Genel kurul sonrası bir malik elinde hazirun listesinin eksik imzalı olduğunu gösteren fotoğrafla yöneticiye geliyor: “İmza yok ama toplantıda vardım.” Siz yönetici olarak ne yaparsınız? Bu senaryoda hem kararların geçerliliğini korumak hem de ileride doğabilecek iptal itirazlarından korunmak için doğru kayıt ve usul izlenmelidir.
Hazirun listesi nedir ve neden önemlidir?
Hazirun listesi, genel kurula katılan malikler ile temsilcilerinin kimlik, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve imzalarını içeren tutanağa ek bir listedir. Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarında; toplantıya katılım, temsil yetkisi ve karar yeter sayılarının tespiti için temel delildir. Eksik ya da hatalı düzenlenmiş hazirun listesi, kararların usule aykırılık gerekçesiyle iptaline zemin hazırlayabilir.
Eksik imza durumunda hemen atılacak adımlar
Toplantı bitip kararlar alındıktan sonra hazirun listesindeki imza eksikliği tespit edilirse yönetici için pratik adımlar şunlardır:
- Eksikliğin hangi bağımsız bölümlere ait olduğunu tespit edin (daire no/arsa payı üzerinden).
- Aynı gün içinde maliklerle temasa geçerek imzanın tamamlanmasını isteyin ve imza tarihini kaydedin.
- İmzanın sonradan atılması gerekiyorsa bunu yazılı bir beyanla belgeleyin: malik imzası, tarih ve kısa bir açıklama.
- İmzanın noter önünde onaylatılması mümkünse tercih edin; aksi halde imzanın atılış şartlarını (tarih, yer, tanıklar) kayda geçirin.
Sonradan imza atılması: Geçerli sayılır mı?
Genel kural olarak, hazirun listesinin toplantı sırasında düzenlenmesi ve katılımcıların o sırada imza atması beklenir. Ancak pratikte imza unutulması veya teknik aksaklık olabilir. Mahkeme hangi şartlarda sonradan atılan imzayı geçerli sayar:
- İmzanın gerçek malik/temsilciye ait olduğuna dair açık deliller (arka arkaya gelen e-postalar, güvenilir tanık beyanları, güvenlik kamerası kayıtları vb.).
- İmzanın toplantı tarihiyle çelişmeyecek şekilde atıldığına dair yazılı beyan ve mümkünse noter onayı.
- Kararların içeriğine göre, eksikliğin maddi hata mı yoksa usuli önem taşıyan bir haksızlığa yol açıp açmadığına göre değerlendirme.
Noter tasdiki ve karar defteri ilişkisi
Karar defterinin ve hazirun listesinin noter tasdiki sıklıkla karıştırılır. Karar defteri noterlikçe ciltlenip her sayfası tasdik edilebilir; hazirun listesi genelde karar tutanaklarına eklenir. Eğer hazirun listesi eksik imzalı düzenlenmiş ve sonra tamamlandıysa notere onaylatma imkânı varsa bunu yapmak delil değerini güçlendirir.
İptal davası riski ve hangi durumlarda mahkeme kararları bozar?
Genel kurul kararlarına karşı açılacak iptal davalarında mahkeme şu kriterleri inceler:
- Toplantı çağrısı, gündem ve çağrı usulüne uyulup uyulmadığı (Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde değerlendirilecek).
- Hazirun listesi ve tutanakta usul hatası olup olmadığı; eksik imzaların kararın alınma koşulunu etkileyip etkilemediği.
- Kararın alındığı sırada karar nisabının (sayı ve arsa payı) mevcut olup olmadığı.
Eğer eksik imza, toplanma veya karar nisabının belirlenmesini doğrudan etkilediyse mahkeme iptal kararı verebilir. Aksi halde eksiklikler delillerle giderildiyse kararlar geçerli sayılabilir.
Yönetici için pratik belgeleme ve dijitalleşme önerileri
Eksik imza riskini azaltmak ve sonradan oluşacak ihtilafları belgelemek için şu yöntemler etkili olur:
- Genel kurul sırasında hazirun listesini elektronik ortamda da (fotoğraf, tarama) kaydedin.
- Toplantı girişinde katılımcıların kimlik fotokopilerini veya fotoğrafını alıp kayıtla ilişkilendirin.
- Hazirun listesinin tamamlanma sürecini yazılı beyanlarla destekleyin; noter onayı mümkünse kullanın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, toplantı kaydı, hazirun listesi yönetimi ve tutanak arşivini güvenli bir platformda tutmak işinizi kolaylaştırır; örneğin BYönetim gibi araçlar bu süreci sistematik hale getirir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesindeki eksik imza kararları mutlaka geçersiz kılar mı?
Mutlaka demek doğru değil; mahkeme eksikliğin karar nisabını veya usule aykırılığı etkileyip etkilemediğine göre karar verir.
Sonradan atılan imza noter onayı olmadan delil olur mu?
Olabilir, ancak noter onayı veya güçlü destekleyici deliller yoksa mahkeme itibar etmeyebilir.
Hazirun listesi eksik imzalıysa yönetici ne zaman notere gitmeli?
Eksiklik fark edilir fark edilmez; eğer malik imza atmaya hazırsa veya toplantı tutanağı tamamlandığı gün mümkünse notere onaylatmak en güvenli yaklaşımdır.
Karar defterinde sayfa atlaması veya düzeltme varsa ne yapılmalı?
Sayfa atlaması/düzeltme varsa düzeltme nedeni tutanakta açıklanmalı; mümkünse düzeltme noter onayıyla da desteklenmelidir. Aksi halde sonradan itiraz riski artar.
Genel kurul tutanağına itiraz eden malik olursa yönetici ne yapmalı?
Öncelikle itirazı yazılı belgeye bağlayın, varsa destekleyici delilleri toplayın; somut durum değişirse hukuki danışmanlık alın. Somut hukuki tavsiye için avukata başvurulması önerilir.
