Yeni taşındığınız binada yöneticisiniz: bir elinizde iş ilanı, diğer elinizde kapıcı dairesinin anahtarı. Komşular beklenti listesi veriyor; kimisi gece nöbeti istiyor, kimisi bahçe bakımını... Peki bu karmaşadan hukuka uygun, bordro ile uyumlu ve aidat hesabına düzgün yansıyacak "asgarî iş tanımı" nasıl hazırlanır? Bu rehberde adım adım, 2026 güncel uygulamalarına uygun ve pratik bir şablonla anlatıyorum.
Neden "asgarî iş tanımı" gerekir?
Net bir asgarî iş tanımı, iş sözleşmesi, bordro kaydı ve işveren (yani yönetim) sorumluluklarının belirlenmesi için zorunludur. Belirsiz tanım işçi-işveren uyuşmazlıklarını, eksik SGK bildirimi ve fazla mesai/ücret sorunlarını beraberinde getirir.
Asgarî iş tanımı hazırlanırken ilk kontrol listesi
Aşağıdaki maddeleri yazılı hale getirmeden iş teklif etmeyin:
- İşin adı (ör. apartman kapıcısı / site görevlisi)
- Çalışma yeri ve kapıcı dairesinin konumu
- İşe başlama tarihi ve deneme süresi (varsa)
- Günlük/haftalık çalışma saatleri ve nöbet düzeni
- Temel görev listesi (temizlik, çöp yönetimi, asansör kontrolü, bahçe bakımının sınırları, kargo teslim alma vb.)
- Maaş/brüt ve net açıklaması değil; bordroya uygun ücret tipi (sürekli ücret ve varsa ek ödemeler)
- Yıllık izin ve izin kullanım prosedürü
- Fazla mesai, prim, ikramiye, yakacak gibi ek ödemelerin tanımı
- İşten ayrılma halinde kıdem tazminatı ve ihbar hükümleri hakkında genel bilgi
Görevleri açık ve ölçülebilir yazma: örnek kısa şablon
Genel ifadelerden kaçının. Aşağıdaki örnek maddeler işe alım belgesine konulabilecek "asgarî" açıklamalardır:
- Günlük ortak alan süpürme ve paspas: ortak hol, merdiven ve asansör günde en az bir kez.
- Çöplerin bina dışına taşınması: çöp toplama günlerinden 15 dakika önce çöp kaplarının dışarı çıkarılması.
- Posta/kargo teslim alındığında maliklere bildirim ve giriş kaydı tutulması.
- Basit bahçe bakım işleri: sulama ve çim biçimi için aylık rutin; büyük bakım kararları genel kurul kararı gerektirir.
- Gece nöbeti: belirlenmiş gece saatleri için ek ücret karşılığı nöbet tutma (ayrıntı sözleşmede yer alır).
- Güvenlik ve arıza bildirimleri: asansör arızası, su kaçağı gibi olaylarda yöneticiye anında bildirim zorunluluğu.
Bordro ve SGK bildirimiyle uyum: pratik notlar
İş sözleşmesinde yazan iş tanımı bordroya birebir yansıtılmalı; aksi hâlde denetimde uyumsuzluk çıkar. İşe giriş bildirimi SGK'ya yapılırken işin niteliği ve günlük çalışma saati beyan edilmeli, ücret brüt üzerinden bordroda gösterilmelidir.
Çalışma saatleri, yıllık izin ve fazla mesai nasıl yazılmalı?
İş Kanunu çerçevesinde haftalık çalışma süresi 45 saattir; kapıcı görevleri sıklıkla esnek çalışma içerdiğinden sözleşmede günlük/haftalık süre ve nöbet düzeni açıkça belirtilmelidir. Yıllık izin süresi kıdeme göre hesaplanır; izin kullandırma yöntemini iş sözleşmesine ekleyin.
Aşağıdaki kısa tablo, tanımda yer alabilecek net ifadeyi gösterir:
| Konu | Örnek ifade |
|---|---|
| Haftalık çalışma | Haftalık 45 saat; nöbetler 7/24 değil, ayrı ek ödeme ile düzenlenir. |
| Yıllık izin | Yıllık izin süresi İş Kanunu'na uygun olarak kıdeme göre verilecektir. |
Kapıcıya yapılacak ek ödemelerin (ikramiye, yakacak vb.) belgelenmesi
Genelde apartmanlarda yakacak, yakıt ve buna benzer ödemeler yönetim tarafından karşılanır veya düzenli ek ödeme şeklinde maaşa eklenir. Bu ödemeler bordroda "ücretin parçası" olarak gösterildiğinde SGK matrahına dahil edilir; nakit ve kayıt dışı ödemeler hukuki risk yaratır.
KMK açısından kapıcı giderleri ortak gider sayılabilir; KMK m.20 uyarınca ortak giderlerin kapsamı ve hesaplanması genel kurul kararıyla veya işletme projesine göre belirlenir. Bu yüzden ek ödemelerin nasıl aidata yansıtılacağı genel kurulda veya işletme projesinde düzenlenmelidir.
Kıdem tazminatı, işten çıkarma ve devir-satış durumları
Kapıcının kıdem tazminatı kural olarak işveren tarafından ödenir. Bir bağımsız bölüm satıldığında kıdem tazminatı yükümlülüğü devralma konusu sözleşmeye ve somut olaya göre değişir; genel olarak alıcı ve satıcı arasındaki sözleşme ve tapu işlemine ilişkin düzenlemeler önem kazanır. Bu gibi somut durumlarda bir uzman avukata danışılması uygundur.
Pratik uygulama: yöneticinin adım adım kontrol listesi
- 1) Mevcut ihtiyaçları tespit edin: bahçe, temizlik, posta, nöbet gereklilikleri.
- 2) Yazılı asgarî iş tanımı oluşturun ve iş sözleşmesine ekleyin.
- 3) SGK işe giriş bildirimi ve bordro düzenini hazırlayın; ücretin brüt beyanını sağlayın.
- 4) Ek ödeme/pürüzlü konuları (yakacak, ikramiye) genel kurulda karara bağlayın veya işletme projesiyle düzenleyin.
- 5) İşe alım sırasında imzalanmış kayıtları saklayın; ilerideki icra/iş uyuşmazlıklarında delil olur.
Eğer bu süreci dijitalleştirip kayıt, bordro ve aidat tahakkukunu entegre bir sistemle yürütmek isterseniz, BYönetim gibi bir araç kaydı hızlandırır ve denetim izi oluşturmanızı kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Asgarî iş tanımı zorunlu mu?
Yazılı bir iş tanımı İş Kanunu'ndan doğrudan zorunlu olmasa da SGK bildirimi, bordro uyumu ve olası ihtilaflarda işvereni koruduğu için pratikte gereklidir.
Kapıcı nöbetleri için farklı ücret nasıl gösterilir?
Nöbet ücreti ayrı bir ödeme kalemi olarak bordroda gösterilmeli ve SGK matrahına dahil edilmelidir; aksi hâlde kayıt dışı ödeme riski vardır.
Yıllık izin süresi nasıl hesaplanır?
Yıllık izin süresi İş Kanunu hükümlerine göre kıdeme göre belirlenir; izin kullanımı ve ücret ödemesi sözleşmede açık olmalıdır.
Kapıcıya verilen yakacak ödemesi aidata nasıl yansır?
Eğer genel kurul veya işletme projesinde aksine hüküm yoksa kapıcı giderleri ortak gider kapsamında değerlendirilebilir; KMK m.20 ve işletme projesine göre aidata yansıtma şekli netleştirilmelidir.
İşe başlamadan önce SGK bildirimi yapılmazsa ne olur?
SGK bildirimi yapılmadan çalıştırılan işçi için idari para cezası ve geriye dönük prim yükümlülükleri doğabilir; bu nedenle işe giriş bildirimi işe başlama gününde yapılmalıdır.
