Genel kurul salonunda toplantı başlarken bir malik söz alıyor: “Ben kiracıyım, oy kullanamam değil mi?” Diğer yandan bir dairenin tapu kayıtlarında hissedar adı görünüyor ama kendisi toplantıda değil; yönetici kararsız. Bu sahnede yönetici hangilerini haziruna yazmalı, kimlerin oy kullanmasına izin vermeli ve itiraz geldiğinde hangi belgelere dayanmalı? 2026'da sık karşılaşılan bu karışıklıkları; uygulama adımları, somut deliller ve yöneticinin sorumluluk sınırlarıyla netleştiriyoruz.
1. Oy kullanma hakkının temel ölçütleri
Kat Mülkiyeti uygulamalarında oy kullanma hakkı esas olarak bağımsız bölüm malikine aittir. Kiracıların, intifa hakkı sahiplerinin veya vekâletle gelenlerin oy kullanıp kullanamayacağı duruma göre değişir. Oy hakkı tespiti için öncelikli belgeler tapu kayıtları ve geçerli vekâletnamelerdir.
2. Oy kullanma engeli doğuran haller (sık rastlanan örnekler)
Aşağıdaki durumlarda malik doğrudan oy kullanamayabilir veya oy kullanması sınırlandırılabilir:
- Mülkiyetin birden fazla hissedara ait olması ve hazirunda hangi hissenin temsil edildiğinin belli olmaması.
- Bağımsız bölüm üzerinde mahkeme kararıyla el koyma, haciz veya yönetime müdahale gibi kısıtlayıcı hukuki işlemler bulunması.
- Kaydı bulunmayan veya sahte/uydurma vekâletnamelerle temsil iddiası.
- Konutun yönetim planı veya işletme projesinde özel düzenlemeler (ör. belli kararlar için tüm maliklerin şahsen katılımı) varsa.
3. Yönetici toplantı öncesinde hangi belgeleri istemeli ve hazirunu nasıl hazırlamalı?
Toplantı öncesinde yöneticinin somut kontrol listesini uygulaması işlerin net ilerlemesini sağlar. İstenen belgeler şunlardır:
- Tapu fotokopisi (bağımsız bölüm malikinin adı, pay bilgisi).
- Vekâletname (noter onaylı) veya resmi kurum belgeleri; elektronik vekâlet varsa doğrulama talebi.
- Mahkeme kararları, haciz bildirimleri varsa resmi tebligatlar.
Hazirun listesi hazırlanırken, her kaydın yanında arsa payı ve malik/vekil bilgisi açıkça yazılmalı; oy kullanma yetkisi konusunda tereddüt varsa toplantıda itiraz ve kayıt düşme prosedürü uygulanmalıdır.
4. Toplantı sırasında itiraz ve tespit adımları
Toplantı sırasında bir kat maliki veya temsilcisi başka bir kişinin oy kullanmasına itiraz ediyorsa yönetici şu adımları izlemelidir:
- İtirazı tutanağa geçirin (karar defterine kaydedin).
- İddia sahibi ve temsil edilen kişiden belgeleri hemen sunmaları talep edilebilir; sunulmazsa oy kullanımı askıya alınır.
- Sorun çıkaran oy kullanımı yine de yapılırsa, itirazı yapanların kayıt düştüğünü ve daha sonra hukuki yollara başvurma haklarının saklı olduğunu belirtin.
5. Karar defteri ve hazirun kaydında hangi ifadeler olmalı?
Karar defterine ve hazirun listesine net kayıt düşmek ilerideki hukuki ihtilafları azaltır. Önerilen yapı:
- Her kat malikinin tam adı, T.C. kimlik numarası veya vergi kimlik numarası (varsa), bağımsız bölüm numarası ve arsa payı.
- Temsil varsa temsil eden ve temsil edilenin bilgileri; vekâletnamenin türü (noter/elektronik) ve tarih.
- Toplantıda yapılan itirazlar ve yönetici tarafından alınan karar (oy kullanma izni verildi/verilmedi) açıkça kaydedilmeli.
| Durum | Haziruna Not |
|---|---|
| Noter vekâlet var | ✅ Vekâlet tarihi: 01.03.2026, Noter: X |
| Tapu kaydı mevcut ama malik yok | ✅ Haziruna malik adı yazıldı; karar kullanımı tartışmalı - itiraz kaydı var |
6. İtiraz sonrası başvurulacak yollar ve yönetici rolü
İtirazın çözümlenmesi genellikle iki yoldan gider: toplantı tutanaklarına dayanarak dava veya itiraz yoluna gidilmesi ya da iddiaların belge ile çabuk çözümlenmesi. Yönetici, tarafsız kayıt tutmak ve istenirse toplantı tutanağının ve hazirun listesinin noter onaylı suretlerini sağlamakla yükümlüdür. Somut uyuşmazlıklarda hukuki yol tercih ediliyorsa ilgili tarafları avukata yönlendirmek uygundur.
Bu süreci dijitalleştirmek ve hazirun, davet, vekâlet takibi ile karar defteri kayıtlarını düzenlemek isterseniz BYönetim üzerinden hızlı kayıt başlatabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Yazılım, vekâlet belgeleri, hazirun listesi ve karar defteri kayıtlarını tek platformda tutmanızı kolaylaştırır.
Sıkça Sorulan Sorular
Kira sözleşmesi olan kiracı genel kurulda oy kullanabilir mi?
Hayır; oy kullanma hakkı temel olarak bağımsız bölüm malikine aittir. Kiracı ancak malik tarafından yazılı ve noter onaylı vekâlet verilmişse oy kullanabilir.
Bir dairede iki hissedar varsa hangisi oy kullanır?
Hissedarlar aralarında anlaşmalı olarak birini temsil edecekse o kişi oy kullanır; aksi halde ortak karara göre hareket edilir veya hisse oranına göre temsil düzenlenmişse o esas dikkate alınır.
Hazirun listesine sonradan eklenen vekâlet geçerli midir?
Genel kural olarak hazirun toplantı başlangıcında düzenlenir; sonradan ekleme varsa itiraz edilir ve delil şartlarına göre değerlendirilir. Noter tasdikli vekâletlerin toplantı sırasında sunulması durumunda yönetim kaydı düzeltebilir.
Yönetici itirazı reddederse ne yapmalı?
Yönetici itirazı reddettiğinde reddetme gerekçesini tutanağa eklemeli ve itiraz edenin itiraz hakkının saklı olduğunu bildirmelidir. Daha sonra taraflar dava yoluna gidebilir; yönetici tarafsız kayıt tutmakla yükümlüdür.
Toplantı tutanakları noter tasdikli olmalı mı?
Kanunda her toplantı için zorunlu bir noter tasdiki şartı yer almaz; ancak kararlara karşı hukuki itirazlarda noter tasdiki delil değerini artırır. Özellikle ihtilaflı toplantılarda noter onayı önerilir.
Hukuki dayanaklar:
Kat Mülkiyeti uygulamaları ve genel kurul usulü için Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamaları ve Tapu kayıtları temel alınır. İlgili somut durumlarda yönetici tarafsız kayıt, hak düşürücü veya kısıtlayıcı kararların denetlenmesi için noter kayıtları ve resmi belgeler önem taşır. Somut ihtimallerde hukuki sonuçların değerlendirilmesi kişisel duruma göre değişir; ihtiyacınız varsa bir hukuk danışmanına başvurun.
