Genel kurul aidat tutarını ve tahsil usulünü belirlemiş, tarafınıza aylık aidat bildirimi göndermişsiniz; birkaç ay sonra o dairedeki kiracıya ait depozito hesabından veya taşınma sırasında çıkan kira iadesinden yönetim hesabına gelir giriyor. Yönetici bu beklenmedik geliri aidat borcuna mahsuben nasıl kaydeder, malik/kiracı arasındaki durum ne olur ve hangi hukuki dayanaklara dikkat etmek gerekir? Aşağıdaki senaryo bu sorunun merkezinde: apartman hesabına giren depozitonun aidat borcuna mahsup edilmesi gerekir mi, nasıl belgelendirilir ve olası itirazlarda yönetici ne yapar?
Özet: hangi durumlarda mahsup mümkün ve kim karar verir?
İçerideki temel husus şudur: aidat, ortak giderlere ilişkin bir alacak; depozito/kira iadesi gibi gelirler ise bağımsız bölümden kaynaklanan üçüncü taraf ya da malik kaynaklı alacaklardır. Genel kural olarak, bu gelirlerin hangi hesaba kaydedileceği ve mahsubun kim tarafından yapılacağı yönetim kurulu/genel kurul kararına ve yönetim planına bağlıdır. Ancak acil durumlarda yönetici, masrafın tahsili/ödenmesi için gerekli kayıt ve bildirimleri yapmakla yükümlüdür.
1) Hukuki dayanak: KMK ve temel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) kat maliklerinin ortak giderlere katılma yükümlülüğünü düzenler. KMK kapsamında genel kurulun yetkileri ve ortak giderlerin nasıl belirleneceği yönetim planı ve işletme projesiyle bağlanır. Kiracı-malik ilişkisine dair düzenlemeler kira sözleşmesi ve Borçlar Kanunu kapsamında değerlendirilir; ancak aidatın kimin tarafından ödeneceği konusunda KMK m.20/22 gibi maddeler gereğince maliklerin sorumluluğu ön plandadır.
2) Muhasebe ve tahsilat prensipleri — gelir kaydı ve mahsup süreci
Yönetimin takip edeceği adımlar muhasebe açıdan nettir:
- Gelen tutar (depozito iadesi, kira iadesi, kira depozitosundan kaynaklı kesinti vb.) önce yönetim hesabına gelir olarak kaydedilir; gelir türü ve kaynağı açıkça belgelenmelidir.
- Gelirin kaynağı (ör. kiracı X tarafından yatırılmış depozito iadesi) belgelendiğinde, yönetim genel kurul veya yönetim planı yetkilerine göre bu geliri ya genel bütçeye aktarır ya da belirlenen kurala göre belli bir bağımsız bölüme mahsup eder.
- Eğer genel kurul veya yönetim planı mahsup yetkisini netleştirmişse — örneğin “kiracıdan gelen depozito iadelerini borçlu dairenin aidat borcuna mahsup etme” kararı — yönetici doğrudan mahsup yapabilir.
3) Uygulama adımları (pratik sıra)
- Gelen paranın kaynağını belgeleyin: banka dekontu, kira sözleşmesi eki ödeme izi, depozito sözleşmesi veya iade bildirimini alın.
- Genel kurul kararını ve/veya yönetim planını kontrol edin: mahsup yetkisi tanımlı mı?
- Mahsup yetkisi yoksa yönetim kurulu kararı alın veya olağanüstü genel kurul gündemine taşıyın.
- Mahsup işlemini muhasebe kaydıyla gerçekleştirin; aidat borcunu ve mahsup sonrası bakiye/eksik tutarı açıkça gösteren makbuz düzenleyin.
- Malik/kiracıya yazılı bildirim gönderin; itiraz ihtimaline karşı delilleri saklayın.
4) Hangi durumlarda mahsup yapılmamalıdır?
Aşağıdaki hallerde doğrudan mahsup önerilmez:
- Gelirin kaynağı belirsizse veya gelen para üçüncü şahıs tarafından, örneğin borçluya ait olmayan bir hesaptan gönderilmişse.
- Kira sözleşmesinde açıkça depozitonun başka amaçla (ör. hasar tespiti) tutulacağı belirtilmiş ve henüz hesaplaşma yapılmamışsa.
- Mahsup, malik-kiracı arasında ayrıca ihtiyati tedbir/ihlal iddiası doğuracak hukuki bir uyuşmazlığa neden oluyorsa.
5) Delil, bildirim ve itiraz süreçleri
Mahsup sonrası olası itirazlar için en önemli savunma unsurları: banka dekontu, genel kurul/yonetim kurulu kararı, düzenlenen mahsup makbuzu ve gönderilen yazılı bildirimlerdir. Yönetici, bu belgeleri düzenli olarak karar defterine ve muhasebe dosyasına eklemelidir. İtiraz hâlinde süreç, somut olaya göre değişir; gerektiğinde malik veya kiracıya hukuki danışmanlık önerilmelidir.
6) Dijitalleştirirken dikkat edilecekler — pratik öneriler
Bu süreci şeffaf, hızlı ve izlenebilir kılmak için dijital araçlar büyük kolaylık sağlar. Örneğin tahsilatın, dekontların, makbuzların ve kurul kararlarının tek bir sistemde saklanması hem hesap verebilirliği artırır hem de itirazlarda süreci hızlandırır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site ve apartman yönetim yazılımları, aidat tahakkuku, belge saklama ve online bildirim modülleriyle işinizi kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
| Durum | Önerilen işlem |
|---|---|
| Depozito iadesi yönetim hesabına girdi, kaynak belgelendi | ✅ Mahsup kararı ve makbuz ile aidata mahsup |
| Kaynak belirsiz | ❌ Mahsup yapmayın; kaynağı araştırın ve genel kurul kararına taşıyın |
Sıkça Sorulan Sorular
Depozito doğrudan aidata mahsup edilebilir mi?
Genel olarak doğrudan mahsup için gelirin kaynağı ve yönetim planı/genel kurul yetkileri gereklidir; belgelendirme yoksa doğrudan mahsup yapılmamalıdır.
Mahsup yapmak için genel kurul kararı şart mı?
Her durumda değil; yönetim planı veya daha önce verilmiş yönetim kurulu yetkisi varsa yönetici belirlenen kurala göre mahsup yapabilir. Yetki yoksa genel kurul veya yönetim kurulu kararı gerekir.
Kiracı yerine malik itiraz ederse ne olur?
Mahsup malik ile kiracı arasındaki ilişkiyi etkilemez; malik itiraz ediyorsa taraflar arasındaki hukuki sorumluluk kira sözleşmesi ve Borçlar Kanunu çerçevesinde değerlendirilir.
Mahsup yapıldıktan sonra belgelemeyi nasıl saklamalıyım?
Banka dekontu, gelen yazışma, genel kurul/kurul kararı ve düzenlenen mahsup makbuzunu yönetim dosyasında ve muhasebe kayıtlarında saklayın; dijital yedek de alın.
Mahsup sonrası bakiye oluşursa ne yapılır?
Bakiye pozitifse genel kurula/işletme projesine uygun şekilde genel bütçeye aktarılır veya ilgili bağımsız bölüm/sahibe iade edilir; karar yönetim planına göre belirlenir.
