Sıcak Temmuz akşamı, apartman genel kurulunda sandık açıklandığında 2-3 karar beklenmedik şekilde geçmiş; bazı maliklerin adları çağrı listesinde yoktu ama oy kullandıkları iddia ediliyor. Yönetici veya sekreterin hatası mı, oy devri mi, yoksa yanlış düzenlenmiş hazirun mu? Bu tür "çağrı listesine gizlenen oy" iddiaları, kararların geçerliliğini doğrudan etkiler; doğru tespit ve uygun itiraz prosedürü bilmek gerekiyor.
Çağrı listesi (hazirun) neden önemli?
Kat Mülkiyeti uygulamalarında hazirun listesi genel kurulun kimlerin katıldığını, oy hakkı ve arsa payı dağılımını gösteren temel belgedir. Eksik veya hatalı hazirun; karar yeter sayısının ve sonuçların hukuki dayanağını sarsar.
"Gizlenen oy" türleri: hangi durumlar sahtecilik veya hata sayılır?
Bu iddialar başlıca üç grupta toplanır:
- Hatalı hazirun kaydı: Gerçekte toplantıda bulunan malik listede yazılmamış.
- İzinsiz oy kullanma: Listede olmayan kişinin oy kullanması (temsilci dahi olsa yetkisiz işlem).
- Sahte imza veya ikiz kaydı ile arsa payı manipülasyonu: Hazirun veya karar defterinde arsa payı yanlış gösterilmiş.
Hangi kanun ve içtihatlar esas alınır?
Bu tür uyuşmazlıklarda doğrudan bir "çağrı listesi" maddesi yoksa da Kat Mülkiyeti uygulamaları, toplantı usulleri ve delil kuralları çerçevesinde değerlendirme yapılır. Uygulamada önemli olanlar:
- Kat Mülkiyeti Kanunu ve genel kurul usulleri (toplantı usulü, karar yeter sayıları).
- Karar defteri ve toplantı tutanağındaki kayıtların önemi; hatalı kayıtların mahkeme veya idari incelemede çürütülmesi için delil gerekir.
- Yargıtay kararları: Hazirun ve toplantı usulüne ilişkin içtihatlar, eksik kayıt nedeniyle kararların iptaline ilişkin çok sayıda örnek içerir (somut olay değerlendirilir).
Gizlenen oyu tespit ve ispat etme adımları
- Toplantı belgelerini hemen toplayın: çağrı metni, hazirun listesi (imzalı), karar defteri, toplantı tutanağı ve varsa kamera, fotoğraf veya e-devlet oturum kayıtları.
- Tanık beyanları alın: Toplantıda bulunan kat malikleri ve yönetici/sekreterin yazılı açıklaması delil niteliğindedir.
- Elektronik kanıtları güvenceye alın: Site uygulaması (varsa BYönetim gibi) veya WhatsApp/ e-posta duyuruları, online oylama kayıtları delil sağlar.
- Usulsüz oy kullanan kişiler varsa yazılı itiraz ve kayıtlı itirazi toplantı tarihinden itibaren kısa sürede (örneğin tutanakla veya mektupla) tutanağa kaydedin.
- Gerekirse noter tutanağı veya avukat aracılığıyla belge tespiti yaptırın; karar defteri ve hazirun arasındaki farklılık için yazılı uzman görüşü alın.
İtiraz yolları: yönetim içi ve hukuki süreç
İtiraz iki boyutlu yürütülür: genel kurul içindeki tescil/itiraz ve gerektiğinde mahkeme yolu.
- Genel kurul içinde: Toplantı sırasında doğrudan söz alınarak tutanağa itiraz kaydı yaptırılabilir; karara şerh düşülmesi talep edilebilir.
- Yazılı itiraz: Karar kesinleştikten sonra, kararın tebliği alındıktan itibaren süresi içinde dava açma hakkı olabilir. Süre ve usul için somut olay ve KMK uygulaması değerlendirilmelidir.
- Mahkeme başvurusu: Kararın iptali için yargı yoluna gidilmesi gerekebilir; mahkeme deliller ışığında hazirun ve kararların usulsüz olduğunu tespit ederse kararları iptal edebilir.
Pratik kanıt kaynakları ve dijital kolaylıklar
Günümüzde toplantı delilini güçlendirmek için kullanılabilecek pratik kanıtlar:
- Güvenlik kamerası kayıtları (giriş-çıkış zamanları), apartman kapısı kart/turnike verileri.
- Site yönetim uygulamalarının katılımcı listesi ve online imza/oy kayıtları.
- Elektronik duyuru ve çağrı kanıtları (e-posta, SMS, mobil uygulama bildirimleri).
Eğer bu süreci dijitalleştirmek isterseniz, hazirun ve katılımcı takibini kolaylaştıran araçlardan biri olarak BYönetim'in kayıt adımını kullanabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1. Bu tür SaaS çözümleri, imza/hazirun ve karar defteri kayıtlarını dijital tutarak delil oluşturmayı kolaylaştırır.
| Durum | Hızlı Kanıt |
|---|---|
| Listede olmayan kişinin oy kullandığı iddiası | ✅ Kamera kaydı, tanık beyanı |
| Arsa payı yanlış yazılmış | ✅ Tapu kayıtları, önceki hazirun örnekleri |
Yöneticiler için önleyici adımlar
Yönetici ve denetçilere pratik öneriler:
- Her toplantı için imzalı hazirun ve fotoğraf/scan kopyası alın.
- Toplantı çağrılarını kayıtlı e-posta/SMS/uygulama ile gönderin ve saklayın.
- Karar defterine yazarken arsa paylarını tapu kayıtlarından kontrol edin.
- Toplantı sırasında şerh düşme taleplerini tutanağa anında işleyin.
Sıkça Sorulan Sorular
Çağrı listesinde adım yok ama oy kullandım diyorsam ne yapmalıyım?
Önce tanık beyanı ve mümkünse elektronik kayıtlarla (kamera, uygulama bildirimleri) varlığınızı ispatlayın; yazılı itiraz ve karar defterine şerh düşülmesini isteyin. Somut delil yoksa sonuç mahkemeye bağlıdır.
Hazirun ile karar defteri arasında arsa payı farkı varsa karar iptal edilir mi?
Arsa payı hatası kararların niteliğine ve etkiye göre değerlendirilir; maddi hata tek başına düzeltilebiliyorsa mahkeme uygun görür, işlemin sonuca etkisi varsa iptal yoluna gidilebilir.
Toplantı tutanağına itirazı nasıl kaydederim?
Toplantı sırasında söz alıp itirazınızı söyleyerek tutanağa kaydedilmesini talep edin; yönetici kaydetmezse yazılı itirazınızı alındı belgesi karşılığında yönetime verin ve tanık yazılı beyanları alın.
Genel kurul sonrası geç fark ettiğim hatalar için süre var mı?
Kararın tebliğinden sonra hukuki itiraz süreleri devreye girer; kesin süre için olay bazlı değerlendirme gerekir, bir avukatla görüşün.
Yönetici 'kasıtlı' hata yaptıysa ne yapılmalı?
Yönetici hatası iddiası disiplin ve hukuki sonuçlar doğurabilir; öncelikle yönetim içi kayıtları toplayın, gerektiğinde resmi şikâyet ve dava yolları açılabilir. Somut tavsiye için uzman hukuki destek alın.
