Genel kurul salonunda bir madde oylanıyor; bazı maliklerin eksikliği ve arsa payı dağılımındaki farklılık yüzünden karar çıkmıyor. Yönetici kararı tescil etmek veya ertesi güne bırakmak yerine hangi yasal yollar izlenir, ikinci toplantı nasıl çağrılır ve karar defterine nasıl işlenir—işte apartman/sitenizde bu durumda atılması gereken adımların pratik rehberi.
Önce hangi durumlarda ilk toplantıda karar alınamaz?
Kat Mülkiyeti Kanunu ve uygulamalarına göre bazı kararlar için toplantıda hem belirli sayı hem de arsa payı çoğunluğu gerekir. İlk toplantıda yeterli katılım yoksa veya arsa payı koşulu sağlanmıyorsa o madde karara bağlanamaz. Örneğin yönetim planı değişikliği, bazı ortak giderlere ilişkin istisnai kararlar ile yönetim seçimi gibi hususlarda ilk oturumda gereken nisap sağlanmayabilir.
İkinci toplantı çağrısı nasıl yapılır?
İlk toplantıda karar alınamayan gündem maddesi için yönetici, yeni bir toplantı çağrısı düzenler. Çağrıda yer alması gerekenler şunlardır:
- Toplantı tarihi, saati ve yeri
- Gündem maddesinin açık ve aynen tekrarı
- Hazirun listesi çıkarma usulü (kimlerin oy kullanacağına dair bilgiler)
Çağrı usulü, yönetim planında veya sitenizin iç işleyiş kurallarında belirtilen yöntemlerle (ilan, taahhütlü davetiye, site panosu, elektronik bildirim vb.) uyumlu olmalıdır. Çağrının şekli ve süresi yönetim planına veya daha önceki teamüllere göre farklılık gösterebilir; aksi halde kararların geçerliliği tartışmaya açık olabilir.
İkinci toplantıda karar yeter sayısı nedir?
İkinci toplantıda karar nisabı genellikle daha esnektir: ilk toplantıda gerekli çoğunluk sağlanamamış olsa bile ikinci toplantıda toplantıya katılanların salt çoğunluğu ile karar alınabilmesi mümkündür. Ancak hangi kararın hangi nisapla alınacağı yine yönetim planına ve Kanun yorumlarına bağlıdır.
Pratik uygulama örnekleri:
- Gündelik idari kararlar: Katılanların çoğunluğu yeterli olabilir.
- Yönetim planı değişiklikleri veya özel nitelikli kararlar: Kanun ve yönetim planı daha yüksek nisap şartı getirebilir.
Karar defterine kaydetme ve tutanak düzeni
İkinci toplantıda alınan kararlar, karar defterine açık ve eksiksiz olarak kaydedilmelidir. Kayıtta bulunması gerekenler:
- Toplantı tarihi, saati, yeri
- Hazirun listesinde yer alan malik/vekil isimleri ve temsil yetkileri
- Oylanan her madde için 'kabul', 'ret' ve 'çekimser' oy sayıları ve arsa payı dağılımı
- Kararın metni ve uygulama süresi veya yapılacak işler
Karar defteri noter onaylı olmalı mı sorusu sık sorulur: Kat Mülkiyeti Kanunu doğrudan her sayfanın noter onayını zorunlu kılmaz; ancak karar defterine şüphe düşmeyecek şekilde kayıt yapılması ve gerektiğinde noter tasdiki veya toplantı tutanaklarının eklenmesi uygulamada güven sağlar. Eğer yönetim planı veya site iç yönergesi zorunlu kılıyorsa noter tasdiki uygulanmalıdır.
Oy ve temsil (vekâlet) işlemleri: Hazirun nasıl düzenlenir?
İkinci toplantıda kimlerin oy kullanacağı, hazirun cetvelinde gösterilmelidir. Hazirun cetvelinde malikin adı, bağımsız bölüm numarası, arsa payı ve varsa temsilci bilgisi yer almalı; vekâletname gösterimi gerekiyorsa imzalı belgeler toplantıda hazır bulundurulmalıdır.
Elektronik katılım veya oy kullanılmasına ilişkin bir düzenleme varsa (ör. yönetim planı veya site iç kuralları), bu usullere uygun davranılmalıdır. Kat Mülkiyeti uygulamalarında vekâletle oy kullanma yaygındır; yine de vekâletlerin usulüne uygun olması kararların itibarını güçlendirir.
Uygulamada sık yapılan hatalar ve nasıl önlenir?
- Eksik çağrı veya yanlış gündem yazımı — çözüm: çağrı metnini yönetim planına göre kontrol edin.
- Hazirun cetvelinde arsa payı hesap hatası — çözüm: cetveli iki kişi kontrol etsin, gerekiyorsa BYönetim gibi dijital araçlarla kayıt otomasyonuna geçin.
- Karar metninin belirsiz yazılması — çözüm: kararın uygulanacak iş, sorumlu ve süre detaylarını açıkça yazın.
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, çağrı gönderimi, hazirun takibi ve karar defteri kaydını kolaylaştıran araçlar işinizi hızlandırır; örneğin BYönetim platformunda toplantı çağrısı ve hazirun yönetimini başlatmak için kaydınızı buradan oluşturabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| İlk toplantıda nisap sağlanmadı | ✅ İkinci toplantı çağrısı ve hazirun düzenlemesi |
| Karar metni belirsiz | ✅ Kararı açık ifadelerle yeniden yazma ve deftere kaydetme |
Sıkça Sorulan Sorular
İlk toplantıda karar alınamazsa ikinci toplantı çağrısı kaç gün içinde yapılmalı?
Net cevap. Yönetim planında veya site iç yönergesinde belirtilen süre uygulanır; aksi belirlenmemişse makul bir sürede (ör. 2–4 hafta) çağrı yapılması yaygındır.
İkinci toplantıda hangi kararlar için tekrar yüksek nisap gerekir?
Net cevap. Yönetim planı veya Kat Mülkiyeti Kanunu'nda özel nisap öngörülen (ör. yönetim planı değişikliği gibi) kararlar için yine yüksek nisap istenebilir; genel idari kararlar genelde katılanların çoğunluğuyla alınır.
Hazirun cetvelinde arsa payı yanlış yazıldıysa karar iptal olur mu?
Net cevap. Arsa payı hatası kararın meşruiyetini zayıflatabilir; önemli ise mahkeme kararıyla iptal ve yeniden toplantı gerekebilir. Bu nedenle cetvel kontrolü önemlidir.
Karar defterine kaydetmeden uygulamaya geçilebilir mi?
Net cevap. Uygulama mümkün olsa da karar defterine eksiksiz kayıt yapılmalıdır; aksi durumda kararların ispatı ve sonraki itirazlar zorlaşır.
Toplantı tutanaklarının noter tasdiki zorunlu mu?
Net cevap. Her toplantı için zorunlu değildir; ancak yönetim planı veya iç yönergede isteniyorsa ya da yasal şüphe olabilecek hallerde noter tasdiki uygulanmalıdır. Hukuki belirsizliklerde bir uzmana danışın.
