Genel kurulu yeni yapılmış küçük bir sitede yöneticisiniz; kasada önceki yönetimden kalan 10.000 TL ortak gider fazlası var ve aynı binada bir malik yıllardır aidat ödemiyor. "Bu parayı onun borcuna yazsak olmaz mı?" diye soruluyor. Bu rehber hem yönetici hem yönetim kurulu/kasa kayıtları açısından hangi durumlarda mahsup yapılabileceğini, hangi hukuki sınırlara dikkat edilmesi gerektiğini ve uygulama adımlarını somut şekilde açıklar.
Mahsup nedir, hangi kalemler arasında yapılabilir?
Mahsup, bir kişinin alacağı ile borcunun karşılıklı olarak kapatılması işlemidir. Kat Mülkiyeti mevzuatı özelinde dikkat edilmesi gereken ayrım şudur:
- Ortak gider alacakları (site/apartman kasasından maliklere düşen iade veya kapıcı dairesi kira gelirinden pay gibi) ile
- Bağımsız bölüm maliklerinin kişisel aidat/ceza/alacak borçları (aidat, gecikme faizi, ortak gider payı vb.)
İlk bakışta bunlar karşılıklı mahsup edilebilir gibi görünse de uygulamada usul ve yetki şartları vardır: genel kurul kararları, sözleşme/işletme projesi hükümleri ve muhasebe kayıtları belirleyicidir.
Hangi durumlarda mahsup yapılabilir? (Yetki ve karar gereklilikleri)
Genel kural: Ortak kasa kaynakları üzerinde harcama ve iade yetkisi genel kurulun yetkisi kapsamındadır. Bu nedenle kasadan malik ya da kiracı borcuna doğrudan mahsup yapmadan önce aşağıdaki unsurları kontrol edin:
- İşletme projesi veya kat malikleri kurulunun daha önceki kararı mahsup yetkisi veriyor mu?
- Mahsup edilecek tutar kişiye ait kesin bir alacak mı (ör. fazla aidat iadesi, depozito iadesi) ya da ortak giderden kaynaklanan bir pay mı?
- Mahsup sicili ve makbuz ile muhasebe kayıtları usulüne uygun şekilde düzenlenecek mi?
Somut örnek: Fazla aidat iadesi ile malik aidat borcunun mahsup edilmesi
Örnek senaryo: Malik A için işletme projesi gereği kasada malik A'ya iade edilmesi gereken 2.000 TL fazla aidat mevcut; aynı malik A'nın 3.500 TL aidat borcu var.
- Adım 1: Genel kurul veya yönetim kurulu kararıyla "fazla aidat iadesinin malik A'nın aidat borcuna mahsup edilmesi" yetkisi alınır. Eğer işletme projesinde açık hüküm varsa ayrıca karar gerekmez.
- Adım 2: Muhasebe kaydı: Tahakkuk ve tahsilât hesapları üzerinden mahsup işlemi belgelendirilir; hem iade alacağı hem borç kapatılır.
- Adım 3: Malike yazılı bildirim ve makbuz verilir; iletişim sağlanır.
Kiracıya ait depozito/teminat ile aidat borcunun mahsup edilmesi
Kiracının yönetime bildirilmiş depozitosu/siteye bırakılmış teminat mevcutsa, bu tutarın malik veya kiracının aidat borcuna mahsup edilmesi uygulanabilir. Ancak dikkat edilmesi gerekenler:
- Depozitonun kime ait olduğu (malik mi kiracı mı) ve hangi koşullarda iade edileceği kira sözleşmesi ile düzenlenir.
- Kiracıya ait teminatın mahsup edilebilmesi için malik ve/veya kiracıya yazılı bildirim yapılmalı; kira sözleşmesindeki hükümlere uyulmalıdır.
- İcra öncesi mahsup, kanuni süreçleri etkilemez; mahsup yapılan tutarın ispatı gereklidir.
Mahsup yaparken uyulması gereken muhasebe ve delil kuralları
Yapılacak işlemler mutlaka yazılı ve kayıtlı olmalıdır. Uygulanacak maddeler ve uygulama adımları şunlardır:
- Karar kaydı: Genel kurul kararı veya yönetim kurulunun yetki sınırı içindeki uygulamalar karar defterine işlenmelidir.
- Makbuz/fatura: Yapılan mahsup hem "alacak iadesi" hem "borç tahsilatı" şeklinde belgelenmelidir.
- Muhasebe kayıtları: Tahakkuk ve tahsilat hesaplarında mahsup işlemi detaylı açıklama ile kaydedilmelidir.
- İletişim: Malike/kiracıya yazılı bildirim ve hesap dökümü gönderilmelidir (e-posta/SMS veya noter ihtarı gerekebilir).
| Durum | Mahsup İzni |
|---|---|
| İşletme projesinde açık hüküm veya genel kurul kararı var | ✅ Mahsup yapılabilir (kayıt ve bildirim şartıyla) |
| Yetki yok, tek taraflı yönetici kararı | ❌ Riskli — genel kurul onayı veya hukuki görüş alınmalı |
Pratik adımlar: Mahsup sürecini yöneticinin güvenli şekilde yürütmesi (7 adım)
- İşletme projesini ve önceki genel kurul kararlarını kontrol et.
- Mahsup edilecek alacak/bakiyenin kaynağını belgeleyin (makbuz/rapor).
- Gerekliyse genel kuruldan veya yönetim kurulundan açık karar alın.
- Malik/kiracıya yazılı bildirimde bulun; hesap dökümü gönder.
- Muhasebe kaydını açıklama ile birlikte yap; makbuz düzenle.
- Genel kurul tutanağına ve karar defterine işlemi not et.
- İhtilaf çıkması halinde hukuki danışma alın; somut dava/icra önerisi için avukata yönlendirin.
Yazılıma dayalı kolaylaştırma: dijital kayıt ve bildirim önerisi
Mahsup işlemleri hem delil toplama hem de iletişim açısından yazılı, izlenebilir kayıt gerektirir. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz BYönetim gibi site yönetim yazılımlarıyla; tahakkuk, makbuz, bildirim (SMS/e-posta), kasa-banka kaydı ve karar defteri kayıtlarını entegre şekilde tutabilirsiniz. Hızlı kayıt için: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Ortak gider iadesini yönetici tek başına borca mahsup edebilir mi?
Genellikle hayır; işletme projesi veya genel kurul onayı yoksa tek taraflı mahsup risklidir. Yönetici yetki sınırlarını ve karar defterini kontrol etmeli.
Kiracıya ait depozito doğrudan aidat borcuna mahsup edilebilir mi?
Depozitonun kime ait olduğu ve kira sözleşmesi hükümlerine bağlıdır; malik/kiracıya yazılı bildirim yapılmadan tek taraflı mahsup tavsiye edilmez.
Mahsup yapıldıktan sonra malik itiraz ederse ne olur?
İtiraz halinde deliller (makbuz, karar, hesap dökümü) değerlendirilir; ihtilaflar mahkemede veya icra safhasında çözümlenebilir. Somut hukuki tavsiye için avukata başvurulmalıdır.
Genel kurul kararı olmadan acil durumda mahsup yapılabilir mi?
Acil durumlarda yönetim kurulunun harcama yetkisi ve kayıtlı mazaretler göz önünde bulundurulabilir; yine de işlem sonrasında genel kurula bildirim ve onay önerilir.
Mahsup işlemi muhasebe kayıtlarında nasıl görünmeli?
Tahakkuk ve tahsilat hesaplarında hem alacak iadesi hem borç kapatma şeklinde ayrı kalemlerle açıklanmalıdır; belgeler (makbuz, karar, bildirim) dosyada saklanmalıdır.
