Genel kurul sonrası salonda gerilim var: kararı kaybeden grup, toplantı tutanaklarında ve hazirun listesindeki sonradan yapılan eklemeleri fark ediyor. 'Hazirun listesine son oylar nasıl eklendi?' sorusuyla başlayan tartışma, kurul kararlarının geçerliliği ve iptal riskiyle yönetimi panikleştirir. Bu rehber, sonradan eklenen oyları tespit etme, itiraz adımları ve yöneticinin yapması gerekenleri somut deliller ve yasal çerçeveyle anlatır.
Olayın hukuki çerçevesi: Hazirun listesi ve karar defterinin önemi
Kat Mülkiyeti Kanunu ve uygulamadan kaynaklanan genel teamüller çerçevesinde hazirun (çağrı/hazır bulunanlar) listesi ile karar defteri, kat malikleri kurulunda kimlerin oy kullandığını ve hangi oy oranıyla karar alındığını gösteren temel belgelerdir. Bu belgelerde sonradan yapılacak değişiklikler, kurul kararlarının hukuki geçerliliğini doğrudan etkileyebilir.
Sonradan eklenen oy nasıl tespit edilir? Somut kriterler
Hazirun listesinde veya karar defterinde sonradan ekleme şüphesi varsa aşağıdaki somut göstergeler aranmalıdır:
- El yazısı, mürekkep rengi veya tarih farklılıkları
- İsimlerin alfabetik veya alışılmış düzenin dışına çıkması
- Noter tasdikli karar defteri kayıtları ile uyuşmayan girişler
- Toplantı sırasında alınmış fotoğraf, video veya ses kayıtlarının kayıt dışı eklemeyle çelişmesi
| Delil | Ne Sağlar? |
|---|---|
| Noter onaylı karar defteri | ✅ Yazılı resmi belge, sonradan ekleme itirazında güçlü kanıt |
| Ses/görüntü kaydı | ✅ Toplantı anındaki hazır bulunanların ve oy kullanımının tespiti |
Hangi deliller mahkemede daha güçlü kabul edilir?
Mahkeme ve idari merciler değerlendirmede belge ve delillerin bütünlüğüne bakar. Öncelik sıralaması genel uygulamada şu şekilde kuvvetlidir:
- Noter tasdikli karar defteri (toplantı tarihinden önceki onaylar ve sayfa bütünlüğü)
- Toplantı sırasında alınmış ses/görüntü kayıtları
- Hazirun listesinin toplantı çağrısına uygunluğu ve imzaların tarih/fiziksel uyumu
- Tanık ifadeleri ve bağımsız gözlemci tutanakları
İtiraz adımları: Yönetici ve kat maliklerinin izlemesi gereken usul
Somut şüphe belirdiğinde izlenecek adımlar şunlardır. Bu süreç somut olaya göre değişir; ihtiyacı varsa hukuki destek alınmalıdır.
- Toplantı belgelerinin korunması: karar defteri, hazirun listesi ve varsa toplantı kayıtları ile hazırlık belgeleri ayrı ve güvenli yerde saklanmalı.
- Tutanak tutulması: Şüpheyi ilk fark eden kişiler tarafından olayın açık şekilde yazılı tutanağı hazırlanmalı ve imzalanmalı.
- Elektronik delil kontrolü: mobil/masaüstü uygulamada (varsa) toplantı duyuruları, gönderilen belgeler ve onay tarihleri incelenmeli.
- Noter tespit veya bilirkişi: Sayfa üzerindeki müdahaleyi göstermek için noter tespiti veya bilirkişi raporu talep edilebilir.
- Yargısal başvuru: Soruşturmaya göre kararın iptali için dava (veya derhal uygulanacak önlemler) değerlendirilebilir; süreçte somut hukuki tavsiye için avukatla görüşülmeli.
Yöneticinin yükümlülükleri ve dikkat etmesi gerekenler
Yönetici, genel kurul belgelerinin bütünlüğünü sağlamak ve şüphe halinde durumu tarafsız biçimde kayda geçirmekle yükümlüdür. KMK m.35 hükümleri yöneticinin görevleri kapsamında bilgi ve belge saklama sorumluluğunu hatırlatır.
- Karar defterini toplantı sırasında ve sonrasında güvenli tutun; noter onayını zamanında yaptırın.
- Toplantı sırasında ses/görüntü kaydı alınması kat malikleri tarafından kabul ediliyorsa, bu belgeler ileride delil sağlar.
- Şüphe halinde taraf tutmadan belge çoğaltıp saklayın ve gerektiğinde resmi tespit (noter/bilirkişi) isteyin.
Pratik örnek: Hazirun listesine sonradan eklenen oy iddiası nasıl çözüldü?
Bir sitede olağan genel kurulda çatı onarım kararı 3 oy farkla kabul edildi. İtiraz eden grup, hazirun listesindeki üç ismin toplantı tutanaklarında olmadığı ve listede farklı kalemle eklendiğini iddia etti. Yönetici, toplantı kaydını ve çağrı e-postalarını sağlayarak noter tespiti yaptırdı; bilirkişi el yazısı incelemesi sonrası kısmi müdahale tespit etti. Mahkeme, yeterli somut kanıt ve usul eksikliği nedeniyle kararı iptal etti. Bu süreç, belgelerin korunmasının ve erken noter tespitinin önemini gösterir.
Teknoloji ile riskleri azaltma: Dijitalleşmenin rolü
Toplantı belgelerinin, hazirun listelerinin ve karar defterlerinin dijital olarak yönetilmesi, sonradan müdahale riskini azaltır. Dijital kayıtlar zaman damgası, erişim logları ve değişiklik geçmişi sunar; bu da itiraz durumunda güçlü delil oluşturur. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi platformlar toplantı duyurusu, hazirun takibi ve karar defteri kayıtlarının güvenli arşivlenmesine yardımcı olabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesine sonradan eklenen bir isim kararları mutlaka iptal ettirir mi?
Net cevap. Tek başına sonradan eklenen isim her zaman iptal sonucu doğurmaz; mahkeme tüm delilleri ve usul eksikliklerini birlikte değerlendirir.
Karar defterinin noter tasdiki yoksa sonradan ekleme iddiası nasıl kanıtlanır?
Net cevap. Noter tasdikli defter güçlü kanıt olsa da, ses/görüntü kayıtları, çağrı belgeleri, tanık beyanları ve bilirkişi raporları ile müdahale ispatlanabilir.
Yönetici, şüphe halinde ne yapmalı?
Net cevap. Taraf tutmadan belgeleri korumalı, toplantı kayıtlarını sağlamalı, noter tespiti veya bilirkişi raporu talep edilmesini kolaylaştırmalı; hukuki destek alınması önerilir.
Toplantı sırasında ses kaydı almak yasal mı?
Net cevap. Kat malikleri toplantı içinde ses/görüntü kaydı yapılmasına itiraz etmezse kayıt alınabilir; kayıt alınmadan önce katılımcıların kişisel veri haklarına dikkat edilmeli ve gerektiğinde rıza alınmalıdır.
Mahkeme ne kadar sürede karar verir; geçici tedbir alınabilir mi?
Net cevap. Süre olayın özelliklerine göre değişir; acil durumlarda tedbir talepleri ile karar uygulaması durdurulabilir. Somut adımlar için avukata danışın.
