Genel kurul salonunda sözlü olarak alınan bakım-onarım kararı hatırlanıyor ama yönetici karar defterine yalnızca oy sayısını yazmış; karar metni yok. Bir ay sonra bakım faturasını kimin ödeyeceği tartışması alevleniyor. Bu senaryo, yönetici, kat malikleri ve yönetime bağlı personel için sık rastlanan ve uygulanması zor bir durumdur.
Neden karar defterine tam metin yazmak zorunludur?
Kat Mülkiyeti Kanunu ve iyi yönetişim ilkeleri gereği genel kurul kararlarının niteliği, kapsamı ve kimlerin oy verdiği açık olmalıdır. Karar defteri, alınan kararın resmi belgesidir; karar metni olmazsa kararın içeriği, yürütme şekli ve sorumlulukları sonradan tartışılır hale gelir.
Karar defterine yazılmayan karar nasıl tespit edilir?
Tespit süreci belge ve tanık ağına dayanır. Aşağıdaki deliller öncelikle değerlendirilmelidir:
- Genel kurul çağrı metni ve gündemi
- Hazirun cetveli (imzalı liste)
- Toplantı tutanağı (varsa ses/kayıt/video kayıtları)
- Kat malikleri beyanları ve yönetici notları
Eksik kayıt ihtimali varsa toplantı katılımcılarından yazılı beyan almak, konuşma kayıtlarını saklamak ve itiraz tarihlerini belgelemek önem taşır.
Hemen atılacak adımlar: yönetici için pratik rehber
- Durumu tespit eder etmez genel kurula katılanların yazılı beyanlarını isteyin.
- Kararın konusu ve oy dağılımını hatırlatan mevcut belgeleri (hazirun, çağrı, tutanak taslağı) toplayın.
- Kusur yöneticide ise hatayı düzeltebilmek için kat maliklerini bilgilendirerek düzeltme genel kurulunu ilân edin veya onarım yolunu araştırın.
- Gerekli görüldüğünde bağımsız bir tutanak veya toplantı kayıtlarını noter aracılığıyla tespit ettirin.
Karar defteri düzeltmesi: hangi yollar mümkündür?
Olaya göre üç ana yol izlenir:
- 1) İdari düzeltme: Yönetici, kat malikleriyle iletişime geçip oy dağılımını ve karar metnini yazılı beyanlarla tamamlayabilir; bu yöntem ancak herkesin rızasıyla ve maddi/ihlal iddiası yoksa tercih edilir.
- 2) Genel kurulun onayıyla düzeltme: Bir sonraki olağan veya olağanüstü genel kurulda durum gündeme alınır, eksik karar resmen tescil edilerek karar defterine eklenir.
- 3) Hukuki yol: Eğer kararın yokluğu hukuki uyuşmazlığa yol açıyorsa ilgili taraflar mahkemeye başvurarak kararın iptali veya tescili için dava açabilirler (somut olaya göre değişir; hukuki tutum için avukatla görüşün).
Ne zaman noter tasdiki veya ilave tespit gerekir?
Kararın niteliği ve uyuşmazlık derecesine göre noter onayı veya üçüncü kişiye dayalı tespit istenebilir. Örneğin mali yükümlülük doğuran bir karar (büyük bakım, ortak demirbaş alımı, büyük harcama) deftere yazılmadıysa ve kat malikleri arasında ihtilaf varsa, hâlihazır delilleri güçlendirmek için toplantı tutanağı ve tanık beyanlarının noter tespitine başvurmak mantıklıdır.
Yönetici sorumluluğu ve olası sonuçlar
Yönetici, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetim işlerini dürüstçe yürütmekle yükümlüdür. Karar defterine yazmama, kötü niyet veya ağır kusur sonucu değerlendirilirse malikler tarafından sorumluluk iddiası gündeme gelebilir. Bu tür iddialarda somut deliller ve yönetimnin dürüstlük ilkesi temel alınır.
Dijitalleşmenin rolü: kayıt, izlenebilirlik ve uyumluluk
Toplantı kayıtları, hazirun listeleri ve karar metinlerinin dijital arşivlenmesi hem uygulamayı hızlandırır hem de hukuki riski azaltır. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim araçları toplantı çağrısı, hazirun takibi, karar defteri ve dijital tutanak süreçlerini destekleyerek hataları azaltır. https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 adresinden kayıt başlatabilirsiniz.
Uygulama örneği: Eksik karar tespiti ve düzeltme adımları (kısa senaryo)
- Kat Malik A, bakım kararı alındığını iddia edip yazılı beyan verir.
- Yönetici hazirun listesini, çağrıyı ve mevcut tutanağı karşılaştırır; eksik metin tespit edilir.
- Yönetici, tüm kat maliklerine düzeltme önerisini yazılı bildirir ve bir sonraki olağanüstü genel kurul çağrısı yapar.
- Genel kurulda karar metni tekrar okunur, oylar alınır ve karar defterine tam metin kaydedilir; gerekiyorsa noter tasdiki yapılır.
| Durum | Önerilen Çözüm |
|---|---|
| Hızlı uzlaşma mümkün | ✅ Yazılı beyanlarla idari düzeltme |
| Uyuşmazlık veya mali yükümlülük var | ✅ Olağanüstü genel kurul veya noter tespiti |
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defterine yazılmayan karar geçerli midir?
Genel kural olarak kararın geçerliliği, kararın usulüne uygun alınıp alınmamasına ve belgelere bağlıdır; defter kaydı eksikse uygulama öncesi durumun netleştirilmesi gerekir.
Yönetici kasıtlı olarak karar yazmadıysa ne olur?
Kasıt veya ağır kusur iddiası varsa kat malikleri zararın tazmini ve görevden alınma gibi yolları değerlendirebilir; somut olay için hukuki danışmanlık alınmalıdır.
Eksik karar tespiti için noter tespiti gerekli midir?
Her durumda gerekli değildir; ancak mali yükümlülük veya ihtilaf varsa delil güçlendirmek amacıyla noter tespiti tavsiye edilebilir.
Bir sonraki genel kurulda eksik karar nasıl kaydedilir?
Durum gündeme alınarak karar metni okunur, oylanır ve oylama sonucu karar defterine tam metin olarak geçirilir; mümkünse noter tasdiki alınır.
Karar yazılmadığı için fatura ödenmediyse yönetici ne yapmalı?
Ödeme yapmadan önce durumu belgeleyip kat maliklerini bilgilendirin; gerekiyorsa olağanüstü genel kurulla onay alınması sağlanmalıdır. Somut tavsiye için bir avukata danışın.
