Son genel kurulda aidat artışı ve yönetici seçimi aynı gündemdeyken bir malik "gizli oy" istedi — salon karıştı, yöneticinin nasıl davranacağı belirsizdi. Bu yazı, kat malikleri kurulunda gizli oy talebinin hangi durumlarda haklı kabul edileceğini, uygulama usulünü, tutanak ve hazirun kayıtlarını ve karar geçerliliğine etkisini somut örneklerle anlatır.
Gizli oy hakkının kaynağı ve genel esaslar
Kat Mülkiyeti Kanunu'nda (Kanun metninde doğrudan "gizli oy" ibaresi yer almasa da) kat malikleri kurulu usulüne ilişkin teamüller ve yargı içtihatları, bazı kararların gizli oylamaya tabi tutulabileceğini kabul eder. Özellikle kişisel bilgi, seçim ve disiplin niteliği taşıyan konularda gizli oy talebi gündeme gelebilir.
Hangi kararlar için gizli oy talep edilebilir?
Aşağıdaki karar türlerinde mahkeme ve Yargıtay içtihatları ışığında gizli oylama talebi sıkça kabul edilir:
- Yönetici seçimi ve azli (kişisel seçim niteliği nedeniyle).
- Yöneticiye veya yönetime yönelik güvenoyları, görevlendirmeler.
- Personel ile ilgili (kapıcı, yönetici personeli) disiplin, işe son verme veya kişisel ücret konuları.
- Kat malikinin hukuki sorumluluğunu doğrudan etkileyen, özel hayatla bağlantılı hususlar (ör. belli bir malik hakkında ortak kullanım hakkının sınırlandırılması gibi).
Yine de gündemdeki her madde otomatik gizli oy gerektirmez; talep, toplantıda gündem maddesine özel ve gerekçeli olarak yapılmalıdır.
Gizli oy talebi nasıl yapılır ve yöneten kişi ne yapmalı?
Toplantıda herhangi bir kat maliki veya temsilcisi, gündem maddesi görüşülürken söz alıp gizli oy istediğini açıkça belirtmelidir. Yönetici/başkan şu adımları izlemelidir:
- Talebi sözlü olarak toplantı tutanağına geçirin.
- Hazirun cetveline talebi yapanın adı/bağlantısını not edin.
- Kurula kısa açıklama yaparak oy kullanma yöntemini (oy pusulası, zarf, elektronik imkan varsa güvenli e-oy) önerin ve oylamaya geçin.
Uygulama biçimleri: el ile oy pusulası, zarf ve dijital çözümler
Gizli oylama için yaygın yöntemler şunlardır:
- Kağıt oy pusulası: Oy kullanacakların isimleri haziruna göre kontrol edilip her birine pusula verilir; oyların sayımı ve sonuçların tutanağa yazılması gerekir.
- Zarf usulü: Pusula zarf içine konur, kapı/masa kutusuna atılır ve sayımda açılır.
- Dijital/çevrim içi gizli oy: Toplantı dijital ortamda yapılıyorsa güvenli e-oylama çözümleri kullanılabilir; bu durumda oyların gizliliği ve kimlik doğrulama prosedürleri önceden ilan edilmeli ve tutanakta belirtilmelidir.
Uygulama sırasında hazirun cetveli ve karar defterinde hangi yöntemle oy kullanıldığı ile ilgili açık kayıt olmalıdır.
Hazirun cetveli, karar defteri ve tutanakta hangi ifadeler yer almalı?
Gizli oy talebi ve uygulanışı karar defterine/karar tutanağına şu şekilde net olarak geçirilmelidir:
- Talebi yapan ve talebin hangi gündem maddesi için yapıldığı.
- Benimsenen oy kullanma yöntemi (ör. zarf usulü, kağıt pusula, dijital sistem adı).
- Oy sayım sonuçları: kullanılan oy sayısı, kabul/ret/çekimser adetleri ve arsa payı toplamı (gerekiyorsa).
- Varsa itirazlar ve itiraz sahiplerinin isimleri.
Kararın noter tasdiki veya sonradan istenebilecek hukuki deliller açısından yazılı tutanak detayı önemlidir. Karar defterine geçirilmeyen veya hazirunla uyuşmayan hususlar dava zemini yaratabilir.
| Durum | Ne yapılmalı |
|---|---|
| Yönetici seçimi | ✅ Gizli oy tercih edilebilir; tutanakta yöntem açık yazılmalı. |
| Basit yönetim gideri kararı | Genelde açık oylama yeterli; talep halinde kurul değerlendirebilir. |
Arsa payı hesaplaması ve karar yeter sayısına etkisi
Gizli oylamada da alınan oyların arsa payına göre sayımı gerekebilir; örneğin önemli ortak giderler veya yönetim planı değişiklikleri arsa payına göre nisap gerektirir. Oylama sonuçları hem "kişi sayısı" hem de "arsa payı" açısından kaydedilmeli; aksi takdirde kararın kesinliği tartışmaya açık olabilir.
Pratik tavsiye: Toplantıyı düzenlerken uyulacak adımlar
- Gündem ilanında "seçimler veya kişisel konular için gizli oy talebi olabileceği" açıklansın.
- Toplantı başında oy kullanma yöntemleri ve güvenlik kuralları kısaça duyurulsun.
- Hazirun ve tutanakta oy yöntemleri ve sonuçlar eksiksiz yazılsın; gerektiğinde noter tasdiki düşünülsün.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, oylama ve hazirun süreçlerini güvenli şekilde yürütmeye yardımcı olan araçları kullanmak işleri kolaylaştırır; örneğin toplantı kayıt ve oylama yönetimini entegre eden platformlarla hızlı geçiş yapabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Gizli oy talep etmek için önceden gündemde yazması gerekir mi?
Hayır, genelde gündem görüşülürken söz alıp gizli oy talep edilebilir; ancak talep, o gündem maddesine özgü ve gerekçeli olmalıdır.
Toplantı başkanı gizli oyu reddederse ne olur?
Ret halinde karar defterine red gerekçesi ve talep sahibinin itirazı kayıt edilmeli; haksız red durumunda ileride iptal davası gündeme gelebilir. Somut durumlara göre avukat görüşü önerilir.
Gizli oyda arsa payına göre sonuç nasıl kaydedilir?
Oy sayıları yanında toplam arsa payları da kaydedilmeli; özellikle arsa payı nisabı gerektiren kararlar için bu şarttır.
Elektronik gizli oy geçerli midir?
Evet; güvenli kimlik doğrulama ve oy gizliliğini sağlayan e-oylama sistemleri kullanıldığında geçerli sayılabilir. Kullanılan sistemin yöntemleri tutanakta açıklanmalıdır.
Karar defterine gizli oy sonucu geçirildi ama hazirun cetveliyle uyuşmuyor ne yapılmalı?
Uyumsuzluk varsa kayıtlar düzeltilmeli; aksi halde kararın sonradan iptali veya hukuki uyuşmazlık riski artar. Duruma göre noter tasdiki ve hukuki danışmanlık alınması uygundur.
Kaynaklar
Kat Mülkiyeti Kanunu, ilgili Yargıtay içtihatları ve uygulama esasları çerçevesinde hazırlanan bu rehber, genel bilgi amaçlıdır. Somut olaylara ilişkin hukuki tavsiye için uzman avukata danışınız.
