Çatı akıtıyor, kış geliyor ve olağan toplantıya daha altı ay var. "Bunu beklemeden karar almak için genel kurulu toplayabilir miyiz?" sorusu apartman gruplarında en çok dolanan sorulardan biri. Cevap evet, ama usulüne uyulmazsa alınan karar geçersiz kalabilir. Bu rehber, olağanüstü genel kurulun çağrısından kararına kadar tüm adımları somutlaştırıyor.
Olağan ve Olağanüstü Toplantı Farkı
634 sayılı Kat Mülkiyeti Kanunu m.29, kat malikleri kurulunun yılda bir defa, yönetim planında belirtilen zamanda olağan olarak toplanacağını düzenler. Önemli bir sebep çıktığında ise kurul, olağanüstü toplantıya çağrılabilir. Aradaki tek fark zamanlama değildir; olağanüstü toplantı belirli bir gündem üzerine, acil bir ihtiyaçla yapılır.
Kimler Olağanüstü Toplantı İsteyebilir?
Kanun m.29'a göre olağanüstü genel kurul şu hallerde toplanabilir:
- Kat maliklerinin sayıca üçte birinin yazılı istemiyle
- Yöneticinin gerekli görmesiyle
- Denetçinin (varsa) gerekli görmesiyle
Üçte birlik talep yazılı yapılmalı ve toplantının amacı (gündem) açıkça belirtilmelidir. Talep yöneticiye iletilir; yönetici çağrı yapmazsa, isteyen malikler doğrudan çağrı yoluna gidebilir.
Çağrı Nasıl Yapılır? Davet Süresi
Toplantı çağrısı, bütün kat maliklerine toplantı gününden en az on beş gün önce ulaştırılmalıdır (m.29). Çağrıda toplantının tarihi, saati, yeri ve gündemi yer almalıdır. İlk çağrıda yeter sayı sağlanamazsa, ikinci toplantının da tarihi çağrıda belirtilir.
- Gündem net biçimde yazılır (örn. çatı onarımı, ek bütçe).
- Çağrı, taahhütlü mektup veya imza karşılığı elden tebliğ ile tüm maliklere ulaştırılır.
- Toplantı gününden en az 15 gün önce çağrı tamamlanır.
- İlk ve (gerekirse) ikinci toplantının tarih-saat-yeri çağrıda bildirilir.
- Toplantıda yeter sayı tespit edilir ve kararlar karar defterine yazılır.
Gündem Dışı Karar Alınır mı?
Olağanüstü toplantının özü gündemdir. Kural olarak çağrıda yer almayan bir konu hakkında karar alınması, o karara katılmayan maliklerin itirazına açıktır. Bu nedenle çatı onarımı için toplanmışken "madem buradayız" deyip aidat zammı veya yönetici değişikliği gibi gündem dışı kararlar almak risklidir.
Yeter Sayı ve Karar
Olağanüstü toplantıda da genel nisap kuralı geçerlidir: kurul, malik sayısı ve arsa payı bakımından yarıdan fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir (m.30). İlk toplantıda bu sağlanamazsa, ikinci toplantı katılanların salt çoğunluğuyla yapılır. Ancak yönetim planı değişikliği (4/5) veya oybirliği gerektiren konularda bu kolaylık geçerli değildir.
Çağrı, gündem, tebligat ve yeter sayı takibini elle yürütmek hataya çok açıktır. BYönetim gibi bulut tabanlı yönetim yazılımı; malik ve bağımsız bölüm bilgilerini, duyuruları ve dijital oylama kayıtlarını tek yerde tutarak çağrı sürecini ve karar belgelemesini düzenli hale getirir. Böylece kimin çağrıldığı ve hangi kararın hangi yeter sayıyla geçtiği kayıt altına alınır.
Sıkça Sorulan Sorular
Olağanüstü genel kurulu kaç malik isteyebilir?
Kat maliklerinin sayıca üçte biri yazılı talepte bulunarak olağanüstü toplantı isteyebilir (m.29); ayrıca yönetici ve denetçi de çağrı yapabilir.
Çağrı toplantıdan kaç gün önce yapılmalı?
Bütün kat maliklerine toplantı gününden en az on beş gün önce çağrı ulaştırılmalıdır (m.29).
Whatsapp veya panoya asarak çağrı geçerli mi?
İspat açısından zayıftır. İtiraz halinde taahhütlü mektup veya imza karşılığı tebliğ aranır; usul tartışmasında sonuç şartlara göre değişir.
Gündemde olmayan konuda karar alınabilir mi?
Kural olarak hayır; gündem dışı kararlar, katılmayan maliklerin iptal talebine açıktır. Her konuyu çağrı gündemine yazın.
Yönetici çağrı yapmazsa ne olunur?
Üçte birlik çoğunluğu sağlayan malikler, usulüne uygun olarak doğrudan çağrı yoluna gidebilir. Süreç tıkanırsa bir uzmana danışmanız önerilir.
