Bir bloktaki genel kurul günü geldi; kapıda bekleyen komşular arasında tartışma çıktı çünkü bir daire sahibi çağrı listesinde adı yok, oy kullanamayacakmış — yönetici ne yapmalı, eksik yazılmışsa kararlar iptal olur mu? Bu rehber, çağrı listesi (hazirun) hazırlama, eksiklikleri düzeltme ve itiraz süreçlerini somut adımlarla anlatır.
Çağrı listesi (hazirun) nedir ve neden önemli?
Hazirun listesi, genel kurul toplantısına çağrılan/müsadekâ eden kat malikleri veya temsilcilerinin adlarının, bağımsız bölüm numaralarının, arsa paylarının ve imzaların bulunduğu kayıttır. Karar nisapları arsa payı ve/veya üye sayısı üzerinden hesaplandığı için hazirun yönetimin usulüne uygun tutulmazsa toplantı ve alınan kararlar hukuken sakat sayılabilir.
Hazirun nasıl hazırlanır? Adım adım uygulama
- Toplantı çağrısı yapılırken: Çağrı ilanı, toplantı tarih ve yerini belirtir; hazirun taslağı önceden hazır bulundurulmalıdır.
- Girişte kimlik tespiti: Kat maliklerinin nüfus cüzdanı veya yetki belgesi kontrol edilir. Vekil atanmışsa noter onaylı vekâletname istenir.
- Hazirun bilgileri: Bağımsız bölüm numarası, malik/vekil adı-soyadı, arsa payı ve imza sütunu eksiksiz doldurulur.
- Tek nüsha değil: Hazirun karar defteriyle birlikte muhafaza edilir; bir nüsha kat malikleri kuruluna verilebilir.
Kimlerin adı yazılır? Vekil ve kiracı farkı
Hazirun sadece kat malikleri veya kanuni/vekalet ile temsil edenlerin adını içerir. Kiracı, malik tarafından açıkça yetkilendirilmemişse haziruna yazılamaz ve oy kullanamaz.
- Malik: Tapuda kayıtlı mülkiyet sahibi.
- Vekil: Noter veya kanunen geçerli vekâletname ile temsil edilen kişi.
- Temsilci tüzel kişi: Şirket gibi durumlarda yetkili imza sahipleri belgeleriyle katılır.
Eksik veya hatalı hazirun: İtiraz ve düzeltme yolları
Toplantıda isminiz yazılmamış veya arsa payınız yanlış gösterilmişse aşağıdaki adımlar izlenmelidir.
- Toplantı sırasında sözlü itiraz: Hazirun okunurken sözlü olarak itiraz edin ve itirazınızı tutanağa geçirtilmesini talep edin.
- Tutanağa yazdırma: İtirazın kabul edilmemesi halinde itiraz metnini tutanağa kaydettirin.
- Karar sonrası iptal: Usul hatası nedeniyle alınan kararların iptali için yetkili sulh hukuk veya asliye hukuk mahkemesine başvurma hakkı saklıdır; somut duruma göre avukata danışın.
Karar defteri ve hazirun ilişkisi: Nasıl kayıt tutulur?
Karar defteri, Kat Mülkiyeti Kanunu kapsamında yönetimin tuttuğu resmi defterdir ve hazirun bilgileriyle birlikte karar özetlerini içermelidir. Noter tasdiki aranan durumlarda defterin noter onaylı sayfalarına hazirun eklenir veya deftere işlenir.
- Defterde en az: toplantı tarihi, çağrı şekli, hazirun listesi, alınan kararların metni, oy dağılımı yer almalıdır.
- Noter tasdiki: Yönetim kurulunun tercihine ve uygulamaya göre bazı kararlar için noter onaylı defter kullanımı tavsiye edilir; uygulamalar farklılık gösterebilir.
| Durum | Uygulama |
|---|---|
| Hazirun eksik, toplantı sürdürüldü | ✅ Usule aykırılık; kararlar iptal davasına konu olabilir |
| Hazirun itirazı tutanağa işlendi | ✅ Mahkeme sürecinde itiraz kaydı delil sağlar |
Pratik öneriler: Yönetici ve malikler için kontrol listesi
Toplantı öncesi ve sırasında aşağıdaki kontrol listesi uygulandığında sorunlar büyük ölçüde azalır.
- Çağrı ile birlikte taslak hazirunu dağıtın veya görünür bir yerde asın.
- Girişte kimlik ve vekâlet kontrolü yapacak bir görevli atayın.
- Arsa payı bilgilerini tapu kayıtlarından veya daha önceki yönetim kayıtlarından teyit edin.
- İtirazları yazılı tutun; karar defterine kaydedin.
Çağrı listesi hatası sonrası hukuki süreç (kısa akış)
- Toplantı esnasında itirazın kayda geçirilmesi.
- Toplantı sonrası yazılı itiraz ve kayıtların saklanması (delil).
- İptal veya tashih talebi için yetkili mahkemeye başvurma (hukuki analiz için avukatla görüşün).
Bu süreçleri dijitalleştirmek isterseniz, hazirun hazırlanması, katılımcı takibi ve imza kayıtlarının elektronik saklanması için BYönetim gibi yönetim yazılımları süreci kolaylaştırır: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun toplantıdan önce mi hazırlanmalı yoksa girişte mi doldurulur?
Her iki yol da kabul edilebilir; önemli olan toplantı sırasında kimlik ve vekâlet kontrolünün yapılarak hazirunla eşleştirilmesidir.
Kiracının adı haziruna yazılır mı?
Kiracı, malik tarafından açıkça vekâlet verilmemişse haziruna yazılamaz ve oy kullanamaz.
Vekâletname yazılı mı olmalı, noter onayı şart mı?
Vekâletname yazılı olmalıdır; noter onayı genel uygulamada güçlü delil sağlar. Kanun zorunlu kılmıyorsa da birçok yönetim noter onaylı vekâleti talep eder.
Hazirun hatası kararları otomatik iptal eder mi?
Otomatik iptal söz konusu değildir; mahkeme usul hatasının karar sonuçlarını etkileyip etkilemeyeceğini değerlendirecektir. Somut koşullar ve usul hatasının ağırlığı belirleyicidir.
Hazirun tutanağa itiraz kaydı eklenmezse ne yapmalıyım?
Toplantı sonrası yazılı itirazınızı ve varsa delilleri (kimlik, vekâlet, tapu örneği) saklayın; hukuki değerlendirme için avukatla görüşün.
