Genel kurul toplantısı yeni seçilen yöneticinin elinde; bir grup malik toplantıda oy kullandı, bazı kararlar yazılı olarak alındı ama karar defterine işlenmedi. Aylık aidat artışı bildirimi geldi, birkaç malik itiraz ediyor: “Karar defterinde yok” — yönetici ne yapmalı, kararlar bağlar mı? Bu yazıda pratik adımlar, KMK’ya dayanan ilkeler ve yönetici için risk azaltma yöntemlerini uygulamalı anlatıyorum.
Konunun özeti: Karar defteri niçin kritik?
Kat Mülkiyeti uygulamalarında karar defteri; kat malikleri kurulu kararlarının resmi yazılı kaydıdır. Kararların yazılı ve deftere geçirilmiş olması, ileride doğabilecek ihtilaflarda kanıt ve güven sağlar. Yönetici, kararların tutulmasından ve defterin usulüne uygun olmasından sorumludur.
1. Yazılı karar ile deftere geçirilmiş karar arasındaki fark
Genel kurul konuşmalarında veya toplantı esnasında tutulan kısa notlar, kat malikleri arasında imzalanan karar metinleri ile resmi karar defteri farklı işler görür. Yazılı metin, toplantı tutanakları veya tek tek imzalı metinler delil olabilir; ancak karar defterine işlenmemiş olmak, kararın uygulanmasını zorlaştırır ve üçüncü kişilere karşı (bankalar, müteahhitler, tedarikçiler) güven sorununa yol açar.
- Toplantı içinde alınan yazılı karar: Kat maliklerinin imzasıyla geçici delildir.
- Karar defterine işlenmiş karar: Yönetimin resmi kaydı, ödeme/uygulama için genelde gereklidir.
2. Karar defterine geçirilmemiş kararlar hangi hallerde yine bağlar?
Genel kural yoktur; bağlayıcılık somut olayın koşullarına bağlıdır. Ancak aşağıdaki hallerde mahkeme ve uygulama açısından kararlar geçerlik kazanabilir:
- Kararın tüm kat malikleri tarafından yazılı ve imzalanmış olması.
- Toplantı tutanağı ile hazirun cetvelinin (imzalı) birlikte bulunması.
- Kararın icrasına ilişkin yönetici veya üçüncü kişi tarafından fiili uygulamanın (ör. aidat zam uygulaması, bakım işi yaptırılması) gerçekleşmiş olması.
3. Yönetici için adım adım risk azaltma prosedürü
Genel kurul sonrası yönetici şunları yapmalıdır:
- Toplantı tutanağını ve hazirun cetvelini hemen tarayıp güvenli yerde saklayın.
- Karar metinlerini, imzaları kontrol ederek derhal karar defterine işleyin; hata varsa açıklama ekleyin.
- Noter onayı gerekiyorsa (site uygulamalarında nadiren zorunlu) hukuki durumuna göre notere başvurun.
- Kararların uygulanmasına başlanmışsa uygulama belgelerini (fatura, ödeme dekontu) ilişkilendirin.
Kullanışlı uygulama ipucu
Eğer toplantı sonrası bürokrasiyi azaltmak isterseniz, bu süreci dijitalleştirmek için BYönetim gibi bir platforma hızlıca kayıt oluşturabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Bu tip SaaS çözümler karar, hazirun ve ödeme belgelerinizi tek yerde saklamaya yardımcı olur.
4. Noter tasdiki gerekli mi? Ne zaman düşünülür?
Türk mevzuatında (Kat Mülkiyeti Kanunu özelinde) karar defterinin noter tasdiki genel bir zorunluluk olarak düzenlenmemiştir. Ancak bazı özel işlemlerde (örneğin yönetim planı değişikliği veya tapu siciline ilişkin işlemler gibi üçüncü kişilere karşı etkinliğin ispatı gereken hallerde) noterde onaylı belgeler veya imzaların tasdiki fayda sağlar.
Pratikte yönetici veya kurul; önemli kararlar için ihtilaf riskini azaltmak üzere karar metinlerini noter onayından geçirir. Bu, özellikle arsa payı ile ilgili değişiklikler ya da uzun süreli kiralama/temlik işlemlerinde önem kazanır.
5. Mahkeme/icra süreçlerinde delil niteliği ve Yargıtay içtihatlarına genel bakış
Yargıtay uygulamaları, karar defterinin ve hazirun cetvelinin birlikte değerlendirilmesine önem verir. Karar defterine işlenmeyen, sadece bireysel imzalı metinlerin de delil olabileceği ancak bu durumda imza, tarih, toplantı koşulları ve uygulamanın somut olarak ispatlanmasının gerektiği yönündedir. Bu yüzden eksiksiz belgeleme pratiği koruyucu rol oynar.
| Durum | Uygulama/Etki |
|---|---|
| Karar defterine işlenmiş + hazirun varsa | ✅ En sağlam delil |
| Sadece yazılı imzalı karar metni | ✅ Delil olabilir, ancak ispat yükü daha yüksek |
| Ne yazılı ne defterde | ❌ Kanıt zayıf, uygulanması riskli |
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine işlenmemiş bir karar uygulanabilir mi?
Somut koşullara göre uygulanabilir; imzalı yazılı metin, hazirun cetveli veya fiili uygulama varsa bağlayıcı olabilir, ancak ispat yükü artar.
Yönetici kararları deftere geçirmezse sorumluluğu nedir?
Yönetici, kaydın tutulmasından ve belgelerin saklanmasından sorumlu olduğundan eksik tutumdan kaynaklanan zararlar için tüzel/iktisadi sorumluluk doğabilir; durumun ciddiyetine göre genel kurul veya yetkili makamlarca hesap sorulabilir.
Noter tasdiki hangi durumlarda gereklidir?
Genel bir zorunluluk yoktur; ancak önemli hukuki etki yaratacak kararlar (uzun süreli kiralama, yönetim planı değişiklikleri, üçüncü kişilere bildirilecek işlemler) için noter tasdiki faydalıdır.
Hazirun cetveli olmadan yazılı karar delil sayılır mı?
Hazirun cetveli yoksa delil niteliği zayıflar; imzalar ve toplantı koşulları açıkça ispatlanabiliyorsa yine delil olabilir ama mahkeme takdirine tabidir.
Karar defteri elektronik ortamda saklanabilir mi?
Karar defterinin elektronik kopyası delil olarak kullanılabilir; ancak asıl tartışma, özgün imza/ıslak imza gereklilikleri ve üçüncü taraflara karşı ispat konusudur. Uygulamaya göre taranmış ve güvenli şekilde saklanan belgeler operasyonel kolaylık sağlar, ancak kritik işlemlerde orijinal belgelerin muhafazası tavsiye edilir.
