Yönetim kurulu toplantısında, yöneticinin elinde kiracı tarafından yapılmamış aidat ödemelerini gösteren bir liste var; sizse kiracıya doğrudan ulaşamıyorsunuz, malik ise şehir dışında. Hemen ne yapmalısınız? Hem kanuna uygun hem de tahsilatı hızlandıracak adımları bu rehberde bulacaksınız.
Önce hukuki çerçeveyi belirleyin: KMK ve temel ilkeler
Kat Mülkiyeti Kanunu bakımından ortak gider sorumluluğu maliklere aittir; ancak pratikte kiracıların sözleşme ile bu yükümlülüğü üstlenmesi yaygındır. Yönetici, taşıyıcı belge ve usulü takip ederek hareket etmelidir. Kanunun açık maddesi gerekmeksizin (şartlara göre değişir) genel uygulama ve yargı içtihatları, yöneticilerin önce malike bildirimde bulunmasını öngörür.
1. Adım: Durumu belgeleyin — eksiksiz ve şeffaf kayıt
Yöneticinin önceliği, aidat borcunu gösteren banka dekontları, hesap dökümleri ve işletme projesine göre hesaplanmış alacak listesi hazırlamaktır. Bu belgeler ileride hem malike hem gerektiğinde icra mercilerine sunulacaktır.
- Aidat hesaplama tablosu (arsa payı veya eşit dağılım açık gösterilmeli)
- Banka dekontları, gönderilen bildirimlerin kopyaları (SMS, e-posta, yazılı tebligat)
- Genel kurul kararları veya yönetim kararı (varsa) aidat tutarına ilişkin
2. Adım: Malike bildirim usulü — yazılı ve resmi kanallar
KMK çerçevesinde malike yapılacak bildirimlerin yazılı olarak iletilmesi uygundur. Mümkünse iadeli taahhütlü mektup veya noter aracılığıyla tebliğ; alternatif olarak e-posta ve SMS ile gönderimler kayıt altında tutulmalıdır.
- Ön bilgilendirme: e-posta/SMS ile borç ve son ödeme tarihini bildirin.
- Resmi bildirim: iadeli taahhütlü mektup veya noter aracılığıyla ödeme talebi gönderin.
- Cevapsız kalırsa bir hafta sonra tekrar hatırlatın; süreleri ve tarihleri kaydedin.
3. Adım: Kiracıya bildirim — sözleşme hükümlerini kontrol edin
Eğer kira sözleşmesinde ortak giderlerin kiracı tarafından ödeneceğine dair açık madde varsa, kiracıya yapılan bildirim ve talep doğrudan uygulanabilir. Sözleşmede yoksa yönetici önce malike başvurmalıdır; yine de kiracı bilgilendirilebilir.
4. Adım: Tahsilat yolları ve izleme
Yöneticinin elinde hem malikten hem kiracıdan ödeme alma araçları olmalıdır. Banka havalesi, EFT, kredi kartı veya online tahsilat kanalları kullanılabilir. Ödeme alındığında makbuz düzenlenmeli ve hesaplara işlenmelidir.
| Yöntem | Avantaj |
|---|---|
| Banka havalesi / EFT | Kolay izlenir, dekont belgelenir |
| Kredi kartı / Online tahsilat | Kolay ödeme, hızlı tahsilat |
| Noter aracılığıyla bildirim | Hukuki ispat sağlar |
Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, kayıt, bildirim ve online tahsilat adımlarını hızlandıran araçlar mevcuttur; örneğin BYönetim üzerinden hızlı bina kaydıyla 6 ay ücretsiz deneme başlayabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
5. Adım: İcra veya hukuki takip öncesi son uyarılar
İcra takibine başlamadan önce yönetim kurulu kararı, gönderilmiş bildirimlerin kanıtı ve hesap cetvelleri hazır olmalıdır. İcra takibi, malikin borcu üzerine yöneliktir; kiracının ödeme yükümlülüğü kira sözleşmesiyle belirlendiyse kiracıya karşı rücu imkânı değerlendirilebilir. Somut tavsiye niteliğinde hukuki yönlendirme gerekirse bir avukata danışın.
| Durum | Pratik Sonuç |
|---|---|
| Malik ödeme yapıyor | ✅ Öncelikle aidat kapatılır |
| Malik ödemiyor, kira sözleşmesi aidatı kiracıya yüklüyor | ✅ Yönetici malike icra başlatabilir, sonra rücu mümkündür |
Dokümantasyon örnekleri — hangi belgeler hazır olmalı?
Aşağıdaki belgeler yönetici dosyasında bulunmalıdır. Bu belgeler hem yönetimin şeffaflığını artırır hem de yasal süreçte delil teşkil eder.
- Aidat alacak listesi (ay-ay, bakiye gösterir)
- Banka dekontları ve ödeme belgeleri
- Gönderilen bildirimlerin (e-posta/SMS/kargo) çıktıları
- Karar defteri veya yönetim kurulu kararı (icra yetkisi için gerekirse)
- Kira sözleşmesi (kiracı-malik ilişkisini gösteren maddeler)
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici doğrudan kiracıdan aidat isteyebilir mi?
Genelde malik asıl borçlu kabul edilir; kiracıdan tahsilat sözleşmede açıkça varsa veya malikin rızası bulunuyorsa doğrudan talep edilebilir. Uygulama, sözleşme ve belgelere göre değişir.
Malik şehir dışındaysa nasıl bildirim gönderilmeli?
İadeli taahhütlü mektup, e-posta ve SMS'le beraber varsa vekil veya noter kanalıyla bildirim en güvenli yoludur.
Banka dekontu tek delil olur mu?
Tek başına dekont bazen yetersizdir; bildirim kayıtları, hesap dökümü ve yönetim kararıyla desteklenmelidir.
İcra başlatmadan önce yönetim kurulunun onayı gerekiyor mu?
İşletme projesine ve yönetim iç kurallarına göre değişebilir; çoğu durumda icra yetkisi için yönetim kurulu veya genel kurul kararı aranır. Yönetici tek başına başlatmadan önce iç yönergeyi kontrol etmelidir.
Kiracıya yapılan ödeme malikin borcunu kapatır mı?
Kiracı, malik adına ödeme yapıyorsa bu, malikin borcunu kapatır; ancak rücu hakları ve sözleşme hükümleri göz önünde bulundurulmalıdır.
