Saat 19:05, blok girişinde duyuru asılı — genel kurul 19:00’da başlamış, sandık kurulmuş; beklenmedik şekilde tek aday konuşup ‘adaylıktan çekiliyorum’ dedi. Hazirun listesinde sayı/arsa payı zaten yetersiz; yöneticisiz kalma, aidat ödemeleri, acil bakım kararları beklemede. Peki şimdi yönetici seçimi, karar alma ve tutanak nasıl yürütülür?
Durumu hızlı değerlendirme: Toplantı hukuki statüsü nedir?
Genel kurulun başlatılması, çağrı usulüne uyulması ve hazirun listesi temel belirleyicilerdir. Kat Mülkiyeti Kanunu ve uygulamaları çerçevesinde, toplantı çağrı hükümlerine uyulduysa toplantı açılır; ancak karar yeter sayısı yoksa bazı kararlar alınamaz.
Hangi kararlar çoğunlukla alınamaz, hangileri alınabilir?
Kararın türüne göre yeter sayı değişir. Özetle:
- Yönetici seçimi ve asıl yönetim kararları için genelde toplantıda bulunanların oy çokluğuna (arsa payı veya sayı dağılımına göre) ihtiyaç vardır.
- Günlük olağan işlemler (acil bakım, yangın, sağlık tehlikesi) yönetici tayin edilmemiş olsa bile gecikmeksizin yapılmalı; maliyetlerin sonradan genel kurula bildirilerek onaylatılması gerekir.
| Karar Türü | Genel Kural |
|---|---|
| Yönetici seçimi | Çoğunluk gerekir — toplantıda arsa payı veya sayı çoğunluğu sağlanmazsa alınamaz. |
| Acil onarım | Yönetici yoksa bile yapılabilir; maliyet sonra onaya sunulur. |
Adım adım: 'Son dakika aday çekilmesi' sonrası yöneticisizliğin yönetimi
- Toplantıyı resmi olarak kapatmayın; toplantı tutanağına aday çekilme beyanını ve hazirun durumunu kaydedin.
- Hazirun listesini (kim, arsa payı, imza) doğru kaydedin; itiraz varsa toplantı esnasında tutanakla belirtin.
- Eğer çoğunluk sağlanmadıysa, yeniden toplantı çağrısı usulüne göre yapılır; çağrı süresi ve ilan şekli Kat Mülkiyeti Kanunu uygulamalarına göre takip edilir.
- Acil iş varsa kat maliklerinden geçici karar yetkisi veya geçici yönetim talep edilebilir; aksi halde acil harcamalar belgelendirilip sonraki genel kurula sunulur.
- Karar defterine yapılan bütün kayıtları açıkça yazın; eksikler için düzeltme prosedürlerini not edin.
Hazirun, karar defteri ve tutanağın doğru tutulması
Hazirun listesi ve karar defteri, sonradan itiraz ve iptal davalarında delil niteliğindedir. Not edilmesi gerekenler:
- Toplantı çağrı biçimi ve tarihi (ilan, tebligat vs.).
- Toplantı açılış saati, oy kullanılma işlemleri, aday çekilme beyanı ve kimlik bilgileri.
- Karar alınamadığına ilişkin açık kayıt ve sonraki çağrı kararının ne şekilde yapılacağı.
Yeniden çağrı nasıl yapılır? Süre ve yöntem
Genel kurul toplantısının ikinci çağrısı, ilk çağrı kurallarına göre yapılmazsa alınan kararların geçerliliği tartışılır. Genel uygulama: çağrı usulüne uygun yeni tarih belirlenir, hem yazılı/ilanla hem de mümkünse iadeli taahhütlü bildirim ya da site ilan panosunda duyuru yapılır.
Çağrı süresi ve şekli için yönetim planı veya site iç yönergeleri varsa onlara uyun. Aksi halde sonraki toplantıda hukuki itiraz riski bulunur.
Pratik öneriler: Kriz anında iletişim ve delil yönetimi
- Toplantı anında kısa bir açıklama maili/SMS ile sakinlere durumu bildirin ve yeniden çağrı tarihini duyurun.
- Hazirun ve karar defteri fotokopilerini yöneticilik kayıtlarına ekleyin; toplantı ses kaydı alınması varsa katılımcılara bilgi verin.
- Aciliyeti olan işler için maliyet tekliflerini (3 teklif kuralı uygunsa) yazılı almak ve faturaları saklamak ileride onay sürecini hızlandırır.
Dijital çözümle süreci kolaylaştırma
Toplantı çağrıları, hazirun hazırlığı ve yeniden çağrı süreçlerinde iletişim hatalarını azaltmak için dijital araçlar yardımcı olur. Bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, BYönetim gibi platformlar toplantı daveti, hazirun listesi oluşturma ve karar defteri kayıtlarını düzenli tutmada pratik kolaylık sağlar; hızlı kayıt için https://byonetim.com.tr/create-building-step-1 adresinden deneme başlatılabilir.
Yasal dayanak ve uygulamada dikkat edilecek noktalar
Kat Mülkiyeti hukukunda genel kurul usulleri, çağrı ve hazirun düzenlemeleri yönetim planı ve uygulama esaslarına tabidir. Acele ve olağanüstü kararlar bakımından işlem yaparken ilgili mevzuata ve Yargıtay içtihatlarına dikkat edilmelidir. Acil müdahalelerde malikler bilgilendirilmeli ve masraflar sonraki kurulda onaylanmalıdır. Somut hukuki sorunlarda, duruma göre değişeceği için bir avukata danışılması önerilir.
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici adayı son anda çekilirse toplantı iptal olur mu?
Toplantı çağrı usulüne uygun yapıldıysa toplantı açılabilir; ancak karar yeter sayısı sağlanmadıysa yönetici seçimi gibi kararlar alınamaz ve yeniden çağrı gerekir.
Hazirun listesi eksikse ne yapılmalı?
Toplantıda eksik tespit edilirse eksikliğin nasıl giderileceği tutanakta belirtilmeli; mümkünse düzeltme için katılımcı imzaları alınmalıdır. Aksi halde ileride iptal riski bulunur.
Acil onarım yapılabilir mi, kim yetkili?
Yönetici olmasa da sağlığı/ güvenliği tehdit eden acil işler gecikmeksizin yapılmalıdır; yapılan harcamalar belgelendirip sonraki genel kurula onaya sunulmalıdır.
Yeniden çağrı kaç gün sonra yapılmalı?
Yönetim planı veya bina iç yönergesi belirtiyorsa ona uyun; yoksa makul ve ilanla bildirilecek bir tarih belirlenmeli. Tek tip hüküm yok; çağrı usulüne riayet edilmesi önemlidir.
Sonraki toplantıda alınacak kararlara itiraz hakkı var mı?
Evet, usulsüz çağrı, hazirun hatası veya eksik bilgilendirme gibi durumlarda maliklerin itiraz hakkı bulunur. Somut durum değerlendirildiği için hukuki danışma önerilir.
