Apartman yönetimini yeni devralan yönetici, kapıcının işe başlayacağı pazartesi sabahı "sigortayı nasıl yapacağım?" diye internette arama yapmaya başladı. Oysa bildirimin bir gün önce, yani Pazar değil daha erken yapılması gerekiyordu. Kapıcı istihdamında en sık yapılan hatalar SGK bildirim sürelerinde ortaya çıkar ve binlerce liralık idari para cezasına yol açar. Bu rehberde yeni kapıcının SGK işe girişini adım adım, ceza yemeden nasıl tamamlayacağınızı anlatıyoruz.
Önce işyeri (apartman) SGK'da tescilli mi?
Kapıcı çalıştıran apartman, 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu kapsamında bir işyeridir. İlk kez işçi çalıştırılacaksa önce apartman adına SGK işyeri dosyası açılmalıdır. Bu işlem, sigortalının çalışmaya başladığı tarihte e-Devlet/SGK üzerinden "İşyeri Bildirgesi" ile yapılır.
İşyeri tescili için genellikle yönetici kararı, kat malikleri kurulu karar defteri örneği, yöneticinin kimlik bilgileri ve apartmanın adres/abonelik bilgileri istenir. Tescil tamamlandığında apartmana bir işyeri sicil numarası verilir; tüm bildirimler bu numara üzerinden yapılır.
İşe giriş bildirgesi ne zaman verilir?
En kritik kural budur: Sigortalı işe giriş bildirgesi, kapıcının çalışmaya başladığı tarihten en az bir gün önce SGK'ya verilmek zorundadır. Süresinde verilmeyen her bir bildirge için idari para cezası uygulanır.
- Apartmanın SGK işyeri dosyasının açık olduğundan emin olun.
- Kapıcıyla iş sözleşmesi ve ücret üzerinde anlaşın, başlangıç tarihini belirleyin.
- Başlangıç tarihinden en az bir gün önce e-Sigorta üzerinden "Sigortalı İşe Giriş Bildirgesi"ni düzenleyin.
- Bildirgeyi onaylayıp çıktısını/PDF'ini iş dosyasında saklayın.
- İlk ay sonunda Aylık Prim ve Hizmet Belgesi (APHB/MUHSGK) ile prim ve kazancı bildirin.
İşe alımda hangi belgeler gerekir?
Kapıcı dosyasında bulundurulması gereken temel belgeler şunlardır:
- Yazılı iş sözleşmesi (görev tanımı, ücret, çalışma saatleri, varsa lojman şartı),
- Nüfus cüzdanı/kimlik fotokopisi ve ikametgah,
- SGK işe giriş bildirgesi çıktısı,
- Sağlık raporu / işe giriş muayenesi,
- Banka hesap bilgisi (ücretin bankadan ödenmesi esastır),
- Varsa adli sicil ve diploma/sertifikalar.
Bildirimi geç yapmanın bedeli
SGK bildirim yükümlülüklerinin geç veya hiç yapılmaması 5510 sayılı Kanun'un idari para cezaları bölümüne göre cezalandırılır. İşyeri bildirgesinin geç verilmesi, işe giriş bildirgesinin süresinde yapılmaması ve sigortasız işçi çalıştırma ayrı ayrı cezalara konu olur. Üstelik sigortasız çalıştırma tespit edilirse geriye dönük prim, gecikme zammı ve teşvik kayıpları da gündeme gelir.
Bu nedenle apartman yönetiminin bordro ve bildirim süreçlerini takvime bağlaması şarttır. BYönetim üzerinden personel ve bordro modülünü kullanarak kapıcının net-brüt ücretini, SGK işveren ve işçi paylarını hesaplayabilir, prim dönemlerini ve ödeme tarihlerini tek panelde izleyebilirsiniz; böylece son tarih kaçırma riskini azaltırsınız.
Sıkça Sorulan Sorular
Kapıcı işe başlamadan kaç gün önce SGK girişi yapılmalı?
Sigortalı işe giriş bildirgesi, çalışmaya başlanacak tarihten en az bir gün önce SGK'ya verilmelidir. Aynı gün veya sonradan yapılan bildirimler cezaya tabidir.
Apartmanın ayrı bir SGK işyeri numarası olmalı mı?
Evet. İlk kez işçi çalıştıran apartman adına işyeri bildirgesiyle dosya açılır ve verilen sicil numarası üzerinden tüm bildirimler yapılır.
Kapıcı bildirimini yönetici mi yapar?
Bildirimi işveren vekili sıfatıyla yönetici yapar veya yetkilendirdiği mali müşavir aracılığıyla yaptırır. Sorumluluk hukuken kat maliklerine aittir.
Kapıcıya verilen lojman SGK kazancına dahil mi?
Görev gereği tahsis edilen konutun durumu sözleşme ve fiili duruma göre değerlendirilir. Ücretin parçası sayılan ayni yardımlar prime esas kazancı etkileyebilir; net durum için mali müşavire danışın.
Sigortasız kapıcı çalıştırmanın cezası nedir?
Sigortasız çalıştırma; geriye dönük prim, gecikme zammı, idari para cezası ve teşvik kaybına yol açar. İş kazası halinde maliklerin sorumluluğu da ağırlaşır.
