Genel kuruldan yeni çıkmışsınız, masada elinizde boş bir defter ve bir tomar tartışma notu var. "Bu kararları nereye, nasıl yazacağım? Defter geçerli olması için noterde mi onaylanmalı?" sorusu kafanızı kurcalıyor. Karar defteri, apartman yönetiminin hukuki belleğidir; usulüne uygun tutulmadığında alınan kararlar mahkemede çürüyebilir. Bu rehberde defterin açılışından kapanışına kadar tüm süreci somut olarak ele alıyoruz.
Karar Defteri Nedir ve Neden Zorunludur?
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.32'ye göre kat malikleri kurulunca verilen kararlar, tarih sırasıyla bir karar defterine yazılır ve toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Bu defter, yönetimin tüm meşru tasarruflarının dayanağıdır: aidat artışı, yönetici seçimi, ortak gider paylaşımı, demirbaş alımı gibi her karar burada yaşar.
Karara katılmayan ya da karşı oy veren malik, gerekçesini belirterek imzalayabilir. Karar deftere geçirilmediğinde, o kararın varlığını ispatlamak son derece güçleşir.
Noter Tasdiki: Açılış ve Kapanış Onayı
Kat Mülkiyeti Kanunu m.32 son fıkrası uyarınca karar defterinin her sayfası noterce mühürlenir ve bu deftere açılış onayı (tasdiki) yapılır. Yani defter kullanılmaya başlanmadan önce notere götürülüp tasdik ettirilmelidir. Tasdiksiz deftere yazılan kararlar geçerlilik tartışmasına açıktır.
- Boş, çizgili/kareli ve sayfaları numaralanabilir bir karar defteri temin edin (kırtasiyelerde "apartman karar defteri" olarak satılır).
- Defteri herhangi bir notere götürün; noter ilk sayfaya açılış tasdiki yapar ve sayfaları mühürler.
- Defter dolduğunda, yeni deftere geçmeden önce eski deftere noterde kapanış onayı yaptırın.
- Yeni dönem yöneticisi göreve geldiğinde defter devir-teslimle aktarılır; ayrıca yeni tasdik gerekmez, defter doluncaya dek kullanılır.
Kararlar Deftere Nasıl Yazılır?
Her toplantı için defterde bir karar tutanağı oluşturulur. Sade, anlaşılır ve eksiksiz yazım, ileride çıkacak itirazların önünü keser. Bir karar metninde bulunması gerekenler:
- Toplantının tarihi, yeri ve saati
- Toplantı türü (olağan/olağanüstü) ve çağrının nasıl yapıldığı
- Toplam bağımsız bölüm sayısı, katılan ve vekaleten temsil edilen malik sayısı (yeter sayı tespiti)
- Gündem maddeleri ve her madde için alınan karar ile oy dağılımı (kabul/ret/çekimser)
- Seçilen yönetici/denetçi bilgileri
- Toplantıda bulunan tüm maliklerin ad-soyad ve imzaları
Karar metni okunaklı yazılmalı, satır araları boş bırakılmamalı; düzeltme gerekiyorsa üstü tek çizgiyle çizilip paraflanmalı, daksil/silgi kullanılmamalıdır. Sayfa atlanmamalı, boş bırakılan alanlar çizilerek iptal edilmelidir.
Dijital Karar Defteri Geçerli mi?
Yürürlükteki Kanun fiziki, noter tasdikli defteri esas alır. Ancak pek çok yönetici kararları önce dijital ortamda hazırlayıp düzenli, hatasız biçimde deftere geçiriyor. Burada amaç, el yazısıyla oluşan eksiklikleri ve okunaksızlığı ortadan kaldırmaktır.
BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim yazılımları, genel kurul kararlarını, gündemi, oylama sonuçlarını ve duyuruları dijital ortamda tutmanızı sağlar; siz de bu hazır metni noter tasdikli karar defterine temiz biçimde aktarırsınız. Böylece hem fiziki defter eksiksiz olur hem de kararların aranabilir bir dijital kopyası kalır.
Sık Yapılan Hatalar
- Defteri noterde tasdik ettirmeden kullanmaya başlamak
- Yeter sayıyı (toplantı ve karar nisabı) tutanağa yazmamak
- Toplantıda bulunan tüm maliklere imza attırmamak
- Sayfa atlamak, boş alan bırakmak veya daksil kullanmak
- Olağanüstü toplantı çağrısının usulünü tutanakta belirtmemek
Sıkça Sorulan Sorular
Karar defteri noterde her yıl yeniden onaylanır mı?
Hayır. Defter dolana kadar kullanılır; açılışta bir kez tasdik yeterlidir, dolduğunda kapanış onayı yapılıp yeni defter açılır.
Tasdiksiz deftere yazılan kararlar geçersiz mi?
Geçerlilikleri ciddi biçimde tartışmalı hale gelir ve ispat gücü zayıflar. Olası bir uyuşmazlıkta sonuç şartlara göre değişir; bu nedenle defteri mutlaka tasdik ettirin, tereddütte bir uzmana danışın.
Karar defterini kim saklar?
Görevdeki yönetici saklar ve dönem sonunda devir-teslimle yeni yöneticiye eksiksiz teslim eder.
Toplantıya katılmayan malik kararla bağlı olur mu?
Usulüne uygun çağrı yapılmış ve yeter sayı sağlanmışsa, katılmayan malikler de alınan kararlarla kural olarak bağlıdır (m.32).
Karar defterinde düzeltme yapabilir miyim?
Yanlışın üstü tek çizgiyle çizilip paraflanır ve doğrusu yazılır; silme, daksil veya sayfa koparma yapılmaz, aksi halde tahrifat tartışması doğar.
