Sabah genel kurul sonrası yönetici olarak gelir-gider defterini açtığınızda, bir malik yıllardır aidat ödemiyor; fakat aynı malikin yönetimden elektrik faturası, kapıcıya borç ve ortak alacakları da var. Bu durumda ortak gider alacağı ile maliklerin bireysel borçlarını nasıl mahsup edeceğinizi bilmek hem muhasebe hem de hukuki açıdan sıkıntıları önler.
Mahsup nedir, hangi durumlarda uygulanabilir?
Mahsup; iki tarafın birbirine olan borçlarının karşılıklı olarak yok sayılmasıdır. Apartman/site yönetiminde tipik olarak malik (veya kiracı) yönetime aidat borcu oluştururken, yönetimin malike karşı da iade veya tazminat gibi alacağı olabilir. Mahsup yapabilmek için alacakların muhatapları, mahiyeti ve zamanı bakımından birbirine uygun olması gerekir.
Hukuki çerçeve: Kat Mülkiyeti Kanunu ve genel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) gereği ortak giderlerin tahsili yönetimin görevlerindendir. KMK, aidatın kimden alınacağı, tahakkuku ve ortak giderlerin yönetimi ile ilgili hükümler içerir; spesifik mahsup hükmü bulunmasa da genel borçlar hukuku ve alacak-borç mahsup ilkeleri uygulanır. Ayrıca haksız sebeple maliklerin kişisel alacaklarını ortak bütçeden düşmek yöneticinin yetkisini aşabilir.
Dikkat: Somut uygulama ve ihtilaflarda sonuç değişebilir; kesin bir yol için avukata danışın.
Hangi alacaklar mahsup edilebilir? (Pratik liste)
Tahsilat ve mahsup uygulamasında dikkat edilen tipik kategoriler:
- Aidat (ortak gider alacağı): Yönetimin maliklere karşı en yaygın alacağıdır.
- Yönetimin malike iadesi gereken depozito, fazla tahsil edilen ücret vb. (yönetim alacağı değil, malik alacağı).
- Malikin yönetimce yaptırılan kişisel onarım, kapıcı/elektrik gibi daire içi hizmete ilişkin borçları — burada sınır vardır.
- Ceza/kusur tespiti sonucu talep edilen tazminatlar (genelde genel kurul veya bilirkişi ile belirlenmeli).
| Alacak Türü | Mahsup İmkanı |
|---|---|
| Aidat (ortak gider) | ✅ Genelde mahsup edilebilir |
| Daire içi yaptırımlar (kişisel hizmet) | Koşullara göre; açık belge ve kabul şartı gerekir |
| Genel kurul kararıyla yüklenen paylar | ✅ Karar varsa uygulanır |
Uygulama adımları: Yönetici için pratik 7 adım
- Alacak ve borçların belgelenmesi: aidat defteri, makbuzlar, fatura ve iş emri tutanaklarını hazırlayın.
- Kimlik ve sorumluluğun tespiti: malik mi, kiracı mı; KMK hükümleri açısından sorumluluk farklılık gösterir.
- Genel kurul yetkisi kontrolü: olağan durumlarda ortak gider mahsupları için genel kurul kararı gerekebilir; İşletme Projesi hükümlerine bakın.
- İhtar ve bildirim gönderimi: yazılı bildirim ile mahsup niyeti ve hesap dökümü verin (delil için e-posta/SMS/posta kaydı tutun).
- Mutabakat sağlanmazsa icra öncesi ara çözüm: kayda alınmış teklifler veya ödeme planı sunun.
- Muhasebe kaydı: mahsup yapıldıysa hem aidat alacağı hem de malik alacağının defterde kapatıldığını gösterin; makbuz düzenleyin.
- İhtilaf varsa hukuki yol: son çare icra/talep; ancak somut tavsiye için hukuk uzmanına yönlendirin.
Kayıt, makbuz ve delil: Yönetici nasıl belge tutmalı?
Mahsup fiili muhasebe belgeleriyle desteklenmelidir. Aidat makbuzu, fatura, iş emri, borç hesap cetveli ve yazılı mutabakatlar saklanmalıdır. Aidat makbuzu düzenlenmediğinde yönetimin elini zayıflatır; düzenlenmemesi durumunda sonradan itirazlar artar.
Kira, kiracı ve malik ilişkisi: Kim ne zaman sorumludur?
KMK kapsamında maliklerin ortak gider sorumluluğu öne çıkar. Kiracı ile malik arasındaki borç ilişkileri sözleşmeye bağlıdır; aidat borcu esasen malike yükümlüdür fakat kira sözleşmesinde aksine hüküm varsa kiracı da ödeyebilir. Mahsup yapmadan önce kimin asıl borçlu olduğunun tespiti önemlidir.
Örneğin, kiracı aidatı ödemiş ama malik yönetime borçluysa, yöneticinin kiracıdan mahsup talep etmesi sınırlandırılabilir; aksi halde önce malike rıza aramak gerekir.
Mahsupta yaygın hatalar ve çözüm önerileri
- Yazılı belge olmadan mahsup yapmak — belgeleyin.
- Genel kurul yetkisi olmadan önemli ortak giderleri bireysel alacakla mahsup etmek — karar alın.
- Kiracı-malik ayrımını yapmamak — önce sorumluyu tespit edin.
- Muhasebe kaydı açmamak — çift kayıt sistemiyle hem aidat hem de mahsup kayıtlarını gösterin.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, aidat ve mahsup kayıtlarını otomatik takibe alıp delil üretmeyi kolaylaştıran bir çözüm için BYönetim’in ücretsiz denemesini deneyebilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Mahsup yapmak için genel kurul kararı şart mı?
Genel kural yok; küçük, rutin mahsuplar için yönetimin belgeli onayı yeter olabilir; ancak önemli yükümlülüklerin (ör. ortak giderleri değiştiren uygulamalar) genel kurul kararıyla desteklenmesi hukuken daha güvenlidir.
Aidat borcunu kiracı ödedi, yine de malike mahsup yapılabilir mi?
Kiracı ödüyorsa yönetimin malike doğrudan mahsup yetkisi sınırlıdır; önce ödemenin niteliği ve kira sözleşmesi incelenmelidir.
Mahsup yapılınca icra takibi başlatılamaz mı?
Mahsup, iki taraf arasındaki alacakları kapatır; ancak mahsup usule uygun yapılmamışsa veya taraflar anlaşmazsa yönetim yine icra yoluna gidebilir. Somut durum hukuki değerlendirme gerektirir.
Mahsup muhasebe kaydı nasıl düzenlenir?
Her mahsup için ayrıntılı hesap dökümü yapılmalı, aidat defteri ve kasa/banka kayıtlarında hem alacak hem borç kapatıldığını gösteren belgeler saklanmalıdır.
Mahsup işlemi sırasında nelere delil tutulmalı?
Aidat makbuzları, faturalar, iş emirleri, genel kurul kararları, yazılı mutabakatlar, tebligat kayıtları ve banka dekontları muhakkak saklanmalıdır.
