Olağan bir pazar sabahı, site genel kurulunda gündem açıklandığında oy sayımı yapıldığında bazı isimlerin çağrı listesinde olmadığı ama karar metninde yer aldığı fark edildi: ‘‘Bu kişilerin nasıl geldikleri, oy kullanma yetkileri nereden geliyor?’’ Yöneticiler, denetçiler ve itiraz etmek isteyen malikler için böyle durumlar toplantı kararlarının yok hükmünde sayılmasına kadar gidebilir. Bu rehber, hazirun (çağrı) listesine sonradan eklenen oylarla ilgili tespit, delil toplama ve itiraz sürecini somut adımlarla açıklar.
Neden önemli? Hazirun listesi niçin güvenilir olmalı
Hazirun listesi (çağrı listesi), toplantıya katılan kat malikleri ve vekillerinin kayıtlı olduğu; karar yeter sayısının hesaplanmasında ilk ve temel belge olarak kabul edilir. Karar defteri, tutanak ve hazirun arasındaki uyumsuzluk, toplantının usulüne aykırı olduğunu gösterir ve ileriye dönük işlemlerde iptal gerekçesi olabilir.
Hangi durumlar şüpheli sayılır?
Aşağıdaki durumlar hazirun listesine sonradan eklenen oy olarak şüphe doğurur:
- Toplantı çağrısında adı geçmeyen kişilerin sonradan haziruna yazılması.
- Aynı adreste aynı bağımsız bölüm için birden fazla oy gösterilmesi.
- Vekâletname tarihleriyle çağrı tarihinin çelişmesi veya imza farklılıkları.
- Tutanak ve karar defterindeki imza, isim uyumsuzlukları.
Tespit için hangi belgeler toplanmalı?
Usule ilişkin itiraz için somut belgeler gereklidir. Aşağıdakileri eksiksiz toplayın:
- Hazirun/çağrı listesi (orijinal veya fotokopi).
- Toplantı tutanağı ve karar defteri sayfası.
- Çağrı ilanı ve tebligat kanıtları (ilan, elden tebligat kayıtları, iadeli taahhütlü gönderi dekontları).
- Vekâletnameler (tarihli, imzalı) ve nüfus kayıt örnekleri gerekirse kimlik karşılaştırması için.
- Tanık beyanları, toplantı sırasında alınmış fotoğraf/ekran görüntüleri, video kayıtları.
Hukuki dayanım: Hangi yasal metinler dikkate alınır?
İtiraz ve iptal başvurusunda kullanılabilecek hukuki dayanaklar şu çerçevede değerlendirilir:
- Kat Mülkiyeti Kanunu: Genel kurulun usulü, karar yeter sayıları ve yönetime ilişkin düzenlemeler; toplantı belgelerinin düzeni açısından göz önünde bulundurulur (Kanun metni direkt alıntı yerine ilke olarak uygulanır).
- Karar defterine ilişkin uygulamalar: Karar defterinde usulsüz kayıtlar toplantı kararlarının mahkeme önünde değerlendirilmesine yol açar.
- Yargıtay içtihatları: Hazirun listesi ile karar defteri tutarsızlığının toplantı hükümsüzlüğüne sebep olduğuna dair içtihatlar örnek oluşturur; somut olaya göre farklılık gösterebilir.
İtiraz adımları: Ne zaman, nasıl hareket edilmeli?
Şüphe tespit edildiğinde izlenecek pratik yol:
- Toplantı sonrası 15–30 gün içinde yazılı itiraz: Kat Mülkiyeti Kanunu ve uygulamalar gereğince kararların iptali için sürelere dikkat edin; sürelere ilişkin kesin tarih için uzman görüşü alın.
- Delilleri yönetime ve denetçiye iletin; yönetimin karar defterindeki ilgili sayfaların fotokopisini isteyin.
- Şahit beyanları ve varsa görüntü kayıtlarını toplayın; elektronik delillerin bozulmaması için kopyalayın.
- Usul hatası açık ve ağırsa mahkemeye dava (kararların iptali) yoluna gidilebilir; süreçte avukatınız yönlendirir.
Mahkeme öncesi alternatif: Yeniden toplantı talebi ve arabuluculuk
Her durumda dava ilk seçenek olmayabilir. Aşağıdaki yollar daha hızlı çözüm sağlayabilir:
- Yeni toplantı çağrısı yapılmasını talep etmek (özellikle kararların uygulanması başlamamışsa).
- Arabulucu veya uzlaşma yoluyla anlaşma; maliyetleri ve zamanlamayı değerlendirin.
| Durum | En uygun tepki |
|---|---|
| Çağrı listesi eksikse ama karar uygulanmamış | ✅ Yeniden toplantı talebi veya uzlaşma |
| Çağrı ve karar defteri arasında ciddi tutarsızlık ve uygulama başlamış | ✅ Mahkemede karar iptali |
Yönetici ve yönetime düşen sorumluluklar
Yönetici, toplantı çağrısını, hazirun listesini ve karar defterini doğru tutmakla yükümlüdür. Usul hatası tespit edildiğinde açıklama yapmak, gerekli düzeltmeyi sağlamak ve sicili muhafaza etmek yöneticinin görev alanına girer. Kat Mülkiyeti Kanunu çerçevesinde yöneticinin görev ve sorumlulukları dikkate alınmalıdır.
Eğer bu süreci dijitalleştirip çağrı, hazirun ve karar defterini başlangıçtan itibaren kayıt altında tutmak isterseniz BYönetim gibi bir platform toplantı kayıtlarını, hazirun listesini ve vekâletname arşivlerini zaman damgası ile saklamaya yardımcı olur: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Sıkça Sorulan Sorular
Hazirun listesine sonradan eklenen bir isim toplantıyı geçerli kılar mı?
Tek başına sonradan eklenen isim geçerlilik sağlamaz; çağrı ve kayıt usulüne uygunluğu, vekâletname ve imza doğrulamalarıyla birlikte değerlendirilir.
İtiraz için hangi süreler geçerli?
Süreler olayın niteliğine göre değişir; genel uygulamada kararların uygulanmasından itibaren hızlı hareket etmek önemlidir. Kesin süre ve işlem için uzman görüşü alın.
Karar defteri ile hazirun arasındaki farkı kim tespit eder?
Genellikle denetçi, bağımsız bilirkişi veya mahkeme tarafların sunduğu delil ve içtihat ışığında tespit yapar.
Vekâletnamede tarih hatası varsa ne olur?
Tarih veya imza uyumsuzluğu varsa vekâletname yok sayılabilir; mahkeme veya denetim sürecinde delil karşılaştırması yapılır.
Toplantı sırasında çekilmiş fotoğraf/video delil olarak kullanılabilir mi?
Evet; zaman damgalı ve orijinal dosyalar delil niteliğindedir. Dosyaların bütünlüğünü koruyarak avukatınıza iletin.
