Genel kurulda parmağınızı kaldırdınız, derken kendinizi apartman yöneticisi olarak buldunuz. Tebrikler ve... biraz da geçmiş olsun. Çünkü ertesi gün telefonunuz çalmaya başlıyor: "Asansör arızalandı", "Komşu aidatı ödemiyor", "Çatı akıtıyor". İlk kez yönetici olan biri için bu kaos yönetilebilir, yeter ki doğru sırayla ilerleyin. Bu rehber, görevin ilk gününden itibaren neyi nasıl yapacağınızı somutlaştırıyor.
Yöneticinin Yasal Konumu ve Sorumlulukları
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.34-38, yöneticinin görev ve sorumluluklarını düzenler. Yönetici, kat malikleri kurulunun verdiği kararları uygulamak, ortak yerleri korumak, gelir-giderleri tutmak ve dönem sonunda hesap vermekle yükümlüdür. Hukuken yönetici, kat maliklerinin vekili gibidir ve özen yükümlülüğü altındadır (6098 sayılı TBK vekalet hükümlerine genel atıfla).
Yönetici, sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan ana gayrimenkullerde atanması zorunlu olan bir organdır (m.34). Kat malikleri arasından seçilebileceği gibi, dışarıdan profesyonel bir yönetici de atanabilir.
İlk İş: Eksiksiz Devir-Teslim
Göreve başlar başlamaz önceki yöneticiden tüm kayıtları teslim alın. Bu, ileride "hesaplar tutmuyor" tartışmalarının önündeki en büyük settir. Teslim almanız gerekenler:
- Noter tasdikli karar defteri ve işletme defteri
- Banka hesabı bilgileri, kasa mevcudu ve son hesap özeti
- Aidat borç-alacak listesi (kim ne kadar borçlu)
- Geçmiş dönem gelir-gider belgeleri, faturalar, makbuzlar
- Asansör, yangın, sigorta, bakım sözleşmeleri
- Personel (kapıcı/güvenlik) bordro ve SGK kayıtları
- Yönetim planının bir nüshası
İlk 30 Günde Yapılacaklar Listesi
- Devir-teslim tutanağını imzalayın ve tüm defter/belgeleri teslim alın.
- Apartmanın banka hesabındaki imza yetkisini kendi adınıza güncelleyin.
- Aidat tahakkukunu netleştirin: arsa payına göre mi, eşit mi paylaşılıyor (m.20)?
- Borçlu listesini çıkarın ve geç ödemelere uygulanacak gecikme tazminatı oranını teyit edin.
- Zorunlu DASK ve varsa apartman ortak alan sigortalarının güncel olduğunu kontrol edin.
- Asansör periyodik kontrolü ve yıllık muayene tarihlerini takvime alın.
- Personel varsa SGK ve bordro yükümlülüklerinin aksamadığını doğrulayın.
- Sakinlere iletişim kanalı (duyuru panosu/dijital uygulama) kurup kendinizi tanıtın.
Aidat, Gider Paylaşımı ve Tahsilat
En çok uğraşacağınız konu para olacak. Kanun m.20'ye göre kat malikleri, ortak giderlere arsa payları oranında katılır; ancak yönetim planı farklı bir paylaşım öngörebilir. Aidatını ödemeyen malik için Kanun, geciken ödemelere aylık yüzde beş gecikme tazminatı uygulanmasına imkan tanır (m.20).
Tahsilatı elle takip etmek, ilk kez yönetici olan biri için en yıpratıcı kısımdır. BYönetim gibi bulut tabanlı bir yazılım; otomatik aidat tahakkuku, gecikme faizi hesabı, online kredi kartı/banka tahsilatı ve SMS/push borç bildirimi ile bu yükü ciddi biçimde azaltır. Her malikin borç-alacak durumu anlık görülebilir, makbuzlar dijital tutulur.
Hesap Verme ve Denetim
Yönetici, kat malikleri kuruluna dönem sonunda hesap vermek zorundadır (m.34). Eğer apartmanda denetçi seçilmişse, denetçi gelir-gideri inceler ve kurula rapor sunar. Belgeleri düzenli tutmak, ücretsiz yöneticiyi bile ileride doğacak "para nereye gitti" sorularından korur.
Sıkça Sorulan Sorular
Yönetici olmak zorunda mıyım, reddedebilir miyim?
Genel kurul sizi seçse de, kural olarak yöneticilik rızaya dayanır. Kimse çıkmazsa Kanun m.34, talep üzerine mahkemenin yönetici atayabilmesine imkan tanır.
Yönetici hangi durumlarda kişisel sorumlu olur?
Özen yükümlülüğüne aykırı, kusurlu davranışla apartmanı zarara uğratırsa sorumlu olabilir. Sonuç somut olaya göre değişir; tereddütte bir uzmana veya avukata danışın.
Aidatı ödemeyen komşuya ne yapabilirim?
Önce yazılı bildirim yapılır; ödeme yapılmazsa gecikme tazminatıyla birlikte yasal takip yolu açıktır. Süreci başlatmadan belgelerinizi düzenli tutun.
Kaç bağımsız bölümde yönetici zorunlu?
Sekiz ve daha fazla bağımsız bölümü olan ana gayrimenkulde yönetici atanması zorunludur (m.34).
Yönetici kararları tek başına alabilir mi?
Hayır. Yönetici, kurulun aldığı kararları uygular; aidat artışı gibi temel konular genel kurulda karara bağlanır.
