Genel kurul salonunda kısa bir tartışmadan sonra oylandığını sandığınız kararın karar defterine geçirilmediğini fark ettiniz: bir grup malik kararı tutanağa yazdırdı, diğerleri ise yazılmadığını iddia ediyor. Yönetici veya malik olarak bu durumda ne yapılır, hangi deliller bağlayıcıdır ve itiraz sürecinde nelere dikkat etmek gerekir? Bu rehberde adım adım somut uygulamalar ve 2026 güncel pratikleriyle anlatıyoruz.
1. Sorunun kaynağı: Sözlü kararlar neden deftere geçmez?
Genelde eksik usul, yöneticinin dikkatsizliği, tutanak tutma hatası veya toplantı tutanağını hazırlayan kişinin toplantı sonrası kayıtları tamamlamaması sonucu ortaya çıkar. Kat Mülkiyeti Kanunu (Kat Mülkiyeti Kanunu) genel kurul kararlarının toplu halde kayda geçirilmesini öngörür; ancak uygulamada yazılı kayıt hataları sık görülür.
2. İlk adım: Toplantı tutanaklarını ve hazirun listesini derhal güvence altına alın
Toplantı günü çekilmiş fotoğraflar, toplantı içinden alınan ses/video kayıtları, toplantı salonu kapağına yazılan gündem ve imza edenler listesi ilk delil kaynaklarıdır. Yönetici toplantı sonunda hazirun listesini kat malikleri ve temsilciler tarafından imzalanmış hâlde saklamalıdır.
3. Delil çeşitleri: Hangi kanıtlar kararın alındığını gösterir?
Bir kararın gerçekten alındığını ispat etmek için şu delillere öncelik verin:
- Hazirun listesi ve imzalar
- Toplantı salonunda alınmış ses veya görüntü kayıtları
- Toplantı çağrı belgeleri (ilan, tebligat, e‑posta/SMS gönderimleri)
- Kat malikleri veya temsilciler tarafından imzalanmış kısa tutanaklar veya dilekçeler
- Noter onaylı yazışmalar veya sonraki tarihli yazılı karar tasdikleri
4. Karar defterinin tutulması: noter tasdiki ve eksikliklerin giderilmesi
Karar defteri, yönetim organının genel kurul kararlarını resmî şekilde kayıt altına aldığı defterdir. Deftere geçirilmemiş sözlü kararlar için yönetici veya kat malikleri şu yolları izleyebilir:
- Toplantı katılımcılarından imzalı kısa bir tutanak veya beyanname alın.
- Mevcut kaydı tamamlamak için noter huzurunda katılanların imzasını veya beyanını içeren ek tutanak hazırlayın.
- Deftere sonradan geçirilecek kayıtları açıkça tarih ve toplantı numarası ile ilişkilendirin; yapılan işlemi not edin.
5. İtiraz ve hukuki süreç: Ne zaman mahkemeye veya sulh hukuk hakimliğine başvurmamalısınız?
Kararın deftere geçirilmemesi nedeniyle kişisel bir hak ihlali veya yönetim uygulamasının zarar verdiğini düşünüyorsanız, itiraz sürecinde önce idari ve uzlaşma yollarını deneyin. Resmî itiraz yolları şunlardır:
- Kat Malikleri Kurulu'na yazılı başvuru ve kararın düzeltilmesini isteme.
- Toplantıda hazır bulunan maliklerin imzasıyla düzenlenen ek tutanakların noter tasdiki ile belgelendirilmesi.
- Arabuca veya arabuluculuk gibi alternatif uyuşmazlık çözüm yöntemleri; kısa sürede çözüm sağlayabilir.
- Uzlaşma sağlanamazsa sulh hukuk mahkemesine veya asliye hukuk mahkemesine müracaat: usul ve hak taleplerine göre değişir; somut olay değerlendirilir.
6. Yönetici için pratik kontrol listesi (ilk 7 gün)
Toplantıdan sonra yapılması gerekenleri hızlıca uygulayın:
- Hazirun listesinin imzalı kopyasını çoğaltın ve saklayın.
- Toplantı çağrı ve duyuru kayıtlarını (SMS, e‑posta, ilan) arşivleyin.
- Katılımcılardan kısa imzalı beyanname alın; mümkünse noter onaylı yapın.
- Eksik görünen kararları derhal deftere geçirirken tarih ve gerekçe nota edilsin.
- Olayı belgelendirmek için salon içi fotoğraf/video ve ses kayıtlarını güvenli bir yerde saklayın.
- Gerekirse arabulucuya başvuru tarihlerini belirleyin.
- Yönetim defterinin elektronik kopyasını (gizlilik kurallarına uyarak) arşivleyin.
7. Dijitalleştirme ile riski nasıl azaltırsınız?
Sözlü kararların kayıt dışı kalmasını önlemenin en etkili yollarından biri toplantı süreçlerini dijitalleştirmektir. Çağrı, hazirun, oylama sonuçları ve karar defteri kayıtlarını bir platformda eşzamanlı tutmak hataları azaltır.
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, toplantı çağrılarından hazirun kaydına, oylama ve karar defterine kadar süreçleri elektronik ortamda yöneten araçlar süreci kolaylaştırır; hızlı kayıt, raporlama ve delil oluşturma sağlar. Örneğin BYönetim’in ücretsiz deneme seçeneği sürecin dijitalleştirilmesine yardımcı olabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
| Durum | Hızlı çözüm |
|---|---|
| Hazirun imzası yok | ✅ Katılımcılardan noter onaylı beyan alın |
| Deftere geçilmemiş karar | ✅ Ek tutanak + tarihçi kayıtları bağlayın |
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine geçilmeyen sözlü kararlar geçerli midir?
Genel kural olarak kararın alındığı delillerle ispatlanırsa geçerlidir; ancak yazılı deftere geçirilmemiş olması uygulamada delil sorunlarına yol açar. Somut duruma göre değişir.
Noter tasdiki her zaman gerekli mi?
Her durumda zorunlu değildir; fakat deftere sonradan ekleme yapılırken veya tanık beyanlarını belgelemek için noter onayı delil gücünü artırır.
Hazirun listesi yoksa ne yapmalıyım?
Toplantıya katılanların imzalı beyanlarını toplamak, çağrı belgelerini ve varsa salon içi kayıtları belgelemek önceliklidir; arabuluculuk veya mahkeme sürecinde bu deliller kullanılır.
Yönetici defteri bilerek eksik tuttuysa ne yapılır?
Önce kat malikleriyle yazılı başvuru ve uzlaşma yolları denenmelidir. Uzlaşma sağlanamazsa somut delillerle birlikte mahkemeye başvurma seçeneği vardır; somut hukuki tavsiye için uzman avukata danışın.
Sonradan deftere alınan kaydın itiraz süresi nedir?
İtiraz süreleri ve dava yolları olayın niteliğine göre farklılık gösterir; kesin süre ve yöntem için hukuki yardım alınması önerilir.
