Sabah kapıcıyı işe gelmezken buldunuz; yönetici olarak ilk sorunuz genelde "kalan yıllık izin ücreti ne kadar ödeyeceğiz ve bunu aidata yansıtabilir miyiz?" olur. Bu rehber, kapıcı ayrılmadan önce yıllık izin hakkı, ücret hesabı, bordro ve KMK kapsamında aidata yansıtma pratiğini 2026 uygulamasıyla, somut adımlar ve örnek hesapla açıklar.
1. Kapıcıya yıllık izin hakkı temel ilkeler
Kapıcılar iş sözleşmesine göre iş kanununa tabi çalışanlardır; yıllık izin, süresi ve ücreti İş Kanunu çerçevesinde düzenlenir. Ancak apartman/site özelinde maliyetlerin ortak giderlere yansıtılması Kat Mülkiyeti Kanunu (KMK) hükümleri ile ilişkilidir. Genel kural: çalışan işçi, çalıştığı süreye göre yıllık izin hakkı kazanır ve kullanılmayan izin ücret olarak ödenir.
2. Kim hesaplar? Yönetici mi, genel kurul mu?
Kapıcı bordrosu ve işten çıkış işlemleri (SGK bildirimi, kıdem hesabı, yıllık izin ücreti) işveren sıfatındaki yönetici tarafından yapılır. Ancak ücretlerin/işten ayrılmaya bağlı masrafların aidata yansıtılması ve muhasebe kaydı işin niteliğine göre genel kurul kararına bağlı olabilir (KMK m.20 uyarınca ortak giderlerin paylaşımı).
3. Yıllık izin ücreti hesaplama adımları (somut yöntem)
Aşağıda adım adım hesaplama yöntemi ve örnek rakam var. Hesaplamada brüt ücret, fazla mesai, düzenli ödemeler ve fiili çalışma süresi dikkate alınır.
- Toplam çalışma süresini belirleyin (ör. işe giriş-ten ayrılış tarihlerine göre gün/ay).
- İş Kanunu'na göre hak edilen yıllık izin süresini tespit edin (ör. 1 yıldan 5 yıla kadar 14 iş günü gibi İş Kanunu düzenlemeleri esas alınır).
- Kullanılmamış izin gün sayısını hesaplayın (hak edilen – kullanılan).
- Günlük ücret = son ücretlerin ortalamasından hesaplanır (brüt aylık / 30 veya bordroda kullanılan resmi hesaplama yöntemine göre).
- Kalan izin ücreti = kullanılmamış izin günü × günlük ücret. Buna yıllık izin sırasında ödenmesi gereken sosyal haklar (SGK matrahına dahil ödemeler) ve vergi kesintileri uygulanır.
Örnek hesap (basitleştirilmiş)
Varsayalım: Kapıcının brüt aylık ücreti 30.000 TL (örnek), bir yıllık dönemde 14 işgünü yıllık izin hakkı var, henüz kullanılmayan 7 işgünü bulunuyor.
- Günlük brüt ücret ≈ 30.000 / 30 = 1.000 TL
- Kalan izin brüt tutarı = 7 × 1.000 = 7.000 TL
- Sosyal prim ve vergi kesintileri sonrası net ödenecek tutar bordroyla netleştirilir.
4. SGK, bordro ve işten çıkış işlemleri
Yönetici; işten ayrılışta işe çıkış/işten ayrılış bildirgelerini e-Devlet/SGK sistemi üzerinden, iş kanunu ve SGK uygulamalarına uygun şekilde vermelidir. İşten ayrılışa ilişkin ücretler (kıdem, ihbar, yıllık izin ücreti) bordro üzerinden gösterilmeli ve SGK prim matrahına etkileri doğru hesaplanmalıdır.
İşe giriş ve çıkış bildirimi, işveren sorumluluğudur; eksik veya yanlış bildirim idari para cezasına sebep olabilir. Kapıcı işe girişte/çıkışta SGK süreçlerini kontrol eden yöneticiler için pratik bir başlangıç aracı isterseniz, bu süreci dijitalleştirmek isteyen yöneticiler BYönetim'in kayıt adımıyla hızlı başlayabilir: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
5. Kalan izin ücreti aidata nasıl yansır? (KMK perspektifi)
KMK m.20 uyarınca ortak giderler kat malikleri arasında arsa paylarına göre paylaşılır. Kapıcıya ödenen ücretler, site/apartman işletmesinin ortak giderlerinden sayılırsa (ör. temizlik, güvenlik, bina hizmetleri kapsamında) bu maliyetlerin aidatlara yansıtılması mümkündür; fakat aşağıdaki hususlar önemlidir:
- Kapıcı ücretleri bilanço ve işletme hesabında açıkça kayıtlı olmalı, belgeler (banka dekontu, bordro, SGK bildirgileri) bulunmalıdır.
- Yönetimin aidatlara yansıtma şekli yönetim planı veya genel kurul kararı ile uyumlu olmalıdır; olağan paylaşım arsa payına göre yapılır.
- Yıllık izin ücreti gibi tek seferlik veya ani yükler için genel kurulda ek karar gerekebilir; aksi halde yöneticinin muhasebe kaydını ve sonrasında genel kurul onayını alması tavsiye edilir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Kalan izin ücreti düzenli ortak gider olarak defterde | ✅ Bordro, ödeme belgesi ve SGK bildirgesi ile gider yazılır; aidata yansıtılır. |
| Tek seferlik yüksek tutar | ⚠️ Genel kurul kararı ile onay almak daha sağlam uygulamadır. |
6. Sık karşılaşılan sorunlar ve pratik çözüm adımları
Yöneticilerin en sık yaşadığı sorunlar: eksik bordro, kanıtlanmamış ödemeler, maliklerin itirazı. Aşağıdaki adımlar pratik çözüm sağlar.
- Bordroyu ve SGK bildirgesini düzenleyip arşivleyin.
- Ödeme banka havalesiyle yapın; dekontları saklayın.
- Genel kurulda yıllık hesapları sunarken bu ödemeyi belgeleriyle izah edin.
- İtiraz halinde harcama tutarının işletme hesabından gösterildiğini belgeleyin.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcının yıllık izin ücreti nasıl hesaplanır?
Hak edilen kullanılmamış izin gün sayısı ile günlük brüt ücretin çarpımı ile hesaplanır; bordro ve vergi/SGK kesintileri sonrası netleşir.
Yıllık izin ücreti ödemesini kim yapar?
İşveren sıfatındaki yönetici yapar; ödeme bordroya uygun şekilde gösterilmeli ve SGK bildirgileri tamamlanmalıdır.
Kalan izin ücreti aidata doğrudan yansıtılabilir mi?
Kural olarak kapıcı ücretleri ortak gider sayılır ve arsa payına göre paylaştırılabilir; yüksek veya olağan dışı tek seferlik tutarlar için genel kurul onayı daha sağlamdır (KMK m.20 perspektifi).
Bordro düzenlenmemişse ne olur?
Bordrosuz ödeme, SGK ve vergi riskine yol açar; yönetici idari para cezası ve itirazlar ile karşılaşabilir. İşlemi düzeltmek için geriye dönük bordro ve SGK bildirgesi düzenlenmesi gerekebilir—uzman desteği önerilir.
Kapıcı ayrılırken yıllık izin parası kıdem tazminatına dahil midir?
Yıllık izin ücreti ayrı bir ödeme kalemidir; kıdem tazminatı ise hizmet süresine bağlı olarak hesaplanır. Her ikisi de bordro ve işten çıkış belgelerinde ayrı gösterilmelidir.
Not: Bu rehber genel bilgi vermek içindir. Somut uyuşmazlık ve hesaplamalarda bir mali müşavir ya da iş hukuku avukatına danışmanız doğru olacaktır.
