Genel kurul salonunda yönetici cep telefonuyla kat maliklerinin kimliklerini fotoğraflayıp QR kodla ‘katılım onayı’ alıyor — toplantı sonunda birkaç malik, imza yerine bunun yeterli olup olmadığını sorguluyor. Siz yönetici, karar defteri kaydı yapan kişi veya malikseniz; bu yöntem hukuken geçerli mi, hangi riskleri taşır ve itiraz durumunda ne yapmanız gerekir?
1. Kısa cevap: KMK ve uygulama çerçevesi
Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) genel kurulların çağrı, hazirun ve karar alma usullerini düzenler; kanunda hazirunun şekli için açık bir “fotoğraf/QR” hükmü yoktur. Bu nedenle imza esaslı geleneksel hazirun listesi uygulanması hukuken daha sağlamdır. Ancak teknoloji kullanımının tamamen yasaklandığını gösteren açık bir düzenleme de bulunmaz; önemli olan usulün toplantının çağrı ve toplantı nisaplarına etkisi ile kimlik ve irade açıklamasının güvenilirliğidir.
2. Fotoğraf/QR uygulamasının avantajları ve somut riskleri
Teknolojik yöntem kısa sürede katılımcı tespitine, temassız kayıt ve dijital arşive imkân verir. Ancak riskler somut ve mahkemede sorun yaratabilir:
- Kimlik doğrulama sorunları: Fotoğrafın gerçekten o kişiye ait olduğunu kanıtlamak güçleşir.
- İrade beyanı belirsizliği: İmza, fiziksel onay niteliği taşır; fotoğraf/QR ile ‘oy verme’ veya ‘karar onayı’ arasındaki bağlantı tartışılabilir.
- Usul eksikliği iddiası: Çağrı usulü, hazirun listesi ve karar defteri arasındaki tutarsızlık itiraz sebebi olur.
- KVKK ve veri güvenliği: Fotoğraf ve kimlik verilerinin işlenmesi kişisel veri koruma yükümlülükleri doğurur.
3. Uygulamada hangi şartlarda daha güvenlidir?
Fotoğraf/QR kullanacaksanız şu şartları yerine getirmek itiraz riskini azaltır:
- Toplantı çağrısında bu yöntemin kullanılacağı önceden yazılı olarak ilan edilsin.
- Hazirun listesi ile QR kayıtları karşılaştırılabilir şekilde tutulup karar defterine ek gönderilsin (yazılı hazirun listesi mutlaka oluşturulsun).
- Toplantıda kimlik kontrolü fiziksel olarak (nüfus cüzdanı/T.C. kimlik) yapılıp bunu toplantı tutanağına yazın.
- Fotoğraf/QR verileri gizlilik, erişim ve saklama politikası belirlenerek KVKK’na uygun saklansın ve gereğinde silinsin.
4. Karar defteri, hazirun ve noter tasdiki bağlamında dikkat edilmesi gerekenler
Karar defteri KMK uygulamasında ana belgedir; hazirun listesi defterle birlikte tutulur. Noter onayı gerektiren durumlarda (örneğin bazı kararların tescili vs.) fiziki evraklar önem kazanır. Bu nedenle:
- Karar defterine karar metinleri, toplantı tarihi, saat ve yer ile birlikte toplantıda kimlik kontrolü yapıldığı ve dijital yöntem kullanıldığı açıkça yazılmalı.
- Hazirun listesi mümkünse hem basılı/ıslak imzalı hem de dijital yedek olarak saklanmalı; noter tasdiki gerekiyorsa noter onaylı nüshası hazırlanmalı.
5. Pratik adımlar: Genel kurulda fotoğraf/QR kullanacaksanız uygulama checklisti
- Çağrıda yöntemi açıklayın: Tarih, saat, yer, kimlik kontrolü ve QR/fotoğraf kullanılacağı duyurulsun.
- Toplantı girişinde kimlikleri görerek fiziki kontrol yapın; bu kontrol tutanağa konulsun.
- Hazirun listesi hazırlayın: isim, bağımsız bölüm no, arsa payı, imza alanı (imza atılmıyorsa ‘imza yok’ sebebi yazılsın) ve QR/Fotoğraf kayıt kimliği eşleştirilsin.
- Karar defterine toplantı bilgilerini, usulün nasıl yürütüldüğünü ve varsa itirazların not edildiğini yazın.
- KVKK uyumu için saklama politikası belirleyin; fotoğraf/QR verilerini gereksiz bekletmeyin.
6. İtiraz ve dava riskini azaltmak: örnek senaryolar
Eğer bir malik itiraz ederse mahkeme, toplantı çağrı usulünü, hazirun tespitini, kimlik doğrulamasını ve karar defterinin içeriğini birlikte değerlendirir. Taraflar arası uyuşmazlıkta güçlü delil sunacak hususlar:
- Basılı hazirun listesi ve karar defterinin uyumu
- Toplantıda kimlik kontrolü yapıldığına dair tutanak ve varsa toplantı fotoğrafı (ama KVKK'ya uygun saklanmış)
- Toplantı çağrısının usule uygun yapıldığına dair belgeler
7. Dijitalleştirmek isterseniz: uygulanabilir, düşük riskli geçiş
Bu süreci dijitalleştirmeyi düşünüyorsanız, amaca uygun bir yazılım kullanmak kayıtların düzenli, arşivlenebilir ve KVKK uyumlu olmasını sağlar. Örneğin BYönetim gibi site ve apartman yönetimi yazılımları; toplantı duyurusu, hazirun kaydı, karar defteri entegrasyonu ve dijital arşivleme süreçlerini düzenlemeye yardımcı olur. Süreci dijitalleştirmek isterseniz https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 adresinden kolay kayıtla deneme başlatabilirsiniz.
| Uygulama | Risk/Geçerlilik |
|---|---|
| Yalnızca fotoğraf/QR (imza yok) | ❗Delil zayıf, itiraz riski yüksek |
| Fiziki kimlik kontrol + basılı hazirun + dijital yedek | ✅ Yüksek güvenilirlik |
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesinde sadece fotoğraf varsa genel kurul kararı iptal edilir mi?
Net cevap: Her somut olayın delillerine göre değerlendirilir; tek başına fotoğraf çoğu zaman yeterli delil sayılmayabilir. Fiziki hazirun/kimlik kontrolü ve karar defteri kaydı yoksa itiraz riski artar.
QR ile katılım onayı almak oy kullanma yerine geçer mi?
Net cevap: Genel olarak hayır; QR kaydı katılımcıyı tespit edebilir ancak oy verme ve irade beyanının nasıl yapıldığı ayrıca belgelenmelidir.
Fotoğraf/QR kullanımında KVKK yükümlülükleri nelerdir?
Net cevap: Fotoğraf ve kimlik verileri kişisel veri sayıldığından hukuka uygun işleme, bilgilendirme, saklama süresi ve erişim güvenliği ilkelerine uyulmalıdır.
Karar defterine dijital kayıt ekleyebilir miyiz?
Net cevap: Karar defterine dijital çıktılar eklenebilir; ancak fiziki defter kaydı ve gerekli durumlarda noter tasdiki önemini korur. Usule uygun şekilde hem dijital hem fiziki kayıt tutmak en güvenli yoldur.
Toplantı çağrısında fotoğraf/QR kullanılacağı yazılmazsa sonradan itiraz edilebilir mi?
Net cevap: Evet; çağrı usulü eksikse itiraz zemini oluşur. Yeni yöntem kullanılacaksa çağrıda açıkça duyurulmalıdır.
