Hafta sonu yönetici olarak oturduğunuzda, bir malik diğer daireye ait ortak alan kira gelirini aidattan mahsup ettiğini söyleyerek ödeme yapmıyor; Excel kayıtlarında tarih ve belge eksik; kiracı değişmiş — siz de nasıl delillendireceğinizi bilmiyorsunuz. Bu senaryo birçok yöneticinin başına geliyor: mahsubun doğru hesaplanması, geriye dönük kayıtlar ve hukuki uyum aynı anda çözülmeli.
Mahsup nedir, hangi durumlarda uygulanır?
Mahsup, bir malikin diğer bir malik veya site tarafından kendisine yönelen alacağın ortak giderlerden düşülmesidir. Örnekler:
- Ortak alan kira geliri (ör. çatı, dükkan) gelir hesabına yazıldıktan sonra belirli maliklerin aidatlarına mahsup edilmesi.
- Bir malik tarafından yapılan ortak onarım harcaması (önceden onaylıysa) aidat borcundan düşülmesi.
Kanuni çerçeve: nelere dikkat etmelisiniz?
Mahsup işlemi sırasında genel prensipler şunlardır:
- Ortak giderler ve gelirler yönetim hesabında gösterilmeli; kayıtlar belgeye dayandırılmalı (fatura, sözleşme, teslim tutanağı).
- Kat Mülkiyeti Kanunu uyarınca genel kurul kararları, yönetim planı ve işletme projesi hükümleri önceliklidir. Mahsup uygulaması yönetim planı veya genel kurul kararıyla açıkça düzenlenmişse uyulmalıdır.
Excel ile yapılan mahsubun sakıncaları
Excel başlangıçta ucuz ve esnek görünür; ancak:
- Versiyon kontrolü zordur: kim ne zaman değiştirdi belirsiz.
- Otomasyon eksikliği: gecikme faizi, kısmi ödeme ve sıra-mahsup kuralları manuel hata riski taşır.
- Delil üretimi zayıftır: makbuzlar, IBAN havale dekontları, bildiriler ve karar defteri bağlantısı çoğunlukla dağınık kalır.
| Özellik | Excel |
|---|---|
| Geriye dönük değişiklik takibi | ❌ Zayıf |
| Otomatik gecikme faizi | ❌ Manuel |
2026 için 7 adımda Excel’den BYönetim’e geçiş (mahsubu de içerecek şekilde)
- Mevcut hesabınızı dökümleyin: Excel’deki tüm tahakkuk, tahsilat ve mahsup kayıtlarını CSV olarak dışa aktarın.
- Belgeleri dijitalleştirin: makbuz, fatura, banka dekontu, genel kurul karar tutanağını tarayın ve ilişkilendirin.
- BYönetim’e bina oluşturun ve bağımsız bölümleri tanımlayın: arsa payları, malik/ kiracı ilişkileri ve bakiye bilgilerini girin. (Hemen deneyin: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1)
- Aidat tahakkuk kurallarını yapılandırın: eşit/arsa payı/özel gelir mahsupları gibi kalıpları tanımlayın.
- Geriye dönük mahsup işlemlerini sistemde kaydedin: hangi tarih, hangi belgeye dayanarak mahsup yapıldığını not edin.
- Otomatik gecikme faizi ve öncelik sırasını test edin: kısmi ödemede mahsup önceliği nasıl uygulanacak kontrol edin.
- Yöneticiler ve sakinler için rapor/uyarı akışı kurun: e‑posta, SMS veya uygulama bildirimi ile bilgilendirme.
BYönetim’in mahsup ve muhasebe avantajları (gerçek özellikler)
BYönetim, Türkiye pazarına uygun olarak aşağıdaki modüllerle mahsubu daha az hatayla yürütmenizi sağlar:
- Otomatik aidat tahakkuku (arsa payı veya eşit dağıtım seçenekleri).
- Gecikme faizi otomasyonu ve kısmi ödeme/maksud belirleyerek öncelik sırası uygulama.
- Gelir–gider, kasa–banka takibi ve alacak/borç yönetimi ile mahsup kayıtlarının fiili muhasebe bağlantısı.
- Online tahsilat (kredi kartı ve banka entegrasyonu) ve banka entegrasyonu sayesinde havale dekontlarını otomatik mutabakat.
- Personel ve bordro modülü, karar defteri, duyuru ve oylama süreçlerinin dijital arşivi.
Fiyatlandırma mesken sayısına göre değişir; paket ve maliyetleri incelemek için https://byonetim.com.tr/fiyatlar adresini ziyaret edin.
Pratik örnek: Ortak dükkan kirası mahsupu nasıl görünür?
Senaryo: Ortak dükkan kira geliri aylık 6.000 TL, yönetim genel kuralla bu geliri aidatlara yüzde bazında dağıtma kararı aldı. BYönetim’de şu adımlar uygulanır:
- Dükkan kira geliri gelir hesabına kaydedilir, fatura/sözleşme iliştirilir.
- Genel kurul kararı sistemde karar defterine işlenir ve mahsup kuralı tanımlanır.
- Aidat tahakkuku sırasında yazılım otomatik olarak her bağımsız bölüme düşürülecek tutarı hesaplar ve tahakkukla ilişkilendirir.
- Geriye dönük bir düzeltme gerekirse, sistem düzeltme fişi ve belgeyle kayıt bırakır; değişiklik geçmişi tutulur.
Sıkça Sorulan Sorular
Mahsup için genel kurul kararı şart mı?
Genel kurul kararı mahsubun usulünü ve oranını belirlemede güçlü bir dayanak sağlar; ancak işletme projesi veya yönetim planı hükümleri de bağlayıcı olabilir. Somut durum farklılık gösterir, gerektiğinde uzman görüşü alın.
Geriye dönük mahsup yaparken eski kayıtlar silinebilir mi?
Profesyonel yönetim yazılımları değişiklik geçmişi tutar; eski kayıtlar genellikle silinemez, düzeltme fişi ile iz bırakılır. Bu nedenle Excel’e göre delil üretimi daha güçlüdür.
Kısmi ödeme yapıldığında mahsup önceliğini kim belirler?
Öncelik genellikle genel kurul veya yönetim planı ile belirlenir; yoksa yönetim uygulama esaslarını belgelendirerek uygulamalıdır. Yazılımlarda bu kural otomatik ayarlanabilir.
Mahsup işlemi malikler tarafından itiraz edilirse ne olur?
İtiraz halinde hesapların belge temelli olması önem kazanır; deliller (fatura, dekont, karar defteri) incelenir. Somut hukuki tavsiye için avukata danışılmalıdır.
BYönetim’e geçiş uzun sürer mi?
Geçiş süreleri bina büyüklüğüne ve dokümantasyon durumuna göre değişir; küçük siteler birkaç gün, büyük siteler birkaç haftada tamamlanabilir. BYönetim 6 ay ücretsiz deneme sunduğu için uygulamayı risksiz deneyebilirsiniz.
Sonuç olarak: aidat mahsupları, belge ve süreç uyumu gerektirir. Excel ile idare edilebilir fakat delil, otomasyon ve denetim zayıftır. BYönetim ile dijitalleşme; belgelenme, otomatik mahsup, gecikme faizi yönetimi ve online tahsilat entegre şekilde sağlanır — BYönetim'i 6 ay ücretsiz deneyin.
