; daire başına yıllık pay = 24.000 / 20 = 1.200 TL. Yönetim bu hesaplamayı genel kurul toplantısında gider kalemleri içinde gösterip onaya sunmalıdır.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Yıllık izin ücreti (normal) | ✅ Ortak gider olarak bütçeye dahil edilebilir |
| Geçici çalıştırma nedeniyle ek ödeme | ✅ Belge ve gerekirse genel kurul onayı ile aidata yansıtılmalı |
Uygulamayı kolaylaştıracak dijital adımlar
Bu süreçte doğru kayıt tutmak, bordro ve aidat dağılımını net hesaplamak önemlidir. Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi site ve apartman yönetim yazılımları bordro, personel maliyetleri, aidat dağılımı ve raporlama modülleriyle işleri kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/. Dijital kayıtlar denetim ve genel kurul sunumunda güven sağlar.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının izin ücreti bordroya nasıl yansıtılır?
İzin ücreti, aylık bordroda ücret kalemi olarak gösterilir; SGK ve vergi kesintileri bordro üzerinden hesaplanıp bildirilir.
Geçici çalışan için ödenen ücret aidata yansıtılabilir mi?
Evet; geçici çalıştırmanın neden olduğu ek maliyetler, belgelenip genelde genel kurul onayıyla ortak giderlere eklenebilir. Acil durumlarda yönetici harcama yapıp sonrasında genel kurula bilgi sunabilir.
İzin ücreti ödenmezse çalışan ne hak talep edebilir?
İş Kanunu ve bordro kayıtları çerçevesinde çalışanın ücret, izin ve kıdem alacakları doğabilir; somut durumlara göre değişir, hukuki çözüm için iş hukukunda uzmanına başvurun.
Yönetim planında kapıcı giderleri açıkça yazmalı mı?
Yönetim planında personel giderlerinin nasıl paylaşılacağı belirtilmişse uygulama ona göre olur; yoksa genel uygulama ve genel kurul kararları belirleyicidir.
İzin ücreti hesaplamasında hangi ek ödemeler dahil edilir?
Sözleşmede veya işyeri uygulamasında sağlanan yakacak, yemek yardımı, prim gibi ödemeler izin ücretine dahil edilebilir; bordro uzmanı veya muhasebeciyle netleştirin.
Kaynaklar ve ilgili mevzuat:
İş Kanunu hükümleri (izne ilişkin düzenlemeler), ilgili SGK mevzuatı ve Kat Mülkiyeti uygulamalarında genel giderlerin paylaşımı hakkında uygulamalar dikkate alınmalıdır. Somut uygulamalarda kayıt ve bordro uyumu için muhasebeci veya iş hukuku avukatına danışın.
