Hafta ortası; yönetici e-posta kutusunda 18 adet kısmi ödeme bildirimi, birkaç banka iadeli havale bildirimi ve kapıcı bordrosuna ait mahsup notu var. Apartman sakini A, aidatının bir kısmını yatırmış ama hangi dönem için olduğu belirsiz. Yönetici B ise aynı gün içinde üç farklı e-cek bildirimi almış; manuel mahsup yapılmazsa hesaplar karışacak. İşte 24–60 daireli sitelerde yöneticilerin her ay yaşadığı bu sıkıntıyı doğru yazılımla nasıl otomatikleştirip hata/itibarsızlık riskini azaltacağınızı anlatıyorum.
Neden 24–60 daireli site ölçeği ayrı değerlendirilmelidir?
24–60 bağımsız bölüm aralığı, yönetimsel karmaşıklığın (birkaç blok, ortak kullanım alanları, kiralık otoparklar, farklı aidat tarifeleri) arttığı, ama profesyonel yönetim şirketiyle tam sözleşme maliyetinin yüksek bulunduğu aralıktır. Bu ölçekte kısmi ödemeler sık; manuel işlem hem zaman alır hem hata riski doğurur.
Kısmi ödeme ve mahsup sürecinin tipik adımları
- Banka veya online tahsilat bildirimi gelir (havale, EFT, kart, POS, iade).
- Ödeme tutarı ve açıklama yazısı incelenir; döneme atama yapılır veya malik/ kiracı ile iletişime geçilir.
- Mahsup kuralları uygulanır: öncelikli giderler, gecikme faizi, dönemler arası mahsup.
- Kayıtlar kasa/banka defterine işlenir, makbuz/dekont müşteriye gönderilir.
- Açık kalanı için otomatik hatırlatma (SMS/push/e-posta) ve gecikme faizi devreye sokulur.
Yazılımda aramanız gereken 9 kritik özellik (ticari kriterler)
Aşağıdaki özellikler 24–60 daireli sitelerde kısmi ödeme ve mahsubu otomatikleştirmek için zorunlu veya yüksek önceliklidir.
- Banka & online tahsilat entegrasyonu: otomatik mutabakat, iadeleri sınıflandırma.
- Otomatik mahsup kuralları: yöneticinin belirlediği öncelikli gider sırası (ör. gecikme faizi sonra ana alacak).
- Çok dönemli ödeme atama: tutar otomatik döneme paylaştırma veya kullanıcı onayı.
- Gecikme faizi otomasyonu: Kanuna/Genel Kurul kararına göre oran ve başlangıç tarihinin uygulanması.
- SMS / push / e-posta bildirimleri: kısmi ödeme alındığında dekont ve kalan bakiye bildirimi.
- Alacak/borç raporları: blok, bağımsız bölüm, malikhane bazında döküm ve yaşlandırma raporu.
- Kullanıcı rolleri ve izleme: yönetici, denetçi, sakine özel görünümler ve işlem logları.
- Entegrasyonlu mutabakat raporları: banka ekstresi ile otomatik eşleştirme ve eşleşmeyenler için kural tabanlı öneriler.
- Bordro ve kasa-banka takibi: mahsupların personel ve giderlerle ilişkilendirilmesi.
Excel ile karşılaştırma: Neden Excel yetersiz kalır?
Excel küçük ölçeklerde hızlı bir çözüm gibi görünür, ancak 24–60 daire aralığında kısmi ödeme, banka iadeleri, mutabakat ve otomatik bildirim gereksinimlerini sürdürülebilir şekilde karşılayamaz.
| Özellik | Excel |
|---|---|
| Otomatik banka entegrasyonu | ❌ Manuel |
| Kısmi ödeme akıllı mahsup | ❌ Makro/Elle |
| SMS/push bildirim | ❌ Yok |
| İzlenebilir işlem logu | ⚠️ Limitli |
Yazılım seçerken test etmeniz gereken senaryolar (pratik kontrol listesi)
Satın almadan önce sağlayıcıyla aşağıdaki senaryoları canlı test ettirin veya demo talep edin:
- Bir sakinin aynı gün içinde 3 farklı banka hesabından kısmi ödeme yapması ve yazılımın bu ödemeleri doğru döneme ataması.
- Banka iadesi geldiğinde yazılımın otomatik eşleştirme ve sakine bildirim göndermesi.
- Kısmi ödemenin gecikme faizi ve ana alacağa öncelikli mahsup kurallarına göre ayrılması.
- Genel kurul kararıyla belirlenmiş farklı aidat tarifelerinin (ör. otopark, depo, ısıtma) ayrı kalemler olarak yönetilmesi.
Hukuki çerçeve ve uyumluluk
Kısmi ödeme ve mahsup işlemlerinde dikkat edilmesi gereken hukuki çerçeve, Kat Mülkiyeti Kanunu hükümleri ve genel kurul kararlarıdır. Mahsup uygulaması, yönetim planı ve genel kurul kararları ile uyumlu olmalıdır; aksi halde ihtilaf çıkabilir. Ödeme bildirimleri ve dekont düzenlemeleri açısından Türk Borçlar Kanunu usulleri göz önünde bulundurulmalıdır. Somut bir ihtilafınız varsa bir avukata danışın.
BYönetim neden uygun bir seçenek olabilir?
BYönetim, 24–60 daireli siteler için banka entegrasyonu, otomatik aidat tahakkuku (arsa payı veya eşit dağıtım), gecikme faizi otomasyonu, online tahsilat (kredi kartı + banka entegrasyonu) ve SMS/push bildirimleri sunan bulut tabanlı bir çözümdür. Gelir-gider, kasa-banka takibi ve alacak/borç yönetimi modülleri, kısmi ödeme senaryolarında mutabakat ve mahsup sürecini düzenli hale getirir.
BYönetim mobil uygulaması hem yönetici hem sakin için mevcuttur; bu sayede sakine otomatik dekont ve mahsup içeriği gönderilebilir. Karar defteri, duyuru ve oylama süreçleri dijital olduğu için genel kurul kararlarına dayalı mahsup kurallarını sisteme entegre etmek mümkündür. Hemen denemek için 6 ay ücretsiz kayıt oluşturabilirsiniz: https://byonetim.com.tr/create-building-step-1.
Fiyat ve paket değerlendirmesi
Paket seçerken dikkat edin: banka entegrasyonu, online tahsilat ücreti, SMS kota ve bordro modülü genelde ayrı fiyatlanır. BYönetim’in fiyatlandırması mesken sayısına göre değişir; bütçenize uygun paketi görmek için fiyat sayfasını inceleyin: https://byonetim.com.tr/fiyatlar. Ticari karar verirken toplam sahip olma maliyeti (TCO) ve beklenen zaman tasarrufunu hesaplayın.
Sıkça Sorulan Sorular
Kısmi ödemeyi hangi kriterlere göre otomatik olarak döneme atamalıyım?
Genel olarak yazılımda öncelik: müşteri beyanı varsa beyan edilen döneme, yoksa en eski açık döneme; bu kural genel kurul veya yönetim kararına göre düzenlenmelidir.
Banka iadeleri nasıl otomatik tanınır?
Banka entegrasyonu ve mutabakat motoru ile iadeli havale tutarı ve işlem kodu eşleştirilir; eşleşmeyenler için yöneticinin müdahalesine otomatik görev atanır.
Gecikme faizi otomasyonu yasal mı, nasıl uygulanır?
Gecikme faizi uygulaması site kararlarına ve ilgili sözleşmelere göre yapılır; yazılım faiz oranını ve başlangıç tarihini yönetim kararına göre uygular. Somut hukuki durumlarda avukata danışın.
Mahsup kurallarını sakine nasıl bildiririm?
İyi bir yazılım otomatik dekont, SMS/push ve e-posta ile mahsup detaylarını gönderir; sakinin itirazı için izleme kaydı oluşturur.
Excel’ten geçişte 1. ayda hangi veri temizliği yapılmalı?
En azından açık alacakların yaşlandırılması, banka mutabakatı, arsa payı verilerinin doğrulanması ve mevcut genel kurul kararlarının (aidat tarifeleri, mahsup kuralları) sisteme tanımlanması gereklidir.
BYönetim'i 6 ay ücretsiz deneyin.
