Mayıs ayı geldi, posta kutularına "Olağan Toplantı" yazıları bırakıldı ve birkaç kat maliki şimdiden "yine yeter sayı tutmaz" diye homurdanıyor. Apartman genel kurulu, binanın bir yıllık kaderini belirleyen en önemli toplantıdır: yönetici seçilir, bütçe onaylanır, aidat belirlenir. Ama usulüne uyulmadan yapılan bir toplantının kararları sonradan iptal edilebilir. Bu rehberde geçerli bir genel kurulun çağrıdan karar defterine kadar tüm adımlarını 634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu'na (KMK) göre sırayla anlatıyoruz.
Genel Kurul Ne Zaman ve Nasıl Toplanır?
KMK m.29'a göre kat malikleri kurulu, yönetim planında belirtilen zamanda; bu konuda bir hüküm yoksa her takvim yılının ilk ayında olağan olarak toplanır. Toplu yapılarda yönetim planındaki süreler esastır. Ayrıca önemli bir sebep çıkarsa, yöneticinin veya denetçinin ya da kat maliklerinin üçte birinin istemiyle olağanüstü toplantı yapılabilir.
Çağrı (Davet) Nasıl Yapılır?
Toplantıya çağrı yöneticinin görevidir. KMK m.29'a göre bütün kat maliklerine, toplantı tarihinden en az on beş gün önce; toplantının yeri, saati ve gündemi yazılı olarak bildirilmelidir. Çağrı, imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılır.
- Gündemi netleştirin (yönetici seçimi, bütçe, aidat, özel gündem maddeleri).
- İlk ve ikinci toplantı tarih/saatini birlikte yazın (çoğunlukla ilk toplantıda yeter sayı tutmaz).
- Tüm maliklere en az 15 gün önceden yazılı bildirim ulaştırın.
- Bildirimleri imza karşılığı alın veya taahhütlü gönderin; ispat için saklayın.
Hazirun Listesi ve Toplantı Yeter Sayısı
Toplantı başında hazirun listesi (hazır bulunanlar cetveli) düzenlenir. Bu liste, hangi bağımsız bölüm malikinin bizzat ya da vekâletle katıldığını ve arsa paylarını gösterir. Yeter sayısı bu liste üzerinden hesaplanır.
| Toplantı | Toplantı Yeter Sayısı (KMK m.30) |
|---|---|
| İlk toplantı | ✅ Malik sayısı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlası |
| İkinci toplantı | ✅ Katılanlarla yetinilir (asgari yeter sayı aranmaz) |
İlk toplantıda hem malik sayısının hem de arsa payı toplamının yarıdan fazlasının hazır olması gerekir. Bu sağlanamazsa toplantı ikinci güne ertelenir ve ikinci toplantıda katılan sayısıyla yetinilebilir. Ancak ikinci toplantı, ilkinden en az yedi gün sonra yapılmalıdır.
Vekâletle Temsil ve Oy Hakkı
Katılamayan malik, bir başkasına yazılı vekâlet vererek temsil ettirebilir. KMK m.31'e göre her kat maliki arsa payına bakılmaksızın bir oy hakkına sahiptir; ancak bir kişinin birden fazla bağımsız bölümü varsa her biri için ayrı oy kullanır. Bir kişinin oyu, bütün oyların üçte birinden fazla olamaz. Bir bağımsız bölüm birden çok kişinin ortak mülkiyetindeyse, içlerinden birini temsilci olarak belirlerler.
Karar Yeter Sayısı: Hangi Karar Kaç Oyla Alınır?
Burası en çok karıştırılan konudur. Genel kurul kararları çoğunlukla basit çoğunlukla alınır, ancak bazı önemli kararlar nitelikli çoğunluk veya oybirliği gerektirir:
- Olağan kararlar: Toplantıya katılanların oy çoğunluğu (KMK m.32).
- Yönetici atama/azil, bütçe, aidat: Sayı ve arsa payı çoğunluğu.
- Ortak yere köklü değişiklik / yenilik: Yenilik faydalı ve masrafı aşırı değilse sayı ve arsa payı çoğunluğu; çok masraflı işlerde daha yüksek çoğunluk (KMK m.42).
- Yönetim planını değiştirmek: Beşte dört çoğunluk (KMK m.28).
- Anagayrimenkulün tümüne ilişkin temel haklara dokunan kararlar: Oybirliği.
Karar Defterine İşleme ve İmza
Alınan kararlar, noter onaylı karar defterine sıra numarasıyla yazılır ve toplantıya katılan maliklerce imzalanır (KMK m.32). Karara aykırı oy kullananlar gerekçesini belirtip imzalar. Karar defteri, ileride çıkacak ihtilaflarda en güçlü ispat aracıdır; düzensiz tutulması yöneticiyi zor durumda bırakır. Çağrı bildirimlerini, hazirun listesini, vekâletnameleri ve karar tutanağını bir arada saklamak gerekir.
Bu evrak yükünü dağınık kâğıtlarla değil dijital olarak yönetmek isteyenler için, BYönetim üzerinden ücretsiz bir bina kurarak duyuruları, dijital oylamayı ve karar/duyuru kayıtlarını tek panelde tutmak; hazirun ve tebligat takibini de düzene sokmak mümkün. Böylece bir sonraki genel kurulda "bana haber gelmedi" itirazlarını belgeyle karşılayabilirsiniz.
Sıkça Sorulan Sorular
Genel kurul çağrısı kaç gün önceden yapılmalı?
Tüm kat maliklerine toplantıdan en az on beş gün önce; yer, saat ve gündem yazılı olarak bildirilmelidir (KMK m.29). Bildirim imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapılır.
İlk toplantıda çoğunluk sağlanmazsa ne olur?
Toplantı ikinci güne ertelenir. İkinci toplantıda asgari yeter sayı aranmaz, katılanlarla yetinilir; ancak ikinci toplantı ilkinden en az yedi gün sonra yapılmalıdır (KMK m.30).
Genel kurula gelemeyen malik oy kullanabilir mi?
Evet, yazılı vekâletle bir başkasını temsilci tayin ederek oy kullanabilir. Her malik kural olarak bir oya sahiptir; bir kişinin oyları toplam oyların üçte birini geçemez (KMK m.31).
Genel kurul kararı nasıl iptal edilir?
Karara katılmayan malik, kararı öğrenmesinden itibaren bir ay ve her hâlde karar tarihinden itibaren altı ay içinde sulh hukuk mahkemesine başvurabilir (KMK m.33). Somut durum koşullara göre değiştiğinden uzmana danışmak yerinde olur.
Karar defteri zorunlu mu?
Evet. Kararlar noter onaylı karar defterine yazılır ve katılan maliklerce imzalanır. Defterin düzenli tutulmaması, ileride ispat ve denetim açısından ciddi sorun yaratır.
