Siz yöneticisiniz; aralık ayı genel kurulunda kapıcıya yakacak ve yıl sonu ikramiyesi ödenmesine karar verildi. Aidat dönemleri dolayısıyla malikler ödeme yapmış, işletme kasasında para sınırlı. Şimdi yöneticilik defterine, aidat tahakkukuna ve hesap planına doğru kayıt nasıl geçecek, kimlerin onayı gerekli, ortak gider mi yoksa ilave gelir mi sorularına cevap arıyorsunuz.
Özet: Kapıcıya yapılan ek ödemelerin hukuki çerçevesi
Kapıcı ücretine ilişkin düzenlemeler esas olarak iş hukuku ve sözleşme hükümlerine tabidir; ancak apartman/site yönetimi açısından bu ödemelerin aidata yansıtılması Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) ile yönetim planı ve genel kurul kararına göre belirlenir. KMK’da açık madde numarası yazmayı gerektiren somut hüküm yoksa, uygulama KMK ilkeleri, genel kurul yetkisi ve işletme giderlerinin paylaşımı esaslarına dayanır.
Genel ilke: Kim karar verir, hangi ödemeler ortak giderdir?
Temel kural: Ortak giderler genel kurulca belirlenir veya yönetim planında öngörülür. Kapıcı ücretinin asıl kısmı genellikle işletme gideri kapsamında ortak gider sayılır; fakat yakacak, yakacak bedeli, yılsonu ikramiyesi gibi ilave ödemelerin aidata yansıtılması için açık bir genel kurul kararı veya yönetim planı hükmü olması gerekir.
- Genel kurul onayı varsa: Aidata yansıtılabilir.
- Yönetim planı açık değilse: Uygulama ihtilaf çıkarabilir; yazılı karar veya çözüm için avukat görüşü alınması tavsiye edilir.
Hangi ödemeler işveren (apartman/site) sorumluluğundadır, hangisi kişisel gider sayılır?
İş hukuku açısından kapıcının iş sözleşmesi kapsamındaki her türlü ücret, ikramiye, yakacak yardımı işveren sorumluluğundadır. Ancak bu sorumluluğun apartman/site tarafından üstlenilmesi (ve dolayısıyla aidata yansıtılması) ayrı karardır.
- İş sözleşmesinde açık hüküm varsa: Ödeme işverence yapılır; yönetim genel kurula bildirim yapar.
- Sözleşmede hüküm yoksa: Genel kurul kararıyla topluca ödeme kararı alınmalı.
- Karar yoksa ve yönetici ödedi: Daha sonra genel kurulda onay alınmalı; aksi halde sorumluluk tartışılır.
Muhasebe ve aidat tahakkukunda uygulama adımları (adım adım)
Örnek süreç: Aralık ayında 10.000 TL ikramiye ödenmesine karar verildi. Sitelerde pratik kayıt ve tahakkuk şöyle yapılır:
- Genel kurul kararı veya yönetim kurulu tutanağı düzenleyin; ödenecek toplam tutarı, sıra ve ödeme tarihlerini yazın.
- Ödemeyi gerçekleştirdiğinizde kasa/banka çıkışı ve bordro kaydı oluşturun (SGK ve vergi yükümlülüklerini unutmayın).
- Toplam tutarı aidata dağıtmak için tahakkuk oluşturun: Arsa payına göre veya oy/daire eşitliği kararına göre dağıtın.
- Aidat tahakkuk fişine ‘‘Kapıcı ikramiyesi (Genel Kurul kararı tarih/numarası)’’ açıklaması yazılmalı.
- Yıllık hesap cetvelinde ve hesap planında bu giderin ayrı bir kalem olarak takip edilmesi denetimi kolaylaştırır.
| Aksiyon | Örnek kayıt |
|---|---|
| Genel kurul kararı | ✅ Karar tarihi ve toplam tutar belirtilmiş |
| Ödeme | ✅ Bordro ve banka/kasa çıkışı |
SGK, vergi ve iş hukuku yükümlülükleri
Kapıcıya yapılan her tür ek ödeme için işveren SGK bildirimi, bordrolama ve vergi (gelir vergisi stopajı) yükümlülüklerini yerine getirmelidir. Ayrıca tazminat hesabı yapılırken ikramiye ve düzenli ödemeler/kıdem tazminatı unsuru olup olmadığı kontrol edilmelidir; somut sonuçlar iş sözleşmesine ve ödeme düzeninin niteliğine göre değişir. Bu konular iş hukuku kapsamında olup, somut durumunuza göre bir iş hukuku uzmanına danışılması önerilir.
Kayıt örneği: Aidata dağıtım hesaplama (basit örnek)
Toplam ikramiye: 12.000 TL. Site 60 daireli, arsa payına göre dağıtılacak. Her dairenin arsa payı farklıysa her paya düşen miktar hesaplanır. Basit eşit dağılım örneği:
- Kişi başı düşen: 12.000 / 60 = 200 TL
- Aidat tahakkuk açıklaması: "2026-12 Kapıcı Yılsonu İkramiyesi — GK kararı 01.12.2026"
Bu tahakkuku otomatik oluşturmak, bildirimi hızlandırmak ve daire bazlı belge düzeni için bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim’in ücretsiz deneme adımıyla başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
İhtilaf ve itiraz halinde izlenecek pratik yol
Bir malik aidat kaleminin kanunsuz olduğunu iddia ederse öncelikle itiraz yazılı alınmalı ve bir sonraki genel kurul gündemine taşınmalıdır. Genel kurul kararı alınmadan tahsil edilen kalemler hakkında malikin rızası yoksa hukuki uyuşmazlık çıkabilir. Bu tür ihtilaflarda uygulama somut olaya bağlı olduğundan hukuki danışmanlık almalısınız.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcıya verilen yılda bir kez ödenen ikramiye aidata nasıl yansır?
Genel kurul kararı veya yönetim planı dayanağıyla toplam tutar aidata dağıtılır; karar yoksa itiraz riski vardır.
Yakacak yardımı işçiye veriliyorsa SGK ve vergiye tabi midir?
Evet; işverenin yaptığı nakdi ya da ayni yardımlar bordroya ve SGK/stopaja tabi olabilir. Detay iş sözleşmesi ve ödeme biçimine bağlıdır.
Yönetici tek başına kapıcıya ek ödeme yapıp sonra genel kurula yazarsa işler düzelir mi?
Yapılan ödeme sonrası genel kurul onayı alınması pratikte mümkündür, ancak malikler itiraz edebilir; en sağlıklısı ödeme öncesi kurul kararı almaktır.
Kapıcıya ödenen ek ödeme aidata eşit mi yoksa arsa payına göre mi dağıtılmalı?
Bu, genel kurulun veya yönetim planının tercihine bağlıdır. Arsa payına göre dağıtım işletme projelerinde yaygındır; aksi kararlaştırlmadıysa genel kurul belirler.
Kapıcı işten ayrılırsa bu ek ödemeler kıdem tazminatına etki eder mi?
Bazı ek ödemeler sürekli nitelikteyse kıdem tazminatı hesabında dikkate alınabilir; ödeme düzeninin niteliğine göre değiştiğinden iş hukuku uzmanına danışılması önerilir.
